في هذه الصفحة
باختصار
الفاتورة هي طلب للدفع يتم إصداره قبل أن يدفع العميل: فهي تسرد ما تم تسليمه، وتكلفته، وكيفية الدفع. الإيصال هو إثبات للدفع يتم إصداره بعد ذلك: يؤكد ما تم دفعه، ومتى، وكيف. ترسل الفاتورة عند تسليم العمل والإيصال عند وصول المال. برامج الفوترة تصدر كلاهما من نفس السجل، مع الحفاظ على الأرقام وبنود الفاتورة ومرجع العميل متطابقين على كل منهما.
الفرق في جدول واحد
نفس المعاملة، جانبان متعاكسان منها:
- فاتورة - تصدر قبل الدفع؛ طلب رسمي يسرد العناصر والأسعار والإجماليات والشروط وكيفية الدفع
- إيصال - يصدر بعد الدفع؛ تأكيد يوضح المبلغ المدفوع والتاريخ والطريقة والفاتورة التي يسويها
- الفاتورة تجيب على "كم أدين لك؟" - الإيصال يجيب على "ماذا دفعت، ومتى؟"
- كلاهما ينتمي إلى سجل العميل: الفاتورة كطلب، والإيصال كإثبات
ما يجب أن يتضمنه كل مستند
يشتركان في معظم الحقول، مع تركيز مختلف:
- فاتورة - تفاصيلك، تفاصيل العميل، رقم الفاتورة، تواريخ الإصدار والاستحقاق، بنود الفاتورة، الضرائب، الإجمالي، تعليمات الدفع
- إيصال - تفاصيلك، تفاصيل العميل، رقم الفاتورة التي يسويها، تاريخ الدفع، المبلغ المستلم، طريقة الدفع، وأي رصيد متبقٍ
- كلاهما - نفس بنود الفاتورة والإجماليات حتى تتطابق الأوراق بالضبط
حافظ على اتصالهما
يجب أن تشير الإيصالات إلى الفاتورة التي تسويها — وهذا ما يسمح للعميل (أو محاسبه) بمطابقة الدفع مع الطلب دون سلسلة رسائل بريد إلكتروني. في Workspace369، يتم إصدار الإيصالات من الفاتورة المدفوعة، لذلك تتطابق المرجع وبنود الفاتورة والمبالغ دائمًا.
أسئلة شائعة
هل الفاتورة إيصال؟
لا. الفاتورة تطلب الدفع قبل حدوثه؛ الإيصال يؤكد الدفع بعده. يحملان معلومات متشابهة ولكنهما يخدمان أغراضًا معاكسة في المعاملة.
متى أرسل إيصالاً؟
بعد أن يدفع العميل. بالنسبة لمدفوعات البطاقات عبر الإنترنت، أرسلها تلقائيًا عند تأكيد الدفع. بالنسبة للتحويلات المصرفية أو الشيكات، قم بإصدارها بمجرد تحويل الأموال.
ماذا يجب أن تتضمن إيصال الدفع؟
اسم عملك وتفاصيل الاتصال الخاصة بك، والعميل، ورقم إيصال، ورقم الفاتورة التي يسويها، وتاريخ الدفع، والمبلغ المستلم، وطريقة الدفع، وأي رصيد مستحق لا يزال قائمًا. إذا كنت تفرض ضريبة، فأظهر الضريبة المضمنة في الدفع.
هل يمكنني تحويل فاتورة إلى إيصال؟
نعم، طالما أن الإيصال مُعلم بوضوح على أنه إيصال (أو أن الفاتورة معلمة "مدفوعة") ويظهر تاريخ الدفع والمبلغ والطريقة. احتفظ بالفاتورة الأصلية دون تغيير؛ الإيصال هو سجل منفصل للدفع.
هل أحتاج كليهما للضرائب؟
تحتاج إلى الفاتورة لإظهار ما قمت بفهرسته والإيصال أو سجل الدفع لإظهار ما قمت بتحصيله. معًا يقومان بتسوية دفاتر حساباتك؛ الإيصالات المفقودة هي ما تجعل موسم الضرائب مشروع إعادة بناء.
