Bestes CRM für Content-Marketing-Agenturen im Jahr 2026: Retainer und Genehmigungen

Was ein CRM für Content-Agenturen ist (und was nicht)

Ein CRM für Content-Agenturen ist die kundenseitige Aufzeichnung der Arbeit: was jeden Monat vereinbart wurde, welche Liefergegenstände fällig sind, was der Kunde genehmigt hat und was er schuldet. Es ist nicht Ihr Redaktionskalender, Ihr Schreibwerkzeug oder Ihr CMS; Entwurf und Veröffentlichung bleiben dort, wo sie sind. Es ist auch keine Vertriebspipeline, die für Prognosen erstellt wurde. Wenn ein Tool Kontakte speichert, aber Liefergegenstände, Genehmigungen und wiederkehrende Abrechnungen für drei andere Apps übrig lässt, werden Sie jeden Monat von Hand neu aufbauen. Für eine breitere Sicht über Agenturtypen hinweg siehe die beste CRM für Agenturen Leitfaden.

Wie wir diese Tools verglichen haben

Wir haben jedes Tool anhand derselben fünf Punkte verglichen, wobei wir nur die Preis- und Produktseiten des Anbieters verwendet haben:

1. Einstiegspreis, wie am 22. Oktober 2026 aufgeführt, und pro Benutzer, wo der Anbieter dies so bepreist.
2. Retainer-Abdeckung in diesem Plan: Angebote, Projekte oder lieferbare Aufgaben, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und wiederkehrende Abrechnung.
3. Kundenportal im Einstiegsplan, da Kunden, die Dateien und Status selbst prüfen, die Genehmigungs-E-Mails reduzieren.
4. Harte Limits im Einstiegsplan: Plätze, Projekte, Mindestbenutzer oder Funktionen, die für eine höhere Stufe zurückgehalten werden.
5. Testbedingungen: Länge und ob der Anbieter angibt, dass eine Karte benötigt wird.

Wir haben Geschwindigkeit, Support, Zuverlässigkeit oder Proofing-Qualität nicht getestet und keine Drittanbieterbewertungen verwendet. Die Reihenfolge spiegelt die Eignung für eine kleine Content-Agentur wider, die monatliche Retainer abrechnet.

Das beste CRM für Content-Marketing-Agenturen im Jahr 2026

1. Workspace369, am besten für kleine Agenturen, die monatliche Retainer von Anfang bis Ende abwickeln

Workspace369 fasst die Kundenakte zusammen, Angebote die Kunden per öffentlichem Link akzeptieren, Projekte mit Aufgabenlisten, ein Kundenportal, Zeiterfassung und Rechnungen auf einem Datensatz. Daueraufträge und wiederkehrende Rechnungen sind auf jedem Plan enthalten, einschließlich Cadet für 29 $ pro Monat für einen Sitz (23,25 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung), zusammen mit Anzahlungen, Online-Kartenzahlungen über Stripe und automatischen Mahnungen. Vergleichen Sie jeden Plan auf der Preisseite. Portalbesucher für Kunden nutzen keinen Team-Benutzerplatz. Der Screenshot zeigt Demodaten, kein Kundenergebnis.

Einschränkungen: Cadet verwaltet bis zu 5 aktive Projekte und einen Platz; Voyager (74 $ pro Monat, 2 Plätze) hebt die Projektgrenze auf, und Specialist (149 $ pro Monat, 10 Plätze) fügt Ausgaben und Zahlungspläne hinzu. Die Planmatrix listet kein Tool für Korrekturlesen oder In-Dokument-Markup auf, daher erfolgt das Feedback zu Liefergegenständen über Aufgaben, Dateien und Portal-Konversationen. Die 14-tägige Testversion erfordert eine Karte.

Am besten für: Content-Agenturen von ein bis zehn Personen, die feste monatliche Retainer abrechnen und Umfang, Liefergegenstände, Genehmigungen und Rechnungen auf einem Datensatz wünschen.

2. Moxie, am besten für ein kostengünstiges All-in-One-System für Solo- und kleine Agenturen

Moxies Preisseite listet Kundenverwaltung, Projekte, Angebote und Verträge, Rechnungen, Zeiterfassung, eine Vertriebspipeline und einen Formularersteller ab Starter für 12 $ pro Monat oder 10 $ bei jährlicher Abrechnung auf. Pro kostet 25 $ pro Monat (20 $ bei jährlicher Abrechnung) und fügt ein White-Label-Kundenportal, Workflow-Automatisierungen und Support-Ticketing hinzu. Wenn Sie den Retainer-Test durchführen, erwarten Sie, dass die Schritte für Angebote, Projekte und Rechnungen zu Starter passen, wobei Kundenstatus-Updates per E-Mail bleiben, bis Sie zu Pro wechseln.

Einschränkungen: Das Kundenportal beginnt bei Pro, Teams ist auf fünf Teammitglieder beschränkt, und die Seite erwähnt keine wiederkehrenden Rechnungen oder Stammhonorare. Der Seitentitel besagt 14-tägige Testversion, aber die Kartenbedingungen werden nicht angegeben.

Am besten für: Freiberufler und Kleinstagenturen, die Angebote, Projekte und Rechnungen zum niedrigsten monatlichen Preis wünschen.

3. Teamwork, am besten für die Lieferung von Kundenprojekten mit Zeitbudgets

Teamwork-Preise pro Benutzer, jährlich abgerechnet: Basics kostet 9,99 $ mit abrechenbarer Zeiterfassung und Erfassung von Anfragen, mit einem Minimum von 3 Benutzern, und Accelerate kostet 24,99 $ mit einem Minimum von 5 Benutzern, was Kundenrechnungen aus erfasster Zeit, Zeitbudgets und Retainern sowie intelligente Anfrageformulare mit Wenn/Dann-Logik hinzufügt. Beide beinhalten eine 14-tägige Testversion ohne erforderliche Karte, laut der Seite. Wenn Sie den Retainer-Test durchführen, erwarten Sie, dass Accelerate das monatliche Stundenbudget gut verfolgt; prüfen Sie, wie der Kunde den Fortschritt sieht, da die Seite kein Kundenportal angibt.

Einschränkungen: für 24,99 $ pro Benutzer kosten fünf Benutzer auf Accelerate etwa 125 $ pro Monat. Die CRM-Pipeline und Angebote befinden sich im Optimize-Plan für Vertriebskontakte, und der kostenlose Plan ist auf 5 Projekte beschränkt.

Am besten für: Content-Agenturen, die gegen Stundenbudgets abrechnen und bereit sind, pro Benutzer zu zahlen.

4. Productive, am besten für Agenturbudgets, Kapazitäten und Rentabilität

Die Preisseite von Productive listet Budgetierung, Ressourcenplanung, Projekt- und Aufgabenmanagement, Zeiterfassung und Berichterstattung ab Essential auf, für 10 $ pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung (12 $ monatlich; das 10-Benutzer-Beispiel auf der Seite kostet 100 $ pro Monat). Professional fügt wiederkehrende Budgets, Preislisten, Genehmigungen für abrechenbare Zeiten und Rechnungsintegrationen hinzu. Die Seite besagt, dass Kunden kostenlos eingeladen werden können, und das Anmeldeformular bietet eine kostenlose 14-tägige Testversion ohne Kreditkarte. Wenn Sie den Retainer-Test durchführen, erwarten Sie starke Antworten darauf, ob ein Retainer profitabel ist, und erwarten Sie, dass Sie ab jedem Plan Rechnungen von Productive erstellen können; nur die Xero- und QuickBooks-Integrationen beginnen bei Professional.

Einschränkungen: Die Seite gibt keinen gebrandeten Kundenportal auf irgendeinem Plan an, listet keine Rechnungen oder eine CRM-Pipeline auf, und wiederkehrende Budgets benötigen Professional.

Am besten für: Agenturen mit zehn oder mehr Mitarbeitern, die Kapazitäten und Margen über viele Retainer hinweg planen.

5. HoneyBook, am besten für die Buchung und Bezahlung eines neuen Content-Kunden

Der Starter-Plan von HoneyBook kostet 29 $ pro Monat (jährlich abgerechnet) und beinhaltet Rechnungen und Zahlungen, Angebote und Verträge, ein Kundenportal und bis zu 2 Live-Lead-Formulare. Seine Seite erwähnt Rechnungsstellung für einmalige, wiederkehrende oder benutzerdefinierte Zeitpläne. Es bietet eine 30-tägige Testversion ohne erforderliche Kreditkarte. Wenn Sie den Retainer-Test durchführen, passen das Angebot, der Vertrag und die erste Zahlung; prüfen Sie die Projekt- und Lieferumfangschritte selbst.

Einschränkungen: Automatisierungen und unbegrenzte Scheduler-Sitzungen beginnen bei Essentials (49 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung; Starter erlaubt 1), und die Seite listet keine Zeiterfassung auf; sie listet jedoch Aufgabenmanagement für Liefergegenstände auf.

Am besten für: Solo-Content-Berater, die Pakete verkaufen und einen reibungslosen Anmelde- und Bezahlvorgang benötigen.

6. HubSpot kostenloses CRM, am besten für kostenlose Lead- und Deal-Verfolgung

HubSpots kostenloses CRM hat kein Ablaufdatum und benötigt keine Karte, mit bis zu zwei Benutzern und 1.000 Kontakten, Deal-Pipelines, einem Formularersteller und E-Mail-Marketing-Tools, laut seiner Produktseite. Bezahlte Tarife liegen über dem kostenlosen CRM, prüfen Sie also, welcher Hub und welcher Abrechnungszeitraum ein Angebot betrifft, bevor Sie es mit den Pauschalplänen oben vergleichen. HubSpot bündelt auch kostenlose Marketing-, Vertriebs- und Service-Tools auf derselben Seite, was nützlich ist, wenn Leads über einen Content-Funnel eintreffen. Wenn Sie den Retainer-Test durchführen, erwarten Sie, dass er die Lead-Erfassung und den Deal abwickelt; die Liefergegenstände, Genehmigungen und die wiederkehrende Rechnung benötigen andere Tools.

Einschränkungen: Die Produktseite listet keine Projekte, keine Rechnungsstellung und kein Kundenportal auf, sodass Lieferung und Abrechnung woanders stattfinden.

Am besten für: Agenturen, die hauptsächlich Leads verfolgen müssen und bereits über Projekt- und Abrechnungstools verfügen.

Vergleich nebeneinander

Welches Tool passt zu Ihrer Content-Agentur?

Führen Sie während der Testphase einen Test für einen Retainer mit vier Artikeln durch

Nehmen Sie einen fiktiven Kunden in jedem Tool, das Sie auswählen, einen ganzen Monat lang durch:

1. Senden Sie ein Angebot für einen monatlichen Plan mit vier Artikeln und akzeptieren Sie es per Link als "Kunde".
2. Wandeln Sie es in ein Projekt mit einer Aufgabe für Entwurf, Überprüfung und Veröffentlichung für jeden Artikel um.
3. Laden Sie einen Entwurf hoch und bitten Sie den "Kunden", ihn über das Portal oder per Antwort zu genehmigen.
4. Fügen Sie ein spätes zusätzliches Interview als neue Aufgabe hinzu und protokollieren Sie die Zeit dafür.
5. Richten Sie die monatliche wiederkehrende Rechnung ein und fügen Sie die zusätzliche Arbeit als einzelnes Element hinzu.
6. Einen Tag später finden Sie die gesamte Historie, indem Sie den Namen des Kunden suchen.

Wenn Sie den Test durchführen, erwarten Sie, dass die Lücken in Schritt 3 und Schritt 5 auftreten. Zählen Sie, wie oft Sie den Retainer-Umfang zwischen Angebot, Aufgaben und Rechnung neu eingeben.

Zusätzliche Überarbeitungen ohne Margenverlust bearbeiten

Das häufigste Problem bei Retainern sind verspätete Anfragen: ein weiteres Interview, eine zweite Überarbeitungsrunde. Schreiben Sie die Kulanz in das Angebot, erfassen Sie jede zusätzliche Anfrage als eigene Aufgabe und nutzen Sie den Geltungsbereichsänderungsanforderungs-Builder um die zusätzlichen Kosten schriftlich festzuhalten. Workspace369 ermöglicht es Ihnen auch, das Follow-up zu automatisieren: Workflow-Automatisierungen bieten 53 Auslöser, und eine vorgefertigte Zahlungs-Follow-up-Vorlage sendet Erinnerungen 1, 3, 7, 14 und 30 Tage nach Fälligkeit einer Rechnung. Cadet erlaubt 3 aktive E-Mail-Workflows.

Verwenden Sie die Produktübersicht für Content-Marketing-Agenturen um die Kundenakte einzusehen und die Abrechnung unter Rechnungen.

Wann man es einfach halten sollte

Wenn Sie zwei oder drei Retainer haben und eine freigegebene Laufwerkstruktur und eine Tabellenkalkulation bereits funktionieren, können Sie warten. Wechseln Sie zu einem CRM, wenn Genehmigungen in E-Mail-Threads verloren gehen, wenn Sie nicht sagen können, wer diesen Monat noch nicht abgerechnet wurde, oder wenn ein Kunde bestreitet, was im Umfang enthalten war. Vergleichen Sie aktuelle Pläne auf der Preisseite.

Führen Sie den ersten Monat eines Retainers mit Demodaten durch und bestätigen Sie, dass Sie Ihre Datensätze exportieren können, bevor Sie echte Kunden übernehmen.