Bestes CRM für E-Mail-Marketing-Agenturen im Jahr 2026: Intake bis Retainer

Was ein CRM für E-Mail-Agenturen ist (und was nicht)

Ein CRM für E-Mail-Agenturen ist die Kundenbeziehungsakte der Agentur: die Intake-Antworten, der vereinbarte Umfang, die Dateien und Genehmigungen und was der Kunde schuldet. Es ist keine E-Mail-Versandplattform. Die Kampagnen Ihrer Kunden werden von Tools wie Klaviyo oder Mailchimp versendet, und das ändert sich nicht. Es ist auch keine Vertriebspipeline, die für Prognosen erstellt wurde. Dieser Leitfaden behandelt die Abläufe rund um Ihre Retainer; für eine allgemeine Agenturübersicht siehe die beste CRM für Agenturen Leitfaden.

Wie wir diese Tools verglichen haben

Wir haben jedes Tool anhand derselben fünf Punkte verglichen, wobei wir nur die Preis- und Produktseiten des Anbieters verwendet haben:

1. Einstiegspreis, wie am 22. Oktober 2026 aufgeführt, und pro Benutzer, wo der Anbieter dies so bepreist.
2. Onboarding-Aufnahme: Formulare oder Anforderungserfassung, die zu einem Projekt werden kann.
3. Abdeckung für wiederkehrende Abrechnung im Einstiegsplan, plus Angebote und Rechnungsstellung.
4. Kundenportal im Einstiegsplan, für Assets, Genehmigungen und Status.
5. Harte Limits und Testbedingungen: Formulare, Plätze, zurückgehaltene Funktionen, Testlänge und Kartenanforderung.

Wir haben Zustellbarkeit, Versand, Berichtsgenauigkeit oder Support nicht getestet und keine Drittanbieterbewertungen verwendet. Die Reihenfolge spiegelt die Eignung für eine kleine E-Mail-Agentur wider, die Kunden über ein Formular onboardet und monatlich abrechnet.

Das beste CRM für E-Mail-Marketing-Agenturen im Jahr 2026

1. Workspace369, am besten für kleine Agenturen, die per Formular onboarden und per Retainer abrechnen

Workspace369 listet öffentliche Intake-Formulare, Anforderungsverfolgung und Umwandlung von Anfragen in Projekte in jedem Plan auf, sodass eine Onboarding-Antwort zu einem Projekt mit Aufgaben werden kann. Derselbe Datensatz enthält Angebote akzeptiert per öffentlichem Link, ein Kundenportal, Zeiterfassung, Retainer und wiederkehrende Rechnungen, und Rechnungen online über Stripe bezahlt. All das ist in Cadet für 29 $ pro Monat für einen Sitzplatz enthalten (Alle Pläne anzeigen; 23,25 $ pro Monat, jährlich abgerechnet). Portalbesucher nutzen keinen Team-Benutzerplatz. Der Screenshot zeigt Demodaten, kein Kundenergebnis.

Einschränkungen: Cadet verwaltet bis zu 5 aktive Projekte und einen Platz; Voyager (74 $ pro Monat, 2 Plätze) hebt die Projektgrenze auf und fügt die gemeinsame Inbox, SMS und Anrufe hinzu. Die von uns geprüfte Dokumentation beschreibt kein Tool zur Berichterstattung über Kampagnenergebnisse für Kunden, also behalten Sie die Berichterstattung in Ihrer E-Mail-Plattform bei. Die 14-tägige Testversion erfordert eine Karte.

Am besten für: E-Mail-Agenturen von ein bis zehn Personen, die Onboarding, Umfang, Portal und wiederkehrende Rechnungen an einem Ort wünschen.

2. Dubsado, am besten für detaillierte Onboarding-Fragebögen und Workflows

Die Preisseite von Dubsado listet Starter für 335 $ pro Jahr und Premier für 525 $ pro Jahr auf. Beide beinhalten Rechnungsstellung und Zahlungspläne, Kundenportale, unbegrenzte Projekte und Kunden sowie drei zusätzliche Benutzer kostenlos. Premier fügt automatisierte Workflows und öffentliche Angebote hinzu. Eine 21-tägige Testversion von Premier ohne Kreditkarte wird angegeben. Wenn Sie den Onboarding-Test durchführen, können Sie davon ausgehen, dass die Formulare und Workflows einen langen Intake-Fragebogen gut verarbeiten.

Einschränkungen: Starter hat ein Lead-Erfassungsformular und keine automatisierten Workflows oder öffentlichen Angebote. Die Seite listet wiederkehrende Rechnungen nicht getrennt von Zahlungsplänen auf, und monatliche Preise werden nicht angezeigt.

Am besten für: Agenturen mit einem festen, wiederholbaren Onboarding-Prozess, die es einmal einrichten und jährlich bezahlen werden.

3. Moxie, am besten für ein kostengünstiges All-in-One-System

Moxie Starter kostet 12 $ pro Monat oder 10 $ bei jährlicher Abrechnung und listet Kundenverwaltung, Projekte, Rechnungen, Angebote und Verträge, Zeiterfassung, einen Formularersteller und Besprechungsplaner auf. Pro kostet 25 $ pro Monat (20 $ bei jährlicher Abrechnung) und fügt ein White-Label-Kundenportal, Workflow-Automatisierungen und Kundenanforderungsmanagement hinzu. Wenn Sie den Onboarding-Test durchführen, erwarten Sie, dass das Formular und das Angebot zu Starter passen, wobei Kunden auf Pro warten müssen, um ein Portal zu erhalten.

Einschränkungen: Das Portal und die Automatisierungen beginnen bei Pro. Die Seite erwähnt keine wiederkehrenden Rechnungen oder Honorare, und die Seite besagt, dass alle Pläne mit einer kostenlosen Testversion beginnen, ohne anzugeben, ob eine Karte erforderlich ist.

Am besten für: Solo-E-Mail-Berater, die Formulare, Angebote und Rechnungen zum niedrigsten monatlichen Preis wünschen.

4. HoneyBook, am besten für die Buchung und Bezahlung neuer Kunden

HoneyBook Starter kostet 29 $ pro Monat (jährlich abgerechnet) und beinhaltet Rechnungen und Zahlungen, Angebote und Verträge, ein Kundenportal und bis zu 2 Live-Lead-Formulare; Rechnungsstellung für einmalige, wiederkehrende oder benutzerdefinierte Zeitpläne wird auf der Seite erwähnt. Es bietet eine 30-tägige Testversion ohne erforderliche Kreditkarte. Wenn Sie den Onboarding-Test durchführen, passen das Angebot, der Vertrag und die erste Zahlung in den Ablauf.

Einschränkungen: Automatisierungen, unbegrenzte Scheduler-Sitzungen und bis zu 10 Lead-Formulare beginnen bei Essentials (49 $/Monat bei jährlicher Abrechnung; Starter erlaubt 1 Sitzung). Die Seite listet keine Zeiterfassung oder Aufgabenbretter für die Lieferung auf.

Am besten für: Solo-Agenturinhaber, die Paket-Stammhonorare verkaufen und einen reibungslosen Anmelde- und Bezahlvorgang wünschen.

5. Productive, am besten für Kapazitäts- und Margenplanung bei vielen Retainern

Productives Preisseite listet Budgetierung, Ressourcenplanung, Projektmanagement, Zeiterfassung und Berichterstattung von Essential auf, angezeigt für 10 $ pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung (12 $ monatlich; das 10-Benutzer-Beispiel beträgt 100 $ pro Monat). Professional kostet 25 $ pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung (29 $ monatlich) und fügt wiederkehrende Budgets, Genehmigungen für abrechenbare Zeiten und Rechnungsstellungsintegrationen hinzu. Eine 14-tägige kostenlose Testversion ohne Karte ist in ihrem Anmeldeformular angegeben. Wenn Sie den Onboarding-Test durchführen, erwarten Sie eine starke Planung, aber prüfen Sie, wie die Aufnahme und der Client-Zugang funktionieren, da die Seite auf Planung und Rentabilität und nicht auf kundenorientiertes Onboarding ausgerichtet ist. Seine Eignung wächst mit der Anzahl der Retainer, die Sie gleichzeitig verwalten.

Einschränkungen: Die Preisseite listet keine Erfassungsformulare, kein Kundenportal, keine Angebote und keine integrierte Rechnungsstellung auf, und wiederkehrende Budgets und Rechnungsstellungsintegrationen beginnen bei Professional.

Am besten für: Agenturen mit zehn oder mehr Mitarbeitern, die Kapazitäten und Gewinne über Retainer hinweg ausbalancieren.

6. HubSpot kostenloses CRM, am besten für kostenlose Lead- und Deal-Verfolgung

HubSpots kostenloses CRM hat kein Ablaufdatum und benötigt keine Karte, mit bis zu zwei Benutzern und 1.000 Kontakten, Deal-Pipelines, einem Formularersteller und E-Mail-Marketing-Tools, laut seiner Produktseite. Die Starter Customer Platform wird für 20 $ pro Benutzer und Monat gelistet, mit zeitlich begrenzten Angeboten für Neukunden. Wenn Sie den Onboarding-Test durchführen, erwarten Sie, dass er den Lead und das Formular erfasst; Lieferung, Genehmigungen und die Retainer-Rechnung benötigen andere Tools. Es funktioniert als Lead-Datensatz neben einem Liefertool, nicht als Ort, an dem Retainer abgewickelt werden.

Einschränkungen: Die Produktseite listet keine Projekte, keine Rechnungsstellung und kein Kundenportal auf.

Am besten für: Agenturen, die hauptsächlich Leads verfolgen müssen und bereits über Liefer- und Abrechnungstools verfügen.

Vergleich nebeneinander

Welches Tool passt zu Ihrer E-Mail-Agentur?

Führen Sie während der Testphase einen Kunden-Onboarding-Test durch

Nehmen Sie einen fiktiven Kunden in jedem Tool, das Sie auswählen, durch den ersten Monat:

1. Reichen Sie das Aufnahmeformular als "Kunde" mit Plattform-, Quell- und Genehmigerdetails ein.
2. Senden Sie ein Angebot für einen monatlichen Retainer und akzeptieren Sie es per Link.
3. Wandeln Sie es in ein Projekt mit den Aufgaben Einrichtung, erste Kampagne und monatliche Überprüfung um.
4. Laden Sie ein Beispiel-Kreativ-E-Mail hoch und protokollieren Sie die Segment- und Kreativfreigabe.
5. Richten Sie die monatliche wiederkehrende Rechnung ein.
6. Einen Tag später finden Sie die gesamte Historie, indem Sie den Namen des Kunden suchen.

Wenn Sie den Test durchführen, erwarten Sie, dass die Lücken in Schritt 1 und Schritt 5 auftreten. Notieren Sie, wo Sie eine Antwort aus dem Intake-Formular erneut eingeben müssen; das sind die Kosten, die Sie jeden Monat zahlen werden.

Halten Sie die Berichts-Kadenz pünktlich

Retainer verfallen, wenn der Monatsbericht verspätet ist. Welches Tool Sie auch wählen, legen Sie den Bericht als wiederkehrende Aufgabe für jedes Kundenprojekt fest und verknüpfen Sie ihn mit dem Rechnungsdatum. In Workspace369 bieten Workflow-Automatisierungen 53 Auslöser und eine vorgefertigte Vorlage für Zahlungsnachverfolgungen, die Erinnerungen 1, 3, 7, 14 und 30 Tage nach Fälligkeit einer Rechnung sendet; Cadet erlaubt 3 aktive reine E-Mail-Workflows, und SMS-Schritte beginnen bei Voyager. Siehe die Checkliste für das Kunden-Onboarding für Agenturen für das, was im Voraus gesammelt werden soll.

Wann man es einfach halten sollte

Wenn Sie zwei oder drei Kunden haben und die eigenen Tools Ihrer E-Mail-Plattform plus eine Tabellenkalkulation ausreichen, können Sie warten. Wechseln Sie zu einem CRM, wenn Onboarding-Details über Threads verstreut sind, wenn Sie nicht sagen können, wer diesen Monat noch nicht abgerechnet wurde, oder wenn Genehmigungen schwer zu finden sind. Vergleichen Sie aktuelle Pläne auf der Preisseite.

Schließen Sie einen vollständigen Onboarding-Monat mit Demodaten ab, bevor Sie einen echten Kunden importieren, und prüfen Sie, ob Sie Ihre Datensätze exportieren können.