Bestes CRM für PPC-Agenturen im Jahr 2026: Retainer und Scope Creep

Was ein CRM für PPC-Agenturen ist (und was nicht)

Ein CRM für eine PPC- oder bezahlte Anzeigenagentur ist die geschäftliche Seite des Kontos: wer der Kunde ist, welche monatliche Verwaltungsgebühr vereinbart wurde, ob ein Prozentsatz des Anzeigenbudgets gilt, wer Zugriff auf welches Anzeigenkonto erhalten hat, welche zusätzlichen Kampagnen angefordert wurden und was noch unbezahlt ist. Es ist kein Biet-Tool, keine Attributionsplattform und kein Reporting-Dashboard. Das Anzeigenbudget wird an die Anzeigenplattform gezahlt, nicht an Sie, daher sollte es niemals als Umsatz auf Ihrer Rechnung erscheinen. Workspace369 verbindet sich nicht mit Anzeigenplattformen und erstellt keine Anzeigenberichte. Wenn ein Tool Kontakte speichert, aber die Vereinbarung und Abrechnung anderen Apps überlässt, wird eine „schnelle zusätzliche Kampagne“ an einem Dienstag zu kostenloser Arbeit.

Wie wir diese Tools verglichen haben

Wir haben jedes Tool anhand derselben fünf Punkte verglichen und nur die Preisgestaltungsseiten des Anbieters vom 26. Oktober 2026 verwendet:

1. Einstiegspreis und der Preis des Plans, der Ratenzahlungsabrechnung auflistet, monatlich und jährlich abgerechnet, pro Benutzer, wenn der Anbieter dies so bepreist.
2. Retainer- und Rechnungsabdeckung: Retainer oder wiederkehrende Rechnungen und Rechnungen, die aus erfasster Zeit erstellt wurden.
3. Onboarding und Umfangskontrolle: Formulare oder Anforderungsaufnahme für Zugangsdaten, ein Kundenportal und eine Möglichkeit, zusätzliche Arbeiten zu bepreisen.
4. Platzlimits und Mindestanzahlen das den Preis für ein Team von einem bis fünf Personen ändert.
5. Testbedingungen: Länge und ob der Anbieter angibt, dass eine Karte benötigt wird.

Wir haben Geschwindigkeit, Support, Zuverlässigkeit oder mobile Apps nicht getestet, keine Integrationen mit Werbeplattformen getestet und keine Drittanbieterbewertungen verwendet. Die Reihenfolge spiegelt die dokumentierte Eignung für eine kleine Agentur mit monatlichen Management-Retainern wider.

Das beste CRM für PPC-Agenturen im Jahr 2026

1. Workspace369, am besten für kleine Agenturen, die monatliche Management-Retainer verkaufen

Workspace369 behält die Kundenakte, ein Angebot der Kunde genehmigt online, ein Retainer, Aufgaben, Zeiterfassung, ein Kundenportal und Rechnungen an einem Ort. Cadet kostet 29 $/Monat für einen Platz (23,25 $/Monat bei jährlicher Abrechnung) und listet Angebote, Retainer und Zahlungspläne, wiederkehrende Rechnungen, öffentliche Intake-Formulare, Anforderungsverfolgung, ein Kundenportal und Zeiterfassung im Plan auf. Retainer halten einen Saldo, der bei der Abrechnung von Arbeiten abgebucht wird, was für feste monatliche Verwaltungsgebühren geeignet ist. Öffentliche Formulare können Onboarding-Details wie die Anzeigenkonten-ID und die Person, die den Zugriff gewährt, erfassen, und die Antwort landet in der Kundenakte. Der Screenshot ist ein Demo-Datensatz, kein Kundenergebnis.

Einschränkungen: Es verbindet sich nicht mit Google Ads, Meta oder einer anderen Werbeplattform, zieht keine Ausgaben ab und erstellt keine Werbeberichte, sodass eine prozentuale Gebühr bedeutet, dass Sie die Ausgaben des Monats selbst in die Rechnung eintragen müssen. Cadet hat einen Sitz und 5 aktive Projekte; Voyager ($74 pro Monat, $59.25 jährlich abgerechnet) bietet zwei Sitze und unbegrenzte Projekte, mit $10 pro Monat pro zusätzlichem Sitz. Änderungsaufträge, die den Geltungsbereich neben dem unterzeichneten Angebot erfassen, beginnen bei Specialist ($149 pro Monat, 10 Sitze); auf Cadet und Voyager senden Sie ein neues Angebot für die zusätzliche Kampagne. Die 14-tägige Testversion deckt Cadet bis Commander ab, Kreditkarte erforderlich. Moxie Teams listet bis zu fünf Teammitglieder für $40 pro Monat ($32 jährlich abgerechnet), einen niedrigeren monatlichen Preis als Voyager für ein Team, wobei Honorare auf der Seite nicht genannt werden.

Am besten für: Agenturen von einer bis zehn Personen mit monatlichen Retainern, die die Vereinbarung, die Genehmigung und die Rechnung zusammen haben möchten und die von den Werbeplattformen oder einem separaten Tool berichten.

2. Productive, am besten für Agenturen, die Budgets und Ressourcen benötigen

Productive ist ein Tool für Agenturabläufe, das auf Budgets, Zeit und Ressourcenplanung basiert. Die Preisseite listet Essential für 10 $/Benutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung (12 $ monatlich) und Professional für 25 $ (29 $ monatlich) auf, und die FAQ besagt, dass alle Pläne mindestens drei Benutzer erfordern. Essential listet bereits Rechnungen, eine Deal-Pipeline mit Angebots-Export nach PDF, Budgets, Zeiterfassung und Berichterstattung auf. Anzahlungsmanagement (wiederkehrende Budgets) und Anzahlungsrechnungen befinden sich auf Professional, zusammen mit dem Kunden-Zugang zu Budgets und unbegrenzten Formularen; Essential erlaubt ein Formular pro Projekt, und öffentliche Formulare mit Zugriffslinks sind nur auf Ultimate aufgeführt. Der Anmeldeblock bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion ohne erforderliche Karte. Für drei Benutzer auf Professional sind das 75 $/Monat bei jährlicher Abrechnung oder 87 $ monatlich.

Einschränkungen: Das Drei-Platz-Minimum und die Professional-Anforderung für Retainer machen es für eine Zwei-Personen-Agentur teurer als ein Solo-Plan. Die Preisgestaltungs-Seite listet kein gebrandetes Kundenportal auf; es heißt, Kunden können kostenlos zu Projekten eingeladen werden. Die Tiefe in der Ressourcen- und Umsatzprognose übersteigt die Bedürfnisse der meisten PPC-Shops von ein bis fünf Mitarbeitern.

Am besten für: PPC-Agenturen mit drei oder mehr Mitarbeitern, die Budgets, Rentabilität und Kapazitätsplanung wünschen und bereit sind, ein komplexeres Tool einzurichten.

3. Teamwork.com, am besten für stundenbasierte Retainer

Teamwork berechnet pro Benutzer. Basics kostet 13,99 $ und Accelerate 29,99 $ pro Benutzer pro Monat bei monatlicher Abrechnung oder 9,99 $ und 24,99 $ bei jährlicher Abrechnung. Basics listet abrechenbare Zeiterfassung, Client-Benutzer, die in Projekte eingeladen werden, und Erfassung von Anfragen. Rechnungen, Zeitbudgets und Retainer befinden sich auf Accelerate, das „Client-Rechnungen aus erfasster Zeit erstellen“, „Zeitbudgets & Retainer verwalten“ und Smart Forms, die Arbeitsanfragen weiterleiten, auflistet. Angebote erfordern den Optimize-Plan, der auf Anfrage angeboten wird. Der kostenlose Plan deckt bis zu fünf Benutzer und fünf Projekte ab, und die kostenpflichtige Testversion dauert 14 Tage ohne Karte.

Einschränkungen: eine PPC-Agentur, die eine Pauschalgebühr für die Verwaltung statt für Stunden berechnet, zahlt für Zeitbudget-Tools, die sie möglicherweise nicht nutzt, und die beschriebenen Retainer sind zeitbasiert; Optimize fügt Zeit- und Kosten-Retainer hinzu. Accelerate benötigt mindestens fünf Benutzer, sodass die Einstiegskosten $124.95 pro Monat, jährlich abgerechnet, oder $149.95 monatlich betragen; drei Benutzer passen in Basics für $29.97 pro Monat, jährlich abgerechnet, oder $41.97 monatlich.

Am besten für: Agenturen, die Stundenpakete für Account Management oder kreative Produktion verkaufen und möchten, dass die erfassten Stunden zur Rechnung werden.

4. Bonsai, am besten für Retainer-Rechnungen pro Benutzer

Bonsai listet Retainer-Rechnungen und Abonnement-Rechnungen von Essentials auf, was 19 $ pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung (25 $ monatlich) kostet. Essentials listet auch Rechnungen und Zahlungen, Angebote und Verträge, Formulare und Fragebögen, Terminplanung, ein Kundenportal und Ausgabenverfolgung auf. Basic kostet 9 $ bei jährlicher Abrechnung (15 $ monatlich) mit Zeiterfassung und einem CRM, aber ohne Rechnungen. Premium (29 $ jährlich, 39 $ monatlich) fügt eine Deal-Pipeline, Kundenaufgaben und -nachrichten, benutzerdefinierte Felder und Rentabilitätsberichte hinzu. Die Testversion läuft 7 Tage, und auf der Seite heißt es, dass Sie nach Kartendetails gefragt werden, um fortzufahren.

Einschränkungen: Die Preise gelten pro Benutzer. Ein Team von drei Personen auf Essentials kostet 57 $/Monat bei jährlicher Abrechnung oder 75 $ monatlich; Elite hat ein Minimum von drei Benutzern. Die Abwicklung von Umfangsänderungen über ein neues Angebot hinaus wird auf der Preisseite nicht genannt, und es gibt keine Berichterstattung über Anzeigenplattformen.

Am besten für: Ein bis drei Personenagenturen, die Angebote, ein Portal und Retainer-Rechnungen zu einem Pro-Benutzer-Preis wünschen, den sie einzeln skalieren können.

5. Moxie, am besten für einen Pauschalpreis für das Team mit einem Portal

Moxie Starter kostet $12 pro Monat (jährlich abgerechnet $10) und umfasst Kunden- und Projektmanagement, Rechnungsstellung und Zahlungen, Angebote, Kostenvoranschläge und Verträge, Zeiterfassung, eine Vertriebspipeline und einen benutzerdefinierten Formularersteller. Pro kostet $25 pro Monat (jährlich abgerechnet $20) und fügt ein White-Label-Kundenportal, Support-Ticketing und Kundenanfragemanagement, Workflow-Automatisierungen und API-Integrationen hinzu. Teams kostet $40 pro Monat (jährlich abgerechnet $32) und beinhaltet bis zu fünf Teammitglieder. Auf der Homepage von Moxie heißt es, dass die 14-tägige kostenlose Testversion keine Kreditkarte benötigt.

Einschränkungen: Retainer werden auf der Preisseite nicht genannt (Moxies Hilfe-Center dokumentiert wiederkehrende Rechnungen), prüfen Sie daher, wie eine feste monatliche Verwaltungsgebühr wiederholt wird, bevor Sie sich festlegen. Das Portal, die Anforderungsverwaltung und die Automatisierungen beginnen bei Pro, nicht bei Starter. Fünf Teammitglieder sind die angegebene Obergrenze für Teams.

Am besten für: zwei bis fünf Personen Agenturen, die ein Portal und Anforderungsmanagement zu einem Festpreis wünschen und den Retainer manuell jeden Monat abrechnen können.

6. HubSpot, am besten als kostenlose Kontaktliste mit einer Deal-Pipeline

Die Preisseite von HubSpot listet kostenlose Tools für bis zu 2 Benutzer ohne Kreditkarte auf und eine Starter-Stufe für $20 pro Monat pro Benutzer. Ein zeitlich begrenztes Neukundenangebot erscheint neben diesem Listenpreis, und wir haben es nicht verwendet. Die Seite listet Pipelines, Workflows und Dashboards unter ihren Funktionen auf. Für Starter werden keine Angebote, Zeiterfassung, ein Kundenportal oder Abonnementabrechnungen aufgeführt, sodass die Management-Gebührenvereinbarung in einem anderen Tool leben würde. Das Hilfe-Center von HubSpot dokumentiert Rechnungen für alle Pläne.

Einschränkungen: eine PPC-Agentur würde ihre Vereinbarungen, Retainer-Abrechnungen und Umfangskontrolle woanders durchführen. Für Starter sind auf der Seite keine Testbedingungen angegeben.

Am besten für: Agenturen, deren Hauptbedarf eine Vertriebspipeline und E-Mail-Historie für Neugeschäfte ist, gepaart mit einem Abrechnungstool.

Vergleich nebeneinander

Welches Tool passt zu Ihrer PPC-Agentur?

Workspace369 in Aktion für eine Kampagnenanfrage Mitte des Monats

Die zusätzliche Kampagnen-Anfrage kommt normalerweise als Nachricht, daher beginnt die Workspace369-Seite in der Inbox. Die erste Abbildung zeigt einen SMS-Thread, einen Anruf und ein Menü auf einer Nachricht mit "Aufgabe erstellen", neben den Kontaktdaten und Notizen des Kunden. In einem PPC-Konto würde "Können wir vor Black Friday eine Remarketing-Kampagne hinzufügen?" dort landen und mit einem Klick zu einer Aufgabe für den Kunden werden. Die Kommunikation Seite deckt die Inbox ab; SMS und die gemeinsame Inbox beginnen bei Voyager, und Cadet hat die E-Mail-Inbox.

Die zweite Abbildung zeigt das Dashboard eines Demo-Workspaces auf Commander mit anstehenden Aufgaben, Ereignissen, bevorstehenden Erinnerungen, monatlichen Einnahmen und Ausgaben. Die Beispielzahlen gehören zu einem größeren Demo-Unternehmen; in einem Agenturkonto werden dort die heutigen Aufgaben, Erinnerungen und die Einnahmen des Monats angezeigt. Workflow-Automatisierungen kann die Genehmigungs-Erinnerung für Sie senden, und die Analytik Seite deckt die Berichte ab. Ausgaben auf diesem Dashboard beginnen bei Specialist.

Was es nicht tut: Workspace369 liest keine Google Ads- oder Meta-Daten, daher zeigt das Dashboard Ihre Arbeit und Abrechnung, nicht die Kampagnenergebnisse. Eine neue Kampagne auf Cadet oder Voyager wird als neuer Vorschlag versendet, da Änderungsaufträge bei Specialist beginnen.

Führen Sie während der Testphase einen Test für neue Kampagnen mitten im Monat durch

Nehmen Sie einen fiktiven Kunden einen Monat lang in jedem Tool, das Sie auswählen:

1. Senden Sie das Onboarding-Formular, das nach den Werbekonto-IDs und der Person fragt, die den Zugriff gewährt, und prüfen Sie, ob die Antworten in der Kundenakte landen.
2. Erfassen Sie die monatliche Verwaltungsgebühr und jede prozentuale Ausgabenregel in einem Angebot, das der Kunde genehmigt.
3. Richten Sie die Stamm- oder wiederkehrende Rechnung für den ersten Monat ein.
4. Lassen Sie den Kunden mitten im Monat eine neue Weihnachtskampagne anfordern. Bepreisen Sie es mit der kostenlosen Geltungsbereichsänderungsanforderungs-Builder, zur Genehmigung senden und sehen, wie das Tool die Änderung erfasst.
5. Protokollieren Sie die Zeit für die neue Kampagne und fügen Sie die Gebühr der Monatsrechnung hinzu.
6. Exportieren Sie die Kundenakte und prüfen Sie, was herauskommt.

Das beste Tool hält die Onboarding-Antworten, die ursprüngliche Vereinbarung, die genehmigte zusätzliche Kampagne und die Rechnung in einer Kundenakte. Wenn die zusätzliche Arbeit nur ein E-Mail-Thread ist, ist dies das Leck, das dieser Test aufdecken soll.

Bewahren Sie die Berichterstattung in einem Reporting-Tool auf

Monatliche Performance-Berichte sind ein anderes Geschäft als Kundenakten. AgencyAnalytics zum Beispiel berechnet pro Kunde und nicht pro Benutzer: Die Preisübersicht listet 20 $ pro Kunde pro Monat, jährlich abgerechnet, mit unbegrenzten Mitarbeiterkonten, über 85 Marketing-Integrationen, automatisierten Kundenberichten und einem White-Label-Kundenportal sowie einer 14-tägigen kostenlosen Testversion ohne Kartenpflicht. Fünf Kunden kosten 100 $ pro Monat, jährlich abgerechnet. Es ist ein Reporting-Produkt, kein CRM, und es speichert nicht Ihre Vereinbarung oder Rechnung. Kombinieren Sie es mit dem Tool für Kundenarbeit Ihrer Wahl und bewahren Sie ROAS-, CPA- und Ausgabenzahlen in den Werbeplattformen und im Reporting-Tool auf, niemals im CRM.

Wann man es einfach halten sollte

Wenn Sie zwei oder drei Konten verwalten, können eine gemeinsame Aufgabenliste, eine unterschriebene Vereinbarung und eine Rechnungsvorlage Ihnen weit helfen. Wechseln Sie zu einem Kundenarbeits-Tool, wenn eine zweite Person Anfragen entgegennimmt, wenn Sie nicht sagen können, welchen Umfang Sie vor drei Monaten vereinbart haben, oder wenn Sie säumige Zahlungen manuell verfolgen. Das Produktseite für PPC- und bezahlte Anzeigenagenturen zeigt, wie Workspace369 handhabt Angebote, Kommunikation, Änderungsaufträge und Retainer, und die Preisseite hat aktuelle Pläne. Workflow-Automatisierungen kann Erinnerungen und Nachfassaktionen senden, mit E-Mail-Automatisierungen auf jedem Plan.

Führen Sie vor dem Importieren echter Kunden einen vollen Monat mit Demodaten durch und prüfen Sie, ob Ihre Datensätze exportiert werden können.