Abrechnungsfähige Ausgabenverfolgung für Kundenarbeit
Erfahren Sie, wie Sie abrechenbare Kundenausgaben erfassen, genehmigen, dokumentieren, in Rechnung stellen und berichten, ohne Belege, Projektkontext oder Rentabilität zu verlieren.
Schnelle Antwort
- Eine abrechenbare Ausgabe erfordert Kontext zu Kunde, Projekt, Beleg, Genehmigung, Steuer, Aufschlag und Rechnung.
- Definieren Sie erstattungsfähige Spesenregeln, bevor die Kosten anfallen.
- Erstattete und nicht erstattete Ausgaben getrennt von Honoraren verfolgen.
Abrechnungsfähige Ausgabenverfolgung ist der Prozess der Erfassung von kundenbezogenen Kosten vom Zeitpunkt des Anfalls über die Genehmigung, Rechnungsstellung, Zahlung und Rentabilitätsberichterstattung. Ein Beleg in einem Ordner reicht nicht aus. Die Ausgabe muss mit dem Kunden, dem Projekt, der Vereinbarung und der Rechnung verbunden bleiben.
Definieren Sie die Spesenrichtlinie, bevor die Arbeit beginnt
Das Angebot oder der Vertrag sollte Folgendes erklären:
- Welche Ausgabenkategorien sind erstattungsfähig?
- Ob die Kundengenehmigung vor dem Kauf erforderlich ist
- Jeder Ausgabenschwellenwert
- Ob Belege erforderlich sind
- Ob Kosten zum Selbstkostenpreis weitergegeben oder mit Aufschlag versehen werden
- Wie Steuern, Währungsumrechnung und Kartengebühren gehandhabt werden
- Wann Ausgaben in Rechnung gestellt werden
Erfassen eines vollständigen Ausgabenbelegs
Erfassen Sie jede Ausgabe mit genügend Kontext, damit jemand anderes sie überprüfen kann:
| Feld | Warum es wichtig ist |
|---|---|
| Kunde und Projekt | Identifiziert, wer von den Kosten profitiert hat |
| Anbieter und Datum | Unterstützt Verifizierung und Berichterstattung |
| Betrag und Währung | Bewahrt die ursprüngliche Transaktion |
| Kategorie | Trennt Reise-, Software-, Produkt-, Auftragnehmer- und andere Kosten |
| Beleg oder Dokument | Liefert Beweise für den Kunden und Bücher |
| Genehmigung | Zeigt die Kosten gemäß der Vereinbarung an |
| Abrechnungsstatus | Unterscheidet direkt zurechenbare Kosten von Gemeinkosten |
| Rechnungsbezug | Bestätigt, dass die Kosten tatsächlich in Rechnung gestellt wurden |
| Zahlungsstatus | Bestätigt, ob der Kunde sie erstattet hat |
Drei verschiedene Zustände trennen
Teams verwechseln häufig angefallene, in Rechnung gestellte und eingezogene Ausgaben. Halten Sie sie getrennt:
- Angefallen: Das Unternehmen bezahlt oder hat sich zu den Kosten verpflichtet.
- In Rechnung gestellt: Die Kosten waren auf einer Kundenrechnung enthalten.
- Gesammelt: Die Rechnung, die die Kosten enthielt, wurde vom Kunden bezahlt.
Dieser Unterschied ist wichtig für den Cashflow und Projektrentabilität.
Fügen Sie abrechenbare Ausgaben klar zur Rechnung hinzu
Verwenden Sie eine separate Zeile oder einen separaten Ausgabenbereich mit einer nützlichen Beschreibung. Fügen Sie bei Bedarf Quittungen bei, vermeiden Sie jedoch die Offenlegung nicht relevanter interner Einkäufe oder sensibler Informationen. Die Beispiele für Beraterrechnungen eine klare Struktur anzeigen.
Erfasste und nicht erfasste Kosten berichten
Überprüfen:
- Gesamte Projektausgaben
- Abrechenbare im Vergleich zu nicht abrechenbaren Ausgaben
- Ausgaben warten auf Genehmigung
- Noch nicht in Rechnung gestellte Ausgaben
- In Rechnung gestellte Ausgaben, die noch nicht bezahlt wurden
- Aufschlag oder Umsatzverwaltung
- Auswirkung der Ausgaben auf die Projekt- und Kundenmarge
Workspace369 bietet Ausgabenverfolgung für Freiberufler und Kundenarbeitsteams indem Kosten neben Kunden, Projekten, Rechnungen, Zahlungen, Dateien und Berichten gehalten werden.