Abrechnungsfähige Ausgabenverfolgung für Kundenarbeit

Die Nachverfolgung abrechenbarer Ausgaben ist der Prozess der Erfassung von kundenbezogenen Kosten vom Zeitpunkt des Anfalls über die Genehmigung, Rechnungsstellung, Zahlung bis zur Rentabilitätsberichterstattung. Ein Beleg in einem Ordner reicht nicht aus. Die Ausgabe muss mit dem Kunden, dem Projekt, der Vereinbarung und der Rechnung verbunden bleiben. Die Workflow für die Nachverfolgung von Ausgaben für Freiberufler zeigt, wie diese Verbindung innerhalb eines Live-Workspaces aussieht.

Definieren Sie die Spesenrichtlinie, bevor die Arbeit beginnt

Das Angebot oder der Vertrag sollte Folgendes erklären:

• Welche Ausgabenkategorien sind erstattungsfähig?
• Ob die Kundengenehmigung vor dem Kauf erforderlich ist
• Jeder Ausgabenschwellenwert
• Ob Belege erforderlich sind
• Ob Kosten zum Selbstkostenpreis weitergegeben oder mit Aufschlag versehen werden
• Wie Steuern, Währungsumrechnung und Kartengebühren gehandhabt werden
• Wann Ausgaben in Rechnung gestellt werden

Erfassen eines vollständigen Ausgabenbelegs

Erfassen Sie jede Ausgabe mit genügend Kontext, damit jemand anderes sie überprüfen kann:

Drei verschiedene Zustände trennen

Teams verwechseln häufig angefallene, in Rechnung gestellte und eingezogene Ausgaben. Halten Sie sie getrennt:

1. Angefallen: Das Unternehmen bezahlt oder hat sich zu den Kosten verpflichtet.
2. In Rechnung gestellt: Die Kosten waren auf einer Kundenrechnung enthalten.
3. Gesammelt: Die Rechnung, die die Kosten enthielt, wurde vom Kunden bezahlt.

Dieser Unterschied ist wichtig für den Cashflow und Projektrentabilität.

Fügen Sie abrechenbare Ausgaben klar zur Rechnung hinzu

Verwenden Sie eine separate Zeile oder einen separaten Ausgabenbereich mit einer nützlichen Beschreibung. Fügen Sie bei Bedarf Quittungen bei, vermeiden Sie jedoch die Offenlegung nicht relevanter interner Einkäufe oder sensibler Informationen. Die Beispiele für Beraterrechnungen eine klare Struktur anzeigen.

Erfasste und nicht erfasste Kosten berichten

Überprüfen:

• Gesamte Projektausgaben
• Abrechenbare im Vergleich zu nicht abrechenbaren Ausgaben
• Ausgaben warten auf Genehmigung
• Noch nicht in Rechnung gestellte Ausgaben
• In Rechnung gestellte Ausgaben, die noch nicht bezahlt wurden
• Aufschlag oder Umsatzverwaltung
• Auswirkung der Ausgaben auf die Projekt- und Kundenmarge

Workspace369 bietet Ausgabenverfolgung für Freiberufler und Kundenarbeitsteams indem Kosten neben Kunden, Projekten, Rechnungen, Zahlungen, Dateien und Berichten gehalten werden.