Microsoft 365 Rechnungsstellung: Vorlagen, Power Automate und wann Sie ein echtes System benötigen
Microsoft 365 Rechnungsstellung: Word- und Excel-Vorlagen, Outlook-Versand und Power Automate-Erinnerungen, wo Vorlagen fehlschlagen und wann Sie ein echtes System benötigen.
Von Simon Dziak, Gründer, Workspace369 · LinkedIn
Microsoft 365 deckt vieles für ein kleines Unternehmen ab – E-Mail, Dokumente, Tabellenkalkulationen, Besprechungen. Eines, das es nicht enthält, ist eine Rechnungs-App. Daher fakturieren die meisten Teams manuell: eine Word- oder Excel-Vorlage, als PDF gespeichert, aus Outlook gesendet.
Dieser Ansatz funktioniert – bis er es nicht mehr tut. Dieser Leitfaden behandelt, wie die Rechnungsstellung mit Microsoft 365 tatsächlich aussieht, wo der Vorlagenansatz versagt und wann die Rechnung benötigt wird ein echtes System darum.
Was ist enthalten?
Schnelle AntwortDie drei Arten, wie Leute mit Microsoft 365 Rechnungen erstellenOption 1: Der VorlagenansatzOption 2: Vorlage plus Power AutomateOption 3: Ein echtes RechnungssystemEndgültige Empfehlung
Schnelle Antwort
Microsoft 365 hat kein integriertes Rechnungs-ToolTeams fakturieren mit Word- oder Excel-Vorlagen, die aus Outlook gesendet werden, manchmal mit Power Automate-Flows für Erinnerungen. Diese Einrichtung bricht, wenn Rechnungen automatische Nummerierung, Online-Zahlungslinks, Zahlungspläne, geplante Erinnerungen und status pro Kunde benötigen – dann zahlt sich ein echtes Rechnungssystem in Tagen, nicht Monaten, aus.
Die drei Arten, wie Leute mit Microsoft 365 Rechnungen erstellen
| Ansatz | Am besten für | Wichtiger Kompromiss |
|---|---|---|
| Word/Excel-Vorlage + Outlook | Gelegentliche Rechnungen an wenige Kunden | Manuelle Nummerierung, kein Zahlungslink, keine Nachverfolgung |
| Vorlage + Power Automate | Teams, die Erinnerungsautomatisierung wünschen | Flows sind fehleranfällig in der Wartung, immer noch keine Zahlungslinks oder Status |
| Dedizierte Rechnungssoftware | Jeder, der regelmäßig Rechnungen stellt | Rechnungen verbunden mit Kunden, Arbeit und Nachverfolgung |
Option 1: Der Vorlagenansatz
Die Standardeinrichtung: eine Excel- oder Word-Datei mit Ihren Daten, Rechnungsnummer, Daten, Einzelposten, Summen und Zahlungsanweisungen. Als PDF exportieren, an eine Outlook-E-Mail anhängen, senden.
Es scheitert an vorhersehbaren Stellen. Rechnungsnummern werden doppelt vergeben, da nichts sie sequenziert. Kunden, die per Karte zahlen möchten, antworten mit der Frage, wie. Niemand weiß, welche der vierzig offenen Rechnungen noch unbezahlt ist, ohne eine Tabellenkalkulation zu öffnen. Und die Nachverfolgung – die Erinnerung, die Rechnungen tatsächlich bezahlt – hängt davon ab, dass Sie daran denken, sie zu senden.
Option 2: Vorlage plus Power Automate
Power Automate kann Erinnerungs-Flows hinzufügen: Rechnung senden, warten, erinnern, wenn unbezahlt. Es hilft, aber es fügt eine Wartungsebene hinzu, die die meisten kleinen Teams unterschätzen. Flows brechen, wenn jemand die Tabellenstruktur bearbeitet, und Sie haben immer noch keinen Zahlungslink, keine Zahlungspläne und keine Live-Statusansicht.
Option 3: Ein echtes Rechnungssystem
Ein echtes System behandelt die Rechnung als Teil einer Schleife, nicht als Dokument: der Kundenstammsatz enthält die Historie, das Angebot wird zur Rechnung, die Rechnung enthält einen Zahlungslink und Erinnerungen werden automatisch versendet. In Workspace369-Rechnungsstellung, diese Schleife umfasst auch Zahlungspläne für Anzahlungen und Restbeträge (ab Specialist), wiederkehrende Rechnungen für Honorare, ein Kundenportal, in dem die Rechnung neben den Dateien und dem Status liegt, und Berichte, die zeigen, was pro Kunde offen ist.
Für den Dokumententeil im Moment, die kostenloser Rechnungsgenerator erstellt eine druckfertige Rechnung im Browser, und die kostenlose Rechnungsvorlage lädt eine CSV herunter, die sich direkt in Excel oder Google Sheets öffnen lässt.
Endgültige Empfehlung
Nutzen Sie den Microsoft 365-Vorlagenansatz, solange das Rechnungsvolumen nur eine Handvoll pro Monat beträgt. Wenn Rechnungen zu einem wöchentlichen Rhythmus werden – oder wenn Sie Zahlungslinks, Pläne, Erinnerungen und Sichtbarkeit benötigen – verlagern Sie die Schleife in Rechnungs- und Projektmanagement-Software dafür gebaut, mit Plänen ab 29 $/Monat für einen Benutzer.
Kunden-Follow-up in einem Workspace durchführen.
CRM, Inbox, Voice, Rechnungen, Zahlungen, Projekte, Dateien, KI und Workflow-Automatisierungen – verbunden statt exportiert.
14-tägige kostenlose Testversion. Karte erforderlich. Nach der Testversion: ab 29 $/Monat. Verlängert sich automatisch jeden Monat, bis Sie kündigen. Jederzeit kündbar in Einstellungen → Abrechnung.