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Kurz gesagt
Eine Anzahlungsrechnung ist eine Rechnung für einen Teil der vereinbarten Gebühr, die nach Annahme des Angebots und vor Beginn der Arbeiten versendet wird. Sie sollte das Projekt, die vereinbarte Gesamtgebühr, den Anzahlungsprozentsatz und -betrag, das Fälligkeitsdatum, die Zahlungsmethode und einen Hinweis enthalten, dass die Anzahlung auf die Endrechnung angerechnet wird. Viele Freiberufler verlangen 25 % bis 50 %.
Was auf eine Anzahlungsrechnung gehört
Eine Anzahlungsrechnung enthält die gleichen Grundlagen wie jede Rechnung, plus einen klaren Link zur vollständigen Gebühr:
- Ihre Geschäftsdaten und die Rechnungsdaten des Kunden
- Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum
- Der Projektname und ein Verweis auf das angenommene Angebot oder den Vertrag
- Die vereinbarte Gesamtgebühr für das Projekt
- Die Anzahlungszeile: zum Beispiel „Anzahlung – 50 % der Projektgebühr von 6.000 $“
- Steuer, falls sie dort, wo Sie arbeiten, auf die Anzahlung anwendbar ist
- Das Fälligkeitsdatum, idealerweise vor dem Startdatum
- Zahlungsmethode: Ein Zahlungslink oder Bankdaten
- Ein Hinweis: „Diese Anzahlung wird auf die Endrechnung angerechnet“
Beispiel
Projekt: Markenidentität, vereinbarte Gebühr 6.000 $. Anzahlungsrechnung INV-041: „Anzahlung – 50 % der Projektgebühr von 6.000 $: 3.000 $. Fällig bei Erhalt; die Arbeit beginnt nach Zahlungseingang.“ Endrechnung INV-047: „Markenidentitätsprojekt: 6.000 $. Abzüglich geleisteter Anzahlung (INV-041): −3.000 $. Restbetrag fällig: 3.000 $.“
Wie viel Anzahlung soll ich verlangen?
Viele Freiberufler und kleine Studios verlangen vor Beginn 25 % bis 50 % eines Festpreisprojekts. Größere Projekte teilen die Gebühr oft stattdessen in eine Anzahlung und Meilensteinzahlungen auf. Was auch immer Sie wählen, legen Sie es zuerst im Angebot und Vertrag fest, damit die Anzahlungsrechnung keine Überraschung ist.
Anzahlung vs. Pauschalhonorar vs. Kaution
Eine Projektanzahlung ist ein Teil der im Voraus bezahlten Gebühr und wird auf der Endrechnung gutgeschrieben. Ein Pauschalhonorar ist eine wiederkehrende Gebühr für fortlaufenden Zugang oder Arbeit. Eine Kaution ist ein erstattungsfähiger Betrag, der für Schäden oder Verluste einbehalten wird und bei Vermietungen und Veranstaltungen üblich ist. Ob eine Anzahlung erstattungsfähig ist, hängt von Ihrem Vertrag und dem lokalen Recht ab, geben Sie dies daher klar an.
Bewahren Sie die Anzahlung mit dem Angebot und der Endrechnung auf
Der schnellste Weg ist Angebot, Vertrag, Anzahlung, Kick-off. In Workspace369 befinden sich das genehmigte Angebot, die Anzahlungsrechnung mit Zahlungslink und die Endrechnung in derselben Kundenakte, sodass Sie auf einen Blick sehen können, was bezahlt wurde und was noch aussteht.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine Anzahlungsrechnung dasselbe wie eine normale Rechnung?
Sie hat das gleiche Format und die gleichen Details, aber sie stellt nur einen Teil der vereinbarten Gebühr in Rechnung und gibt dies an. Geben Sie ihr eine eigene Rechnungsnummer und verweisen Sie auf der Endrechnung darauf, wenn Sie die Anzahlung gutschreiben.
Sollte ich mit der Arbeit beginnen, bevor die Anzahlung bezahlt ist?
Viele Freiberufler tun das nicht. Die Angabe „Die Arbeit beginnt nach Erhalt der Anzahlung“ im Angebot und auf der Rechnung schützt Ihre Zeit und legt das Startdatum klar fest.
Ist eine Anzahlung erstattungsfähig?
Das hängt davon ab, was Ihr Vertrag besagt und vom Recht dort, wo Sie tätig sind. Viele Verträge machen eine Anzahlung nicht erstattungsfähig, sobald die Arbeit begonnen hat, um die bereits aufgewendete Zeit abzudecken. Geben Sie im Vertrag klar an, was passiert, wenn das Projekt storniert wird.
Wie erfasse ich eine Anzahlung in meinen Büchern?
Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Buchhaltungsmethode. In vielen periodischen Abrechnungssystemen wird eine Anzahlung für noch nicht erbrachte Leistungen bis zur Lieferung als Verbindlichkeit (abgegrenzte Erträge) erfasst. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater.
