Πληρωθείτε
Τιμολόγιο vs απόδειξη: η διαφορά και πότε χρειάζεστε το καθένα.
Ένα τιμολόγιο ζητά πληρωμή· μια απόδειξη την επιβεβαιώνει. Ίδια μέρη, συχνά τα ίδια στοιχεία — αλλά ζουν σε αντίθετες πλευρές της συναλλαγής, και η σύγχυσή τους μπερδεύει πελάτες, λογιστές και τη φορολογική περίοδο.
Με λίγα λόγια
Ένα τιμολόγιο είναι αίτημα πληρωμής που εκδίδεται πριν ο πελάτης πληρώσει: παραθέτει τι παραδόθηκε, τι κοστίζει και πώς να πληρώσει. Μια απόδειξη είναι απόδειξη πληρωμής που εκδίδεται μετά: επιβεβαιώνει τι πληρώθηκε, πότε και πώς. Στέλνετε το τιμολόγιο όταν παραδίδονται οι εργασίες και την απόδειξη όταν φτάνουν τα χρήματα. Το λογισμικό τιμολόγησης εκδίδει και τα δύο από την ίδια εγγραφή, διατηρώντας τους αριθμούς, τα στοιχεία και την αναφορά πελάτη πανομοιότυπα σε κάθε ένα.
Η διαφορά σε έναν πίνακα
Ίδια συναλλαγή, αντίθετες πλευρές της:
- Τιμολόγιο — εκδίδεται πριν την πληρωμή· επίσημο αίτημα που παραθέτει στοιχεία, τιμές, σύνολα, όρους και πώς να πληρώσετε
- Απόδειξη — εκδίδεται μετά την πληρωμή· επιβεβαίωση που δείχνει το ποσό που πληρώθηκε, ημερομηνία, μέθοδο και το τιμολόγιο που διευθετεί
- Το τιμολόγιο απαντά «τι σου χρωστάω;» — η απόδειξη απαντά «τι πλήρωσα, και πότε;»
- Και τα δύο ανήκουν στην εγγραφή πελάτη: το τιμολόγιο ως το αίτημα, η απόδειξη ως η απόδειξη
Τι πρέπει να περιλαμβάνει κάθε έγγραφο
Μοιράζονται τα περισσότερα πεδία, με διαφορετική έμφαση:
- Τιμολόγιο — τα στοιχεία σας, στοιχεία πελάτη, αριθμός τιμολογίου, ημερομηνίες έκδοσης και λήξης, στοιχεία, φόροι, σύνολο, οδηγίες πληρωμής
- Απόδειξη — τα στοιχεία σας, στοιχεία πελάτη, ο αριθμός τιμολογίου που διευθετεί, ημερομηνία πληρωμής, ποσό που εισπράχθηκε, μέθοδος πληρωμής και τυχόν υπόλοιπο
- Και τα δύο — τα ίδια στοιχεία και σύνολα ώστε το χαρτί να συμφωνεί ακριβώς
Διατηρήστε τα συνδεδεμένα
Η απόδειξη πρέπει να αναφέρει το τιμολόγιο που διευθετεί — αυτό επιτρέπει στον πελάτη (ή τον λογιστή του) να αντιστοιχίσει την πληρωμή με το αίτημα χωρίς νήμα email. Στο Workspace369, οι αποδείξεις εκδίδονται αυτόματα από το πληρωμένο τιμολόγιο, έτσι η αναφορά, τα στοιχεία και τα ποσά ταιριάζουν πάντα.
Συχνές Ερωτήσεις
Συχνές ερωτήσεις
Είναι το τιμολόγιο απόδειξη;
Όχι. Ένα τιμολόγιο ζητά πληρωμή πριν συμβεί· μια απόδειξη επιβεβαιώνει την πληρωμή μετά. Φέρουν παρόμοιες πληροφορίες αλλά εξυπηρετούν αντίθετους σκοπούς στη συναλλαγή.
Πότε στέλνω απόδειξη;
Μετά την πληρωμή του πελάτη. Για πληρωμές με κάρτα online, στείλτε την αυτόματα κατά την επιβεβαίωση πληρωμής. Για τραπεζικά εμβάσματα ή επιταγές, εκδώστε την μόλις τα χρήματα εκκαθαριστούν.
Χρειάζομαι και τα δύο για φόρους;
Χρειάζεστε το τιμολόγιο για να δείξετε τι χρεώσατε και την απόδειξη ή την εγγραφή πληρωμής για να δείξετε τι εισπράξατε. Μαζί συμφωνούν τα βιβλία σας· οι ελλιπείς αποδείξεις είναι αυτές που κάνουν τη φορολογική περίοδο ένα έργο ανακατασκευής.
Έτοιμοι όποτε είστε
Δείτε πού ταιριάζει το Workspace369 στη ροή εργασίας σας με τους πελάτες.
Ξεκινήστε με τις ενότητες που χρειάζεστε σήμερα, στη συνέχεια ενεργοποιήστε το AI, τους αυτοματισμούς, τη λογιστική, τα αποθέματα, τα αιτήματα και τις αναφορές καθώς η λειτουργία αναπτύσσεται.
