Εκπαιδευτικό βίντεο 6 από 7
Δημιουργία και αποστολή τιμολογίου στο Workspace369, βήμα προς βήμα
Για να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο στο Workspace369, ανοίξτε τα Τιμολόγια στην ενότητα Οικονομικά και κάντε κλικ στο «Νέο τιμολόγιο». Δώστε του όνομα, επιλέξτε τον πελάτη και προσθέστε υπηρεσίες από τον κατάλογό σας· ο συντελεστής φόρου συμπληρώνεται από τις ρυθμίσεις σας και η ημερομηνία λήξης ακολουθεί τους προεπιλεγμένους όρους σας. Ανοίξτε την καρτέλα Πλάνο πληρωμών για να χωρίσετε το σύνολο σε δόσεις ή την καρτέλα Επανάληψη για να στέλνεται ένα νέο τιμολόγιο σε τακτική βάση. Κάντε κλικ στο «Αποστολή» για να το στείλετε με email ή γραπτό μήνυμα. Όταν μια πληρωμή γίνεται με άλλον τρόπο, καταχωρίστε την στην καρτέλα Πληρωμή, και το τιμολόγιο εμφανίζεται ως μερικώς πληρωμένο στη λίστα Τιμολόγια, με το υπόλοιπο να εκκρεμεί ακόμα.
Τι θα μάθετε
- Πώς να διαβάζετε τις καταστάσεις τιμολογίων: πληρωμένο, πρόχειρο, ληξιπρόθεσμο και μερικώς πληρωμένο
- Πώς να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο από τον κατάλογό σας, με τον συντελεστή φόρου και την ημερομηνία λήξης ήδη συμπληρωμένα
- Πώς να χωρίσετε ένα τιμολόγιο σε δόσεις και τι κάνει η καρτέλα Επανάληψη
- Πώς να στείλετε ένα τιμολόγιο με email ή γραπτό μήνυμα
- Πώς να καταχωρίσετε μια πληρωμή για μια δόση
- Πώς να δείτε τι εκκρεμεί ακόμα και να κατεβάσετε ή να εκτυπώσετε το PDF
Συχνές Ερωτήσεις
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να χωρίσω ένα τιμολόγιο σε δόσεις στο Workspace369;
Ναι. Ανοίξτε την καρτέλα Πλάνο πληρωμών του τιμολογίου και επιλέξτε «Δόσεις». Το σύνολο χωρίζεται σε ίσες πληρωμές, από προεπιλογή σε τρεις μηνιαίες, και μπορείτε να αλλάξετε πόσες πληρωμές θα είναι, πόσο συχνά λήγουν και πότε ξεκινούν. Το χρονοδιάγραμμα δείχνει κάθε ημερομηνία και ποσό.
Πώς καταχωρίζω μια πληρωμή που έγινε με τραπεζική μεταφορά ή μετρητά;
Ανοίξτε την καρτέλα Πληρωμή του τιμολογίου. Κάθε δόση έχει το δικό της κουμπί «Καταχώρηση πληρωμής». Επιλέξτε πώς πλήρωσε ο πελάτης, προσθέστε έναν αριθμό αναφοράς αν έχετε, και αποθηκεύστε την πληρωμή. Στη λίστα Τιμολόγια, το τιμολόγιο εμφανίζεται τότε ως μερικώς πληρωμένο, με το υπόλοιπο να εκκρεμεί ακόμα.
Μπορούν οι πελάτες να πληρώσουν ηλεκτρονικά ένα τιμολόγιο του Workspace369;
Ναι, αν έχετε συνδέσει το Stripe. Κάθε δόση έχει τον δικό της σύνδεσμο πληρωμής, ώστε ο πελάτης σας να μπορεί να πληρώσει ηλεκτρονικά με κάρτα.
Μπορώ να στείλω ένα τιμολόγιο με γραπτό μήνυμα;
Ναι. Κάντε κλικ στο «Αποστολή» και επιλέξτε αν θα το στείλετε με email ή γραπτό μήνυμα. Το email είναι ήδη γραμμένο για εσάς, με το PDF του τιμολογίου συνημμένο.
Μπορώ να ρυθμίσω ένα επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο;
Ναι. Για πελάτες που τιμολογείτε σε τακτική βάση, η καρτέλα Επανάληψη του τιμολογίου στέλνει μόνη της ένα νέο τιμολόγιο σε κάθε ημερομηνία.
Πλήρης απομαγνητοφώνηση
Καλώς ήρθατε ξανά. Σε αυτό το βίντεο, θα εμβαθύνουμε στα τιμολόγια: θα δημιουργήσουμε ένα από το μηδέν, θα ορίσουμε τις ημερομηνίες του, θα το χωρίσουμε σε πλάνο πληρωμών, θα το στείλουμε και θα παρακολουθούμε τις πληρωμές καθώς έρχονται.
Ανοίξτε τα Τιμολόγια, στην ενότητα Οικονομικά. Κάθε τιμολόγιο δείχνει σε ποια κατάσταση βρίσκεται: πληρωμένο, πρόχειρο, ληξιπρόθεσμο ή μερικώς πληρωμένο, μαζί με το ποσό που εκκρεμεί ακόμα. Κάντε κλικ στο «Νέο τιμολόγιο».
Δώστε του ένα όνομα και επιλέξτε τον πελάτη. Αυτό είναι για τον Drew, στη Walsh Logistics. Το email και το τηλέφωνο του Drew συμπληρώνονται αυτόματα, ώστε το τιμολόγιο να μπορεί να σταλεί με email ή γραπτό μήνυμα. Κάντε κλικ στο «Προσθήκη νέου στοιχείου». Επιλέξτε μια υπηρεσία από τον κατάλογό σας ή περάστε στο «Εφάπαξ» για μια χρέωση που υπάρχει μόνο σε αυτό το τιμολόγιο. Ορίστε την ποσότητα στο δώδεκα και προσθέστε τη. Ο συντελεστής φόρου συμπληρώνεται από τις ρυθμίσεις σας και το σύνολο ενημερώνεται καθώς προχωράτε. Στις Ημερομηνίες τιμολογίου, η ημερομηνία λήξης ακολουθεί τους προεπιλεγμένους όρους σας: τριάντα ημέρες από σήμερα. Μπορείτε να αλλάξετε οποιαδήποτε από τις δύο ημερομηνίες εδώ.
Για μια μεγαλύτερη δουλειά, ανοίξτε την καρτέλα Πλάνο πληρωμών και επιλέξτε «Δόσεις». Το σύνολο χωρίζεται σε τρεις μηνιαίες πληρωμές. Μπορείτε να αλλάξετε πόσες πληρωμές θα είναι, πόσο συχνά λήγουν και πότε ξεκινούν. Το χρονοδιάγραμμα δείχνει κάθε ημερομηνία και ποσό, ώστε ο Drew να ξέρει ακριβώς τι οφείλει και πότε. Και για πελάτες που τιμολογείτε σε τακτική βάση, η καρτέλα Επανάληψη στέλνει μόνη της ένα νέο τιμολόγιο σε κάθε ημερομηνία.
Όταν είναι έτοιμο, κάντε κλικ στο «Αποστολή». Μπορείτε να το στείλετε με email ή γραπτό μήνυμα. Το email είναι ήδη γραμμένο για εσάς, με το PDF συνημμένο. Κάντε κλικ στο «Αποστολή email» και το τιμολόγιο φεύγει αμέσως.
Όταν μια πληρωμή γίνεται με άλλον τρόπο, όπως με τραπεζική μεταφορά, προσθέστε τη μόνοι σας. Ανοίξτε την καρτέλα Πληρωμή. Κάθε δόση έχει το δικό της κουμπί «Καταχώρηση πληρωμής». Και, αν έχετε συνδέσει το Stripe, τον δικό της σύνδεσμο πληρωμής, ώστε ο Drew να μπορεί να πληρώσει ηλεκτρονικά, με κάρτα. Επιλέξτε πώς πλήρωσε ο Drew, προσθέστε τον αριθμό αναφοράς και αποθηκεύστε την πληρωμή.
Πίσω στη λίστα Τιμολόγια, εμφανίζεται πλέον ως μερικώς πληρωμένο: η πρώτη πληρωμή έχει γίνει και το υπόλοιπο εκκρεμεί ακόμα. Για να κατεβάσετε ή να εκτυπώσετε το PDF, ανοίξτε το μενού δίπλα σε ένα τιμολόγιο και επιλέξτε «PDF τιμολογίου». Αυτά ήταν τα τιμολόγια σε βάθος. Στο επόμενο βίντεο, θα ρυθμίσουμε αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμής.
Περισσότερα μαθήματα
Έτοιμοι όποτε είστε
Δείτε πού ταιριάζει το Workspace369 στη ροή εργασίας σας με τους πελάτες.
Ξεκινήστε με τις ενότητες που χρειάζεστε σήμερα, στη συνέχεια ενεργοποιήστε το AI, τους αυτοματισμούς, τη λογιστική, τα αποθέματα, τα αιτήματα και τις αναφορές καθώς η λειτουργία αναπτύσσεται.
