Seguimiento de gastos facturables para trabajo con clientes
Aprenda a capturar, aprobar, documentar, facturar e informar gastos de clientes facturables sin perder recibos, contexto del proyecto o rentabilidad.
¿Qué incluye?
Definir la política de gastos antes de que comience el trabajoCapturar un registro completo de gastosSeparar tres estados diferentesAgregue gastos facturables a la factura claramenteInformar sobre costos recuperados y no recuperadosEl seguimiento de gastos facturables es el proceso de preservar un costo relacionado con el cliente desde el momento en que se incurre hasta la aprobación, facturación, pago y la generación de informes de rentabilidad. Un recibo en una carpeta no es suficiente. El gasto debe permanecer conectado al cliente, proyecto, acuerdo y factura. El flujo de trabajo de seguimiento de gastos para autónomos muestra cómo se ve esa conexión dentro de un espacio de trabajo activo.
Definir la política de gastos antes de que comience el trabajo
La propuesta o el contrato deben explicar:
- ¿Qué categorías de gastos son reembolsables?
- Si se requiere la aprobación del cliente antes de la compra
- Cualquier umbral de gasto
- Si se requieren recibos
- Si los costos se traspasan al costo o se marcan
- Cómo se manejan los impuestos, la conversión de divisas y las comisiones de tarjetas
- Cuándo se facturarán los gastos
Capturar un registro completo de gastos
Registre cada gasto con suficiente contexto para que otra persona pueda verificarlo:
| Campo | Por qué importa |
|---|---|
| Cliente y proyecto | Identifica quién se benefició del costo |
| Vendedor y fecha | Soporta verificación e informes |
| Monto y moneda | Conserva la transacción original |
| Categoría | Separa viajes, software, productos, contratistas y otros costos |
| Recibo o documento | Proporciona evidencia para el cliente y los libros |
| Aprobación | Muestra que el costo siguió el acuerdo |
| Estado facturable | Distingue el costo recuperable por el cliente de los gastos generales |
| Referencia de factura | Confirma que el costo fue realmente facturado |
| Estado de pago | Confirma si el cliente lo reembolsó |
Separar tres estados diferentes
Los equipos mezclan comúnmente gastos incurridos, facturados y cobrados. Mantenlos distintos:
- Incurrido: la empresa pagó o se comprometió con el costo.
- Facturado: el costo se incluyó en una factura de cliente.
- Recopilado: el cliente pagó la factura que contenía el costo.
Esa distinción importa para el flujo de caja y rentabilidad del proyecto.
Agregue gastos facturables a la factura claramente
Utilice un elemento de línea separado o una sección de gastos con una descripción útil. Adjunte recibos cuando sea necesario, pero evite exponer compras internas no relacionadas o información confidencial. El ejemplos de facturas de consultores mostrar una estructura limpia.
Informar sobre costos recuperados y no recuperados
Revisión:
- Gastos totales del proyecto
- Gastos facturables versus no facturables
- Gastos pendientes de aprobación
- Gastos aún no facturados
- Gastos facturados aún no pagados
- Margen o ingresos de gestión
- Efecto del gasto en el margen del proyecto y del cliente
Workspace369 proporciona seguimiento de gastos para autónomos y equipos de trabajo de clientes manteniendo los costos junto a los clientes, proyectos, facturas, pagos, archivos e informes.
Ponlo en práctica
Gestiona el seguimiento de clientes en un solo espacio de trabajo.
CRM, bandeja de entrada, voz, facturación, pagos, proyectos, archivos, IA y automatizaciones de flujos de trabajo — conectados en lugar de exportados.