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En resumen
Un cuestionario de incorporación de clientes es un formulario corto que un nuevo cliente completa después de firmar, antes de que comience el trabajo. Debe cubrir detalles de contacto y facturación, el objetivo del proyecto en palabras del cliente, el alcance y los plazos, la marca y los materiales existentes, el acceso a herramientas y cuentas, cómo funcionan las decisiones y aprobaciones, y cómo el cliente prefiere comunicarse. Mantenlo entre 15 y 30 preguntas y solo pregunta lo que usarás.
Contacto, facturación y responsables de la toma de decisiones
Comience con los detalles que necesita para enviar facturas y llegar a la persona adecuada:
- ¿Quién es el contacto principal y cuál es el mejor correo electrónico y número de teléfono?
- ¿Quién tiene la decisión final sobre el trabajo, si es que es otra persona?
- ¿Quién recibe las facturas y qué nombre de facturación, dirección y datos fiscales deben aparecer en ellas?
- ¿Necesita un número de orden de compra en las facturas?
- ¿En qué zona horaria te encuentras y cuándo sueles estar disponible?
- ¿Cuál es su sitio web y qué perfiles sociales debemos conocer?
Objetivos y éxito
Pregunte por el objetivo en palabras del propio cliente. Sus respuestas se convierten en el brief y, más tarde, en el estudio de caso:
- ¿Cuál es el objetivo principal de este proyecto?
- ¿Por qué es importante ahora?
- ¿Cómo sabrá que el proyecto fue un éxito?
- ¿Quién es la audiencia o el cliente para el que se realiza este trabajo?
- ¿Qué competidores o ejemplos te gustan y por qué?
- ¿Ha intentado algo antes que no funcionó?
Alcance, tiempo y presupuesto
Confirme los límites que se acordaron en la propuesta para que nada se asuma:
- ¿Qué entregables esperas y en qué formato?
- ¿Hay fechas fijas, lanzamientos o eventos que debamos tener en cuenta?
- ¿Hay algo que considere fuera del alcance de este proyecto?
- ¿Quién más (personal, otros autónomos, agencias) está involucrado y cómo debemos trabajar con ellos?
Marca, contenido y materiales existentes
Recopile archivos ahora en lugar de solicitarlos uno por uno:
- Por favor, comparta sus archivos de logotipo, colores de marca, fuentes y pautas de marca
- Por favor, comparta el contenido, fotos, videos o documentos existentes que debamos usar
- ¿Hay palabras, estilos o temas que debamos evitar?
- ¿Quién suministrará el contenido nuevo y para cuándo?
Acceso a herramientas y cuentas
Solicite acceso a través de invitaciones o roles compartidos en lugar de contraseñas enviadas por correo electrónico:
- ¿Qué herramientas y cuentas necesitaremos (sitio web, hosting, dominio, analíticas, redes sociales, anuncios, plataforma de correo electrónico)?
- ¿Quién puede invitarnos o concedernos acceso a cada una?
- ¿Hay reglas de seguridad o cumplimiento que debamos seguir?
- ¿A quién debemos contactar si el acceso deja de funcionar o algo se rompe?
Comunicación y aprobaciones
Acuerde cómo trabajarán juntos antes de la primera fecha límite:
- ¿Cómo prefiere comunicarse: correo electrónico, portal del cliente, llamadas o mensajes?
- ¿Con qué frecuencia desea recibir actualizaciones?
- ¿A quién más se debe copiar en las actualizaciones del proyecto?
- ¿Cuántas personas revisan cada borrador y cuánto tiempo necesita para dar su opinión?
- ¿Cómo debemos manejar las solicitudes de cambios fuera del alcance acordado?
- ¿Hay algo más que debamos saber antes de empezar?
Envíelo una vez y guarde las respuestas en el registro del cliente
Envíe el cuestionario inmediatamente después de firmar el contrato y pagar el depósito, mientras el cliente está más comprometido, y pida que lo devuelvan en unos días. En Workspace369, las respuestas del formulario de admisión se guardan en el registro del cliente y los archivos se pueden compartir en el portal del cliente, por lo que el proyecto, el portal del cliente y las facturas posteriores comienzan con la misma información en lugar de un hilo de correo electrónico.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un formulario de captación de clientes y un cuestionario de incorporación?
Un formulario de admisión generalmente viene antes de la propuesta y recopila lo suficiente para definir el alcance y el precio del trabajo. Un cuestionario de incorporación viene después de que el cliente firma y recopila lo que necesita para comenzar: archivos, acceso, contactos y reglas de aprobación. Muchos freelancers usan un formulario de admisión corto primero y un cuestionario más completo después.
¿Cuántas preguntas debe tener un cuestionario de incorporación de clientes?
Por lo general, de 15 a 30. Pregunte solo lo que usará. Un formulario largo completado descuidadamente es peor que uno corto respondido bien, así que elimine cualquier pregunta cuya respuesta no cambie la forma en que realiza el trabajo.
¿Cuándo debo enviar el cuestionario de incorporación?
Justo después de que se firme el contrato y se pague el depósito, con una fecha clara para devolverlo. Vincule su fecha de inicio a la recepción de las respuestas para que el cronograma siga siendo realista.
¿Deben los clientes enviar contraseñas en el cuestionario?
No. Pida a los clientes que lo inviten como usuario o que le den un rol en cada herramienta en su lugar. Eso es más seguro para ellos, y el acceso se puede eliminar cuando el proyecto finaliza.
