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En resumen
Una factura de depósito es una factura por una parte inicial de la tarifa acordada, enviada después de que el cliente acepta la propuesta y antes de que comience el trabajo. Debe mostrar el proyecto, la tarifa total acordada, el porcentaje y el monto del depósito, la fecha de vencimiento, cómo pagar y una nota de que el depósito se acreditará contra la factura final. Muchos autónomos solicitan entre el 25% y el 50%.
Qué incluir en una factura de depósito
Una factura de depósito tiene los mismos elementos básicos que cualquier factura, además de un enlace claro a la tarifa completa:
- Tus datos comerciales y los datos de facturación del cliente
- Un número de factura único y la fecha de emisión
- El nombre del proyecto y una referencia a la propuesta o contrato aceptado
- La tarifa total acordada para el proyecto
- La línea del depósito: por ejemplo "Depósito — 50% de la tarifa del proyecto de $6,000"
- Impuestos, si aplican al depósito donde trabajas
- La fecha de vencimiento, idealmente antes de la fecha de inicio
- Cómo pagar: un enlace de pago o detalles bancarios
- Una nota: "Este depósito se acreditará contra la factura final"
Ejemplo
Proyecto: identidad de marca, tarifa acordada $6,000. Factura de depósito INV-041: "Depósito — 50% de la tarifa del proyecto de $6,000: $3,000. Vence a la recepción; el trabajo comienza cuando se recibe el pago." Factura final INV-047: "Proyecto de identidad de marca: $6,000. Menos depósito pagado (INV-041): −$3,000. Saldo pendiente: $3,000."
¿Cuánto depósito solicitar?
Muchos autónomos y pequeños estudios piden entre el 25% y el 50% de un proyecto de tarifa fija antes de empezar. Los proyectos más grandes a menudo dividen la tarifa en un depósito y pagos por hitos. Elijas lo que elijas, ponlo primero en la propuesta y el contrato, para que la factura de depósito no sea una sorpresa.
Depósito vs. anticipo vs. depósito de seguridad
Un depósito de proyecto es parte de la tarifa pagada por adelantado y se acredita en la factura final. Un anticipo (retainer) es una tarifa recurrente por acceso o trabajo continuo. Un depósito de seguridad es una cantidad reembolsable retenida contra daños o pérdidas, común en alquileres y eventos. Si un depósito es reembolsable depende de tu contrato y la ley local, así que indícalo claramente.
Mantén el depósito con la propuesta y la factura final
El camino más rápido es propuesta, contrato, depósito, inicio. En Workspace369, la propuesta aprobada, la factura de depósito con su enlace de pago y la factura final se encuentran en el mismo registro de cliente, para que puedas ver de un vistazo lo que se ha pagado y lo que aún está pendiente.
Preguntas frecuentes
¿Es una factura de depósito lo mismo que una factura normal?
Tiene el mismo formato y detalles, pero factura solo una parte de la tarifa acordada y lo indica. Dale su propio número de factura y refiérete a ella en la factura final cuando acredites el depósito.
¿Debo comenzar el trabajo antes de que se pague el depósito?
Muchos autónomos no lo hacen. Decir "el trabajo comienza cuando se recibe el depósito" en la propuesta y en la factura protege tu tiempo y establece claramente la fecha de inicio.
¿Es reembolsable un depósito?
Depende de lo que diga tu contrato y de la ley donde trabajes. Muchos contratos hacen que un depósito no sea reembolsable una vez que el trabajo ha comenzado, para cubrir el tiempo ya invertido. Indica claramente en el contrato qué sucede si se cancela el proyecto.
¿Cómo registro un depósito en mis cuentas?
Las reglas difieren según el país y el método contable. En muchos sistemas de devengo, un depósito por trabajo aún no realizado se registra como un pasivo (ingresos diferidos) hasta que entregas. Consulta con tu contable.
