Videotutorial 6 de 7
Cómo crear y enviar una factura en Workspace369, paso a paso
Para crear una factura en Workspace369, abre Facturas en Finanzas y haz clic en Nueva factura. Ponle un nombre, elige al cliente y agrega servicios de tu catálogo; tu tasa de impuesto se completa desde tu configuración y la fecha de vencimiento sigue tus condiciones predeterminadas. Abre la pestaña Plan de pago para dividir el total en cuotas, o la pestaña Repetir para enviar una nueva factura de forma periódica. Haz clic en Enviar para mandarla por correo o mensaje de texto. Cuando un pago llega por otra vía, regístralo en la pestaña Pago, y la factura aparecerá como parcial en tu lista de Facturas, con el resto aún pendiente.
Lo que aprenderás
- Cómo leer los estados de las facturas: pagada, borrador, vencida y parcial
- Cómo crear una factura desde tu catálogo, con tu tasa de impuesto y la fecha de vencimiento ya completadas
- Cómo dividir una factura en cuotas y qué hace la pestaña Repetir
- Cómo enviar una factura por correo o mensaje de texto
- Cómo registrar el pago de una cuota
- Cómo ver lo que sigue pendiente y descargar o imprimir el PDF
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Puedo dividir una factura en cuotas en Workspace369?
Sí. Abre la pestaña Plan de pago de la factura y elige Cuotas. Divide el total en pagos iguales, tres pagos mensuales de forma predeterminada, y puedes cambiar cuántos pagos hay, cada cuánto vencen y cuándo empiezan. El calendario muestra cada fecha y monto.
¿Cómo registro un pago que llegó por transferencia bancaria o en efectivo?
Abre la pestaña Pago de la factura. Cada cuota tiene su propio botón Registrar pago. Elige cómo pagó el cliente, agrega un número de referencia si lo tienes y guarda el pago. En tu lista de Facturas, la factura aparecerá entonces como parcial, con el resto aún pendiente.
¿Los clientes pueden pagar en línea una factura de Workspace369?
Sí, si conectaste Stripe. Cada cuota tiene su propio enlace de pago, para que tu cliente pueda pagar en línea con tarjeta.
¿Puedo enviar una factura por mensaje de texto?
Sí. Haz clic en Enviar y elige enviarla por correo o mensaje de texto. El correo ya viene redactado, con el PDF de la factura adjunto.
¿Puedo configurar una factura recurrente?
Sí. Para los clientes a los que facturas de forma periódica, la pestaña Repetir de la factura envía una nueva factura en cada fecha, por sí sola.
Transcripción completa
Hola de nuevo. En este video, profundizaremos en las facturas: crear una desde cero, definir sus fechas, dividirla en un plan de pago, enviarla y llevar el control de los pagos a medida que llegan.
Abre Facturas, en Finanzas. Cada factura muestra en qué estado está: pagada, borrador, vencida o parcial, y cuánto queda pendiente. Haz clic en Nueva factura.
Ponle un nombre y elige al cliente. Esta es para Drew, de Walsh Logistics. El correo y el teléfono de Drew se completan solos, para que la factura pueda salir por correo o mensaje de texto. Haz clic en Agregar nuevo artículo. Elige un servicio de tu catálogo o cambia a Puntual, para un cargo que solo va en esta factura. Define la cantidad en doce y agrégalo. Tu tasa de impuesto se completa desde tu configuración, y el total se actualiza sobre la marcha. En Fechas de factura, la fecha de vencimiento sigue tus condiciones predeterminadas: treinta días a partir de hoy. Aquí puedes cambiar cualquiera de las dos fechas.
Para un trabajo más grande, abre la pestaña Plan de pago y elige Cuotas. Divide el total en tres pagos mensuales. Puedes cambiar cuántos pagos hay, cada cuánto vencen y cuándo empiezan. El calendario muestra cada fecha y monto, para que Drew sepa exactamente qué vence y cuándo. Y para los clientes a los que facturas de forma periódica, la pestaña Repetir envía una nueva factura en cada fecha, por sí sola.
Cuando esté lista, haz clic en Enviar. Puedes enviarla por correo o mensaje de texto. El correo ya viene redactado, con el PDF adjunto. Haz clic en Enviar correo, y ya va en camino.
Cuando un pago llega por otra vía, como una transferencia bancaria, agrégalo tú. Abre la pestaña Pago. Cada cuota tiene su propio botón Registrar pago. Y, si conectaste Stripe, su propio enlace de pago, para que Drew pueda pagar en línea, con tarjeta. Elige cómo pagó Drew, agrega el número de referencia y guarda el pago.
De vuelta en tu lista de Facturas, ahora aparece como parcial: el primer pago ya entró y el resto sigue pendiente. Para descargar o imprimir el PDF, abre el menú junto a una factura y elige PDF de factura. Y ese fue nuestro repaso a fondo de las facturas. En el próximo video, configuraremos recordatorios de pago automáticos.
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