Számlázható költségkövetés ügyfélmunkához
Tudja meg, hogyan rögzíthet, hagyhat jóvá, dokumentálhat, számlázhat és jelenthet számlázható ügyfélköltségeket anélkül, hogy nyugtákat, projektkontextust vagy nyereséget veszítene.
Szerző: Simon Dziak, Alapító, Workspace369 · LinkedIn
A kiszámlázható költségek nyomon követése az az eljárás, amely megőrzi az ügyfélhez kapcsolódó költséget attól a pillanattól kezdve, hogy felmerül, a jóváhagyáson, számlázáson, fizetésen és nyereségességi jelentésen keresztül. Egy nyugta egy mappában nem elegendő. A költségnek kapcsolódnia kell az ügyfélhez, projekthez, megállapodáshoz és számlához. A freelancer költségkövetési munkafolyamat mutatja, hogyan néz ki az az összekapcsolás egy élő workspace-en belül.
Mit tartalmaz?
Határozza meg a költségpolitikát a munka megkezdése előttRögzítsen egy teljes költségrekordotKülön három különböző állapotAdjon hozzá számlázható költségeket a számlához egyértelműenJelentés a visszanyert és vissza nem nyert költségekről
Határozza meg a költségpolitikát a munka megkezdése előtt
Az ajánlatnak vagy szerződésnek magyaráznia kell:
- Mely költségkategóriák téríthetők vissza
- Függetlenül attól, hogy az ügyfél jóváhagyása szükséges-e a vásárlás előtt
- Bármilyen kiadási küszöbérték
- Függetlenül attól, hogy szükségesek-e a nyugták
- Függetlenül attól, hogy a költségeket költségenként továbbítják-e, vagy felárazzák-e
- Hogyan kezelik az adókat és a pénznemváltást
- Mikor lesznek a költségek kiszámlázva
Rögzítsen egy teljes költségrekordot
Rögzítsen minden kiadást elegendő kontextussal ahhoz, hogy valaki más ellenőrizhesse:
| Mező | Miért számít |
|---|---|
| Ügyfél és projekt | Azonosítja, ki profitált a költségből |
| Beszállító és dátum | Támogatja az ellenőrzést és a jelentéskészítést |
| Összeg és pénznem | Megőrzi az eredeti tranzakciót |
| Kategória | Különválasztja az utazási, szoftver-, termék-, alvállalkozói és egyéb költségeket |
| Nyugta vagy dokumentum | Bizonyítékot szolgáltat az ügyfél és a könyvek számára |
| Jóváhagyás | Megmutatja a költséget a megállapodás szerint |
| Számlázható státusz | Megkülönbözteti az ügyféltől visszanyerhető költséget a rezsiköltségtől |
| Számla referencia | Megerősíti, hogy a költséget ténylegesen kiszámlázták |
| Fizetési státusz | Megerősíti, hogy az ügyfél visszatérítette-e |
Külön három különböző állapot
A csapatok gyakran összekeverik a felmerült, kiszámlázott és beszedett költségeket. Tartsa őket külön:
- Felmerült: a vállalkozás kifizette vagy elkötelezte magát a költség mellett.
- Számlázva: a költséget egy ügyfélszámlán szerepeltették.
- Összegyűjtve: az ügyfél kifizette a költséget tartalmazó számlát.
Ez a megkülönböztetés számít a pénzforgalom szempontjából és projekt jövedelmezőség.
Adjon hozzá számlázható költségeket a számlához egyértelműen
Használjon külön tételt vagy költség szakaszt hasznos leírással. Csatoljon nyugtákat, ha szükséges, de kerülje a nem kapcsolódó belső vásárlások vagy érzékeny információk közzétételét. A tanácsadói számla példák mutasson egy tiszta struktúrát.
Jelentés a visszanyert és vissza nem nyert költségekről
Felülvizsgálat:
- Teljes projektköltségek
- Számlázható és nem-számlázható költségek
- Jóváhagyásra váró kiadások
- Még ki nem számlázott kiadások
- Számlázott, de még nem fizetett költségek
- Felár vagy bevétel kezelése
- Költség hatása a projekt és az ügyfél nyereségességére
Workspace369 biztosít költségkövetés szabadúszók és ügyfél-munka csapatok számára minden költség és nyugta összekapcsolásával a projekthez, ahol az a projekt és az ügyfél nyereségességébe számít bele. A kiadások nem jelölhetők számlázhatónak vagy nem adhatók hozzá a számlákhoz, ezért a továbbított költséget külön számlasorként számlázza. Költségkövetés és a nyugtafogadás a Specialist csomagon kezdődik (149 USD havonta, 10 felhasználó); a árjegyzék oldal listázza az egyes csomagokat.
Ügyfél-utánkövetés egy helyen.
CRM, beérkező levelek, hangposta, számlázás, fizetések, projektek, fájlok, AI és munkafolyamat-automatizálás — összekapcsolva, nem exportálva.
14 napos ingyenes próbaverzió. Kártya szükséges. A próbaidőszak után: 29 $/hótól. Automatikusan megújul minden hónapban, amíg le nem mondod. Bármikor lemondható a Beállítások → Számlázás menüpontban.