Tanácsadói számla példák és számlázási útmutató

Egy jó tanácsadói számla azonnal megválaszol három kérdést: milyen munkát fedezett, mennyi az esedékes összeg, és mikor és hogyan kell az ügyfélnek fizetnie. A dokumentumnak könnyen jóváhagyhatónak kell lennie a vevő, a projektvezető és a fizetési osztály számára anélkül, hogy az ajánlatban kellene keresgélni, vagy megkérni a tanácsadót, hogy magyarázza el a teljes összeget.

Az alábbi példák struktúrák, nem jogi vagy adótanácsadás. A követelmények helytől, iparágtól és szerződéstől függően változnak, ezért erősítse meg a helyi kötelezettségeket egy képzett szakemberrel. A dokumentum mögötti teljes folyamathoz — mikor küldje el, mit csatoljon, hogyan kövesse nyomon — lásd hogyan kell számlázni tanácsadói szolgáltatásokért.

Tanácsadói számla alapjai

Minden számlának tartalmaznia kell:

• Az Ön jogi üzleti neve, címe és elérhetőségei
• Az ügyfél számlázási neve és címe
• Egyedi számla sorszám
• Kibocsátás dátuma és fizetési esedékesség dátuma
• Az elkötelezettség, projekt, vásárlási rendelés vagy szerződés referencia
• Világos tételek mennyiséggel, árral és összeggel, ahol releváns
• Jóváhagyott költségek, kedvezmények, adók és jóváírások
• Összesen fizetendő és pénznem
• Fizetési módok és utasítások
• Késedelmi díj vagy kamat nyelvezet csak akkor, ha azt a megállapodás és az alkalmazandó jogszabályok támogatják

1. példa: fix díjas tanácsadási számla

Használjon fix díjas számlát, ha a hatókört és az árat a teljesítés előtt megbeszélték.

A legerősebb leírás hivatkozik az ajánlatra vagy a szolgáltatási szerződésre, és azonosítja, hogy mi lett teljesítve. Kerülje a belső feladat részleteinek hozzáadását, amelyeket az ügyfél soha nem volt hajlandó áttekinteni.

2. példa: óradíjas tanácsadási számla

Használjon óradíjas számlát, ha az erőfeszítés változó, és a megállapodás meghatározza az óradíjat.

Csoportosítsa az időt értelmes munkafolyamat vagy teljesítendő szerint. A nyers időbejegyzések listája nehezebben hagyható jóvá, mint egy tömör összefoglaló csatolt részletes jelentéssel.

3. példa: havi megbízási díj számla

Az átalánydíjaknak meg kell határozniuk, hogy melyik időszakot és kapacitást fedez a fizetés.

Tartsa a megbízási feltételeket közel a tanácsadói megbízási rekord hogy a csapat láthassa a használatot, a túllépéseket, a döntéseket, a számlákat és a fizetési állapotot együtt.

4. példa: mérföldkő számla

A földmérő pont alapú számlázás akkor működik, ha a fizetés meghatározott szakaszokhoz kötődik.

Adja meg a mérföldkövet és az elfogadás igazolását. Ne használjon mérföldkő kifejezést, ha a mögöttes szerződés ténylegesen időben vagy naptári dátumok alapján számláz.

5. példa: visszatérítendő költségekkel járó számla

Különítse el a professzionális díjakat a jóváhagyott költségátalányoktól.

Használjon egy következetes számlázható-költségkövetési munkafolyamat így a nyugták és a jóváhagyási kontextus nem tűnnek el a számlázás előtt.

Fizetési feltételek, amelyek csökkentik a kétértelműséget

A fizetési határidőnek egyértelműnek kell lennie. A Net 15, Net 30, fizetés beérkezéskor, mérföldkő fizetés, és az ismétlődő megbízási feltételek mind más pénzforgalmi elvárásokat teremtenek. Határozza meg őket először a megállapodásban, majd ismételje meg őket egyértelműen a számlán. Lásd a teljes szabadúszó számla fizetési feltételek útmutató.

Tartsa a számlát összekapcsolva a megbízással

Egy számlát könnyebb jóváhagyni, ha a rendszer meg tudja mutatni az ajánlatot, a hatókört, a projektet, az időt, a költségeket, a fájlokat, a kommunikációt és a fizetési előzményeket mögötte. A Workspace369 összekapcsolja ezeket a rekordokat a(z) tanácsadói számlázási szoftver ahelyett, hogy a számlát egy elszigetelt PDF-ként kezelnénk.