Ügyfél onboarding automatizálás: mit kell automatizálni egy javaslat elfogadása után (2026)

Gyors válasz

Készíts három munkafolyamatot: egyet az ajánlat elfogadásához, egyet a szerződés aláírásához, egyet a fizetés beérkezéséhez. Mindegyik rövid, személyes e-mailt küld, létrehoz egy feladatot neked, és előre lépteti az ügyfelet egy szakaszban. Add hozzá az első számlát, ahol illeszkedik. Egyszer építed meg őket, és minden alkalommal futnak, amikor a trigger megtörténik. Bármi, ami ítéletet igényel, mint például az induló megbeszélés vagy a kreatív brief, marad a saját feladatlistádon.

Mi érdemes automatizálni

Használjon egyszerű tesztet: ugyanazt az üzenetet írná és ugyanazt a kattintást végezné minden alkalommal? Ha igen, automatizálja.

A három fontos kiváltó ok

A Workspace369 munkafolyamatok az ügyfélrekord eseményein alapulhatnak. A bevezetéshez három alapvető fontosságú:

1. Ajánlat elfogadva. Az ügyfél igent mondott. Ez a leggyorsabb esélye elismerni.
2. Szerződés elkészült. Minden aláíró befejezte. Biztonságos megerősíteni a kezdési folyamatot.
3. Fizetés beérkezett. A foglaló vagy a számla kiegyenlítve. Biztonságos a kezdő dátum tartása.

Egy negyedik, foglalás létrehozva, akkor releváns, ha foglalási oldalt használsz egyeztetési vagy bevezetési hívásokhoz.

Egy beépített lépés, amit tudni kell: ha egy ajánlathoz szerződés tartozik, a szerződés automatikusan elküldésre kerül az elfogadáskor. Ezt nem neked kell létrehoznod munkafolyamatként, és ez egy kézi lépést takarít meg.

Az elérhető műveletek

Egy munkafolyamaton belül lépéseket láncolhat. Az onboarding szempontjából fontosak:

• Küldj egy e-mail (minden csomag).
• Küldj egy SMS (Voyager és magasabb).
• Feladat létrehozása, rád vagy egy csapattársadra bízva.
• Küldj egy belső értesítés.
• Csapattárs hozzárendelése az ügyfélnek.
• Ügyfél szakaszának áthelyezése, például az Érdeklődőből Aktívba.
• Állíts be egy mezőt vagy címke hozzáadása, mint például az "onboarding".
• Javaslat átalakítása számlává és küldj egy számlát.
• Küldj egy szerződést és emlékeztet egy alá nem írt példányról.

Mi nem létezik ma: egy lépés, amely létrehoz egy projektet, vagy egy, amely meghívja az ügyfelet a portálra. Tervezze meg ezt a kettőt kézzel, vagy adja hozzá a bevezető e-mailjéhez utasításként.

Három kezdő munkafolyamat

Munkafolyamat 1: Ajánlat elfogadva

• Eseményindító: ajánlat elfogadva.
• Műveletek: e-mailben az ügyfélnek, hozz létre egy feladatot "Kezdő megbeszélés ütemezése" két napon belülre, helyezd az ügyfelet Aktív státuszba.

E-mail szöveg:

Tárgy: Benne vagy, Keresztnév

Köszönjük, hogy elfogadta a projekt ajánlat. Ezután kapsz egy szerződést aláírni, majd küldök néhány indító kérdést. Egy munkanapon belül felveszem veled a kapcsolatot, hogy megbeszéljünk egy időpontot az indító megbeszélésre.

Simon

Munkafolyamat 2: Szerződés aláírva

• Eseményindító: szerződés elkészült.
• Műveletek: belső értesítés Önnek, e-mail az ügyfélnek a kérdőívvel, címke hozzáadása "onboarding".

Munkafolyamat 3: Fizetés beérkezett

• Eseményindító: fizetés beérkezett.
• Műveletek: e-mailben az ügyfélnek, hogy "a kezdő dátumod foglalt", hozz létre egy feladatot "Eszközök rendelése / Vállalkozó foglalása", értesítsd a kijelölt csapattagot.

Ha az első számla az előleg után következik, hozzáadhat egy lépést, amely egy számlát küld az ajánlatból. A megfogalmazáshoz lásd a ügyfél onboarding kérdőív.

Hogyan állítsa be egyszer

Ön a szerző, és a beállítás egy egyszeri feladat.

1. Nyisd meg a munkafolyamatokat, és kezdj egy sablonnal, például "Elfogadott ajánlat átadása" vagy "Szerződés aláírva, köszönöm". Ezek egyszólamú köszönő e-mailek, ezért kiindulópontként kezeld őket.
2. Írd át az e-mailt a saját hangodon. Használd az ügyfél nevét és a projekt nevét.
3. Add hozzá a feladatot és a szakaszváltást.
4. Futtass egy tesztet egy mintapartnerrel az aktiválás előtt.
5. Aktiválás. Ellenőrizd a végrehajtási naplót az első tényleges elfogadás után.

Semmi sem fut, amíg nem aktiválod. Ez a becsületes üzlet: néhány perc most, később nincs kézi munka.

Mit tegyél a csomagodba

A Cadet ($29/hó) e-mail automatizálásokat tartalmaz legfeljebb három aktív munkafolyamattal, ami pontosan lefedi a fenti hármat. A Voyager ($74/hó) SMS lépéseket és legfeljebb tíz aktív munkafolyamatot ad hozzá. A Specialista ($149/hó) 25-öt tesz lehetővé. A Commander és az Enterprise korlátlanok és AI-generált munkafolyamatokat adnak hozzá. Ellenőrizd árazás az aktuális mátrixhoz.

Hol jelenik meg a termékben

Lásd munkafolyamat automatizálás a triggerekről és akciókról részletesen. A javaslat, amely elindítja ezt a láncot, a ajánlatok és árajánlatok, és az ügyfél későbbi nézete az ügyfél portál.

A fenti elfogadott állapot az, amit az ügyfél azonnal lát, miután igent mondott. Az Ön elfogadási munkafolyamata ugyanabban a pillanatban aktiválódik, így a köszönő e-mail a szerződéssel együtt érkezik.

Elkerülendő hibák

• A túl sok automatizálás az első héten. Három üzenet egy nap alatt spamnek tűnik. Térközzön el őket.
• Általános szöveg. Ha bármelyik cég küldhetné, írja át.
• Az emberi tényező elhagyása. Minden automatizált folyamatnak egy személynél végződő feladatban kell végződnie.
• Feltételezve, hogy a portál be van állítva. A portálhoz való hozzáférés külön választható az ügyfél számára, ezért ezt említsd meg az üdvözlő e-mailben.
• Nincs teszt. Futtasd először magadon a munkafolyamatot.

Egy kidolgozott példa: egy márkaépítési projekt

Tegyük fel, hogy eladsz egy 4800 dolláros márkaidentitás projektet 40%-os előleggel és csatolt szerződéssel. Íme, mi történik a három élő munkafolyamattal:

1. Az ügyfél elfogadja az ajánlatot és kifizeti az 1920 dolláros foglalót. Az 1. munkafolyamat elküldi a köszönetet és létrehozza a "Kickoff ütemezése" feladatot. A szerződés automatikusan kiküldésre kerül.
2. Az ügyfél aláír. A 2. munkafolyamat értesíti Önt, elküldi a kérdőív linkjét, és "onboarding" címkével látja el az ügyfelet.
3. A fizetés rögzítve. A 3. munkafolyamat megerősíti a lefoglalt kezdő dátumot, és létrehoz egy feladatot a márkaeszközök gyűjtésére.

Nem érintett semmit. Amit az első napon tesz, az a kérdőív válaszainak elolvasása és a bevezető hívás lebonyolítása, ami az a rész, amiért az ügyfél fizet. A számok illusztrációk arról, hogyan osztható fel egy projekt, nem pedig etalonok.

Hogyan tudhatja meg, hogy működik

Ellenőrizz három dolgot az első néhány ügyfél után. Minden trigger egyszer, és csak egyszer futott le? Úgy hangzott az e-mail, mintha te írtad volna? Minden feladatot egy személy végzett el a beállított időn belül? A végrehajtási napló mutatja, hogy mi futott le, így egy kihagyott vagy megduplázott lépés látható, nem pedig rejtett. Módosítsd a szöveget, mielőtt több munkafolyamatot adsz hozzá, és állj ellen a tizenkét lépéses sorozat építésének egy olyan ügyfél számára, akivel még nem találkoztál.

Végső ajánlás

Kezdje a három munkafolyamattal, mindegyiket egy emberi feladattal zárja le, és tekintse át az első néhány ügyfél utáni végrehajtási naplót. A körülöttük lévő szélesebb folyamathoz használja a bevezetési ellenőrzőlista és a bevezető szoftver rövidlista.