ügyfél onboarding checklist ügynökségeknek

Egy ügynökségi ügyfél-onboarding checklistnek meg kell akadályoznia a kétértelműséget, nem pedig több adminisztrációt létrehoznia. Minden tételnek szüksége van egy felelősre, egy határidőre, a teljesítés igazolására, és egy világos okra, amiért számít a teljesítés szempontjából.

Az alábbi ellenőrzőlista marketing, kreatív, SEO, tanácsadó és más ügyfél-szolgáltató ügynökségek számára készült. Alakítsa át a megbízáshoz, és távolítson el mindent, ami nem vonatkozik rá. Rövidebb, releváns ellenőrzőlista jobb, mint egy ünnepélyes 80 lépéses folyamat, amelyet senki sem tart be. Maga az adategyűjtő űrlaphoz — mit kérdezzünk a megbízás megkezdése előtt — a ügyfélfelvételi ellenőrzőlista a kiegészítő darab.

1. fázis: a kereskedelmi alap megerősítése

• Erősítse meg a jogi ügyfelet és a számlázási egységet.
• Rögzítse az elsődleges döntéshozót, a napi kapcsolatot, a pénzügyi kapcsolatot és a technikai érintetteket.
• Csatolja a jóváhagyott ajánlatot, a szolgáltatási szerződést, a szerződést vagy a vásárlási megrendelést.
• Erősítse meg a szolgáltatásokat, a teljesítendőket, a kizárásokat, az alapfeltevéseket és az elfogadási kritériumokat.
• Rögzítse a kezdő dátumot, a cél mérföldköveket, az megújítás dátumát és a megszüntetési feltételeket.
• Erősítse meg a fix díjas, óradíjas, mérföldkő alapú, ismétlődő vagy megbízási díjas számlázást.
• Rögzítse a befizetést, a fizetési ütemtervet, a fizetési feltételeket, az adókat és a szükséges számla hivatkozásokat.
• Rendelje hozzá a számlatulajdonost és a szállítási vezetőt.

Teljesítési igazolás: elfogadott kereskedelmi dokumentumok, megnevezett tulajdonosok, számlázási profil és egy jóváhagyott hatókör-összefoglaló az ügyfélrekordhoz csatolva.

2. fázis: a megosztott ügyfélrekord létrehozása

• Hozzon létre egy ügyfél- és céget.
• Adjon hozzá kapcsolattartói szerepköröket, kommunikációs preferenciákat, telefonszámokat és e-mail címeket.
• Rögzítse a lead forrását, a szolgáltatási vonalat, a címkéket, az egyéni mezőket és a számlaszegmenst.
• Importálja a releváns korábbi jegyzeteket, e-maileket, fájlokat és kapcsolattörténetet.
• Állítsa be a belső hozzáférést, hogy csak a megfelelő csapattagok láthassák a fiókot.
• Határozza meg a projekt státusz, üzenetek, fájlok és számlázás nyilvántartási rendszerét.

Kerülje el, hogy különálló kapcsolatot hozzon létre a CRM-ben, a projekt eszközben, a számlázási alkalmazásban, a portálon és az e-mail táblázatban. Az ismétlődő azonosítók megbízhatatlanná teszik a későbbi jelentéskészítést és a hozzáférés-vezérlést.

A Workspace369 az ügyfélrekordot használja kapcsolódási pontként kérések, projektek, kommunikáció, számlák, fizetések, fájlok, jegyzetek és jelentések számára.

3. fázis: ügyfélfelvétel és hozzáférés gyűjtése

• Küldjön egy célzott bevezető űrlapot, amely csak a kezdéshez szükséges információkat kéri.
• Kérjen márka útmutatókat, logókat, korábbi munkákat, analitikát, tartalmat, termékinformációkat és referenciamunkákat, ahol releváns.
• Sorolja fel az összes platformot, fiókot, mappát, tartományt, hirdetési fiókot, analitikai tulajdont vagy technikai környezetet, amelyre az ügynökségnek szüksége van.
• Használjon biztonságos hozzáférés-megosztási gyakorlatokat ahelyett, hogy jelszavakat kérne az ügyfelektől e-mailben.
• Erősítse meg, hogy az ügyfél VPN-t, jóváhagyott eszközöket, SSO-t, biztonsági képzést vagy szállítói regisztrációt igényel-e.
• Rögzítse, mi lett fogadva, és mi marad blokkolva.

Teljesítési igazolás: minden szükséges bemenetnek van állapota, tulajdonosa, helye és esedékessége.

4. fázis: kommunikációs szabályok létrehozása

• Válassza ki az elsődleges ügyfélkommunikációs csatornát.
• Határozza meg a válaszadási elvárásokat a rutinszerű, sürgős és jóváhagyási kérésekre.
• Erősítse meg, hogy ki hagyhatja jóvá a hatókör, a kreatív anyagok, a költségvetés, a számlák és az ütemezés változásait.
• Csak akkor ütemezzen ismétlődő státuszmegbeszéléseket, ha világos céljuk van.
• Döntse el, hol tárolódnak az értekezlet-jegyzetei, a hívásösszefoglalói és a döntései.
• Hozzon létre sablonokat gyakori frissítésekhez anélkül, hogy a kommunikáció automatizáltnak tűnne.
• Erősítse meg az eskalációs kapcsolattartókat és a munkaidőn túli elvárásokat.

Az ügyfelek gyakran figyelmen kívül hagyják a portált, és e-mailben, szöveges üzenetben vagy telefonon válaszolnak. Egy reális rendszernek csatolnia kell ezeket a csatornákat a számlához. A Workspace369 összekapcsolja a beérkezett üzeneteket, SMS-eket, hanghívásokat, hangpostákat, jegyzeteket, feladatokat, emlékeztetőket és AI összefoglalókat az ügyféltörténettel.

5. fázis: a hatókör kiszállítási tervvé alakítása

• Hozza létre a projektet vagy a megbízást.
• Alakítsa át a teljesítendőket fázisokká, mérföldkövekké, feladatokká vagy ismétlődő munkává.
• Rendeljen hozzá tulajdonosokat és ellenőrzőket.
• Adjon hozzá határidőket, függőségeket, naptári eseményeket és ügyfél jóváhagyási pontokat.
• Csatolja a jóváhagyott hatókört és a szükséges fájlokat.
• Rögzítse a becsült órákat, költségvetéseket, díjakat és ismert kiadásokat, ahol releváns.
• Azonosítsa a kockázatokat, feltételezéseket, külső függőségeket és a hatókör változásának valószínű forrásait.
• Állítsa be az első belső felülvizsgálatot az első ügyféloldali határidő előtt.

A projektnek örökölnie kell az ügyfél kontextusát, ahelyett, hogy üres feladat táblaként indulna.

6. fázis: számlázás és pénzügyek előkészítése

• Hozza létre az előleget, a megbízási szerződést, az első számlát vagy a fizetési ütemtervet.
• Erősítse meg az ügyfél pénzügyi kapcsolattartóját és a számla kézbesítési módját.
• Adjon hozzá rendelési számokat, adatok részleteit, számlázási címet vagy viszonteladói portál követelményeket.
• Erősítse meg, hogy a költségek benne vannak-e, fel vannak-e számítva, visszatéríthetők-e, vagy külön jóváhagyásra kerültek-e.
• Rögzítse, hogyan fogják követni az időt, és mi válik számlázhatóvá.
• Állítson be emlékeztetőket a közelgő számlákra, sikertelen fizetésekre és lejárt egyenlegekre.
• Erősítse meg, hogyan kezelik a jóváírásokat, a hatókör változásait és a vitatott díjakat.

A számlázásnak nem szabad külön pénzügyi beállításnak lennie. A teljesítésnek meg kell értenie a kereskedelmi modellt, és a számlavezetőknek látniuk kell a fizetési státuszt az ügyfélbeszélgetések előtt.

7. fázis: az indító megbeszélés lebonyolítása

Használja a kezdő megbeszélést döntések meghozatalára, nem az ajánlat újraelolvasására.

Ajánlott napirend:

1. Bevezetések és döntéshozói szerepek.
2. Üzleti célok és sikermérések.
3. Hatókör, kizárások és azonnali prioritások.
4. Idővonal, mérföldkövek, függőségek és kockázatok.
5. Kommunikáció és jóváhagyási folyamat.
6. Hozzáférés és hiányzó bemenetek.
7. Számlázási ütemterv és változtatási folyamat.
8. Műveletek, tulajdonosok és dátumok.

Az ülés után tegyen közzé egy tömör döntési nyilvántartást. Alakítsa át a feladatokat hozzárendelt feladatokká, és csatolja a jegyzeteket vagy a hívásösszefoglalót az ügyfélhez és a projekthez.

8. fázis: az első 30 nap ellenőrzése

• Erősítse meg az összes hozzáférés működését.
• Tekintse át, hogy a projektterv tükrözi-e a valós szállítási utat.
• Ellenőrizze, hogy az ügyfél tudja-e, hol tehet fel kérdéseket és találhat fájlokat.
• Hasonlítsa össze a tényleges időt és költségeket a becsülttel.
• Tekintse át a függő jóváhagyásokat, kockázatokat és hatókör változásokat.
• Erősítse meg, hogy az első számlát kézbesítették, és a fizetési státusz látható.
• Tegyen fel az ügyfélnek egyetlen célzott kérdést az onboarding tapasztalatról.
• Rögzítse a fejlesztéseket az újrafelhasználható onboarding sablonban.

Ügynökségi onboarding státusz sablon

Gyakori bevezetési hibák

Mindent egyszerre kérni

Gyűjtse össze, amire a csapatnak szüksége van az induláshoz, majd rendezze a későbbi kéréseket a tényleges mérföldkövek köré.

A kezdő megbeszélést befejezésként kezelni

Az ügyfélszerzés akkor fejeződik be, amikor az emberek, a hozzáférés, a kereskedelmi feltételek, a projekt, a kommunikáció és a számlázási munkafolyamat használhatóvá válik, nem pedig akkor, amikor a megbeszélés véget ér.

A hatókör elrejtése a teljesítési csapat elől

A munkát végző embereknek szükségük van az elfogadott hatókörre, kizárásokra, feltételezésekre és változtatási folyamatra.

Ügyfélüzenetek tartása a rekordon kívül

Az e-mailben, SMS-ben vagy telefonon hozott fontos döntéseknek látható kontextussá és elszámoltatható következő lépésekké kell válniuk.

A sebesség mérése az érettség mérése nélkül

Egy gyors bevonás, amely hiányzó hozzáférést és tisztázatlan tulajdonjogot hagy maga után, egyszerűen a késedelmet a szállításba helyezi.

Végső ajánlás

Készítse el a legkisebb ellenőrzőlistát, amely megbízhatóan hoz létre egy kész ügyfelet, kész csapatot, kész projektet és kész számlázási munkafolyamatot.

A Workspace369 ezt a modellt úgy támogatja, hogy a bevezetést összekapcsolja a ügyfél CRM és portálok, projektek és ütemtervek, kommunikáció, ajánlatok, számlák, fizetések, fájlok, AI és jelentéskészítés. Tekintse át a teljes ügyfél onboarding szoftver oldal amikor készen áll a leválasztott űrlapok és átadások cseréjére.