Hogyan kövessük nyomon az ügynökség jövedelmezőségét

Az ügynökségi jövedelmezőség nem egyetlen irányítópult szám. Ez a kapcsolat aközött, amit az ügynökség keresett, a teljesítés költsége, ami változott, ami ki lett számlázva, és ami ténylegesen be lett szedve.

Egy nyereséges hónap elrejthet egy veszteséges ügyfelet. Egy elfoglalt csapat elrejthet gyenge árazást. A magas kihasználtság elrejthet ismételt munkát és hatókör-csúszást. A magas lefoglalt bevétel elrejthet késedelmes számlákat és ki nem fizetett egyenlegeket.

A cél a profitabilitás mérése azon a szinten, ahol az ügynökség még tud cselekedni: ügyfél, projekt, szolgáltatási vonal és ismétlődő megbízás. Magukért a képletekért lásd a projekt jövedelmezőség számítás útmutató; ügynökségi profit alapjai lefedi a számok mögötti működési ritmust.

Kezdje négy megbízható bemenettel

1. Elismert bevétel

Használja a mérési időszak alatt teljesített munkához kapcsolódó bevételt. Ne kezelje automatikusan minden elküldött számlát vagy kapott fizetést bevételként ugyanarra az időszakra, ha a teljesítés több hónapot ölel fel.

Az Ön könyvelési politikája eltérő elszámolási szabályokat írhat elő. Az üzemi modellnek továbbra is következetes módszert kell használnia, hogy a projektek felelősségteljesen összehasonlíthatók legyenek.

2. Közvetlen bérköltség

Számolja ki a munkaerő költségét, nem pedig az ügyfélnek kiszámlázott összeget.

Egy praktikus óradíjas munkaerő költség magában foglalhatja a fizetést vagy a vállalkozói költséget, plusz a bérszámfejtési adók és juttatások allokációját. Döntse el, hogy a rezsi ebbe a számba tartozik-e, vagy egy külön hozzájárulási-árrés nézetbe, majd maradjon következetes.

3. Közvetlen projektköltségek

Tartalmazza a megbízáshoz kapcsolódó költségeket, mint például szabadúszók, média, gyártás, utazás, projekthez vásárolt szoftver, nyomtatás, készlet, és megtérítendő költségek.

Kövesse nyomon, hogy egy kiadás szerepel-e a díjban, számlázható-e a partnernek, felárazott-e, vagy elnyelt-e.

4. Szállítási idő

Kövesse nyomon elegendő időt az ügyfél, projekt, feladat, szerepkör és számlázható állapot szerinti erőfeszítés megértéséhez. A cél nem az alkalmazottak megfigyelése. A cél annak tudása, hogy az árazás és a hatókör tükrözi-e az ügynökség által végzett munkát.

Alapvető ügynökségi nyereségességi képletek

Projekt bruttó nyereség

recognized project revenue - direct labor cost - direct project expenses

Projekt bruttó árrés százalék

project gross profit / recognized project revenue

Ha egy projekt 20 000 dollár bevételt ismer fel, 9 000 dollár közvetlen munkabért használ fel, és 1 000 dollár közvetlen költséget merít fel:

• A bruttó nyereség 10 000 dollár.
• A bruttó árrés 50%.

Hatékony óradíj

recognized revenue / total delivery hours

Ez fix díjas és megbízási munkákhoz hasznos, mert feltárja a realizált értéket óránként, még akkor is, ha az órák nincsenek megjelenítve az ügyfélnek.

Számlázható kihasználtság

billable hours / available working hours

Határozza meg gondosan a rendelkezésre álló órákat. Távolítsa el a jóváhagyott szabadságot, és döntse el, hogyan kezelik az ünnepeket, a képzést, a vezetést és a belső befektetéseket.

Megvalósítási ráta

recognized billable value / standard billable value of time worked

A megvalósítás kiemeli a kedvezményeket, az elengedett tételeket, a hatókör szivárgását és az erőfeszítésnek nem megfelelő árazást.

Beszedési ráta

cash collected / invoices due

A papíron lévő árrés nem oldja meg a cash-flow problémákat. Kövesse nyomon a számlázást és a beszedéseket a szállítási gazdaságossággal együtt.

Készítsen ügyfélnyereségességi nézetet

Minden ügyfél esetében tekintse át:

• Elismert bevétel.
• Közvetlen bérköltség.
• Közvetlen költségek.
• Bruttó nyereség és bruttó árrés.
• Szállítási órák és a tényleges óradíj.
• Számlák és lejárt követelések megnyitása.
• Hatókör változások és nem számlázott munka.
• Engedmények, jóváírások és leírások.
• Fiókkezelési és támogatási terhelés.
• Megújítás vagy bővítés valószínűsége.

Az ügyfélprofittabilitásnak tartalmaznia kell minden aktív projektet és ismétlődő munkát a mérési időszakra vonatkozóan. Egy nyereséges zászlóshajó projekt elrejthet egy alulárazott támogatási megbízást ugyanazon a számlán.

Készítsen projektnyereségességi nézetet

A projekt szintű jelentéseknek válaszolniuk kell:

1. Mit vártunk, hogy keressünk?
2. Milyen munkát vállaltunk teljesíteni?
3. Mi lett befejezve?
4. Mennyi időt és költséget használtak fel?
5. Mi lett kiszámlázva?
6. Mi lett beszedve?
7. Mi marad kockázaton?

Hasonlítsa össze a becslést a tényleges teljesítéssel, amíg a munka még aktív. Az utólagos értékelés javíthatja a jövőbeli árazást, de nem védheti meg a jelenlegi árrést.

A Workspace369 összekapcsolja a projekteket, feladatokat, időt, költségeket, ajánlatokat, számlákat, fizetéseket, ügyféltevékenységet, fájlokat, kommunikációt és jelentéseket, hogy a számok megőrizzék a működési kontextust.

Kövesse külön a megbízási díjakat

Az átalánydíjaknak bevételi nézet mellett kapacitási és hatókör nézetre is szükségük van.

Mérés:

• Ismétlődő díj.
• Tartalmazott szolgáltatások vagy kapacitás.
• Használt órák vagy szállítási egységek.
• Közvetlen munkaerő és költségek.
• Túllépések jóváhagyva és kiszámlázva.
• Fel nem használt kapacitás és átvitel.
• A hatókörön kívüli kérések.
• Hatékony óradíj.
• Bruttó árrés.

Egy megbízási díj stabilnak tűnhet, mert a bevétel havonta ismétlődik, miközben az árrés lassan erodálódik további találkozók, revíziók, jelentések és nem nyomon követett támogatás révén.

Ne tévessze össze a kihasználtságot az egészséggel

Az kihasználtság azért fontos, mert az ügynökségek szakértelmet és kapacitást adnak el. Ez nem mondja el a teljes történetet.

Egy ügynökség magas kihasználtsággal és rossz jövedelmezőséggel rendelkezhet, amikor:

• Az árak túl alacsonyak.
• A vezető emberek alacsonyabb szintű munkát végeznek.
• A fix díjas projektek meghaladják a becslést.
• Az újramunka gyakori.
• A hatókör változásait nem hagyják jóvá.
• A számlák késnek.
• Az ügyfelek késve fizetnek vagy vitatják a díjakat.
• A munka alacsony árrésű szolgáltatásokra koncentrálódik.

Tekintse át a felhasználást a hatékony óradíj, az árrés, a realizálás, a projekt egészsége és a követelések alapján.

Hozzon létre egy működési ütemtervet

Heti

• Hiányzó idő- és költségfeljegyzések.
• Költségvetési vagy határidő küszöbértékeket megközelítő projektek.
• Új hatókör változások és jóváhagyási státusz.
• Elvégzett munka, de még nem számlázható.
• Lejárt ügyfél-döntések és blokkolt munka.

Havi

• Árrés ügyfél, projekt és szolgáltatási vonal szerint.
• Hatékony óradíj.
• Számlázható kihasználtság és realizálás.
• Számlázott, esedékes, késedelmes és beszedett számlák.
• Átalánydíjas használat és túllépések.
• Előrejelzés a tényleges kapacitáshoz és bevételhez képest.

Negyedéves

• Árazás és díjváltozások.
• Ügyfélkoncentráció és számlakockázat.
• Szolgáltatási vonal nyereségessége.
• Toborzási és vállalkozói keverék.
• Eszköz- és teljesítési többletköltség.
• Fiókok bővítésre, átalakításra vagy kilépésre.

Használjon nyereségességi jelzéseket döntések meghozatalához

Újraárazás

Árazás emelése vagy átalakítása, amikor az ismétlődő munka több kapacitást fogyaszt, mint amennyit a kereskedelmi modell támogat.

Újrakörülhatárolás

Tisztázza a kizárásokat, jóváhagyási limiteket, revíziós számokat, válaszelvárásokat és túllépési szabályokat.

Újraállományozás

A munka áthelyezése a megfelelő szerepkörhöz, miközben megőrzi a minőséget és az elszámoltathatóságot.

Standardizálás

A sablonok és az ismételhető munkafolyamatok csökkentik az elkerülhető beállítást és az újra munkát, de helyet kell hagyniuk a szakértői ítélet számára.

Javítsa a beszedéseket

Rövidítse le a késedelmet a befejezés, a számla, a fizetési határidő, az emlékeztető és a megoldás között. A számlatulajdonosoknak fizetési kontextusra van szükségük az ügyfélbeszélgetések előtt.

Gyakori mérési hibák

Számlázási díjak munkaköltségként való használata

A számlázási ráta bevételi logika. A munkabér költség a teljesítési gazdaság.

Nem számlázható ügyfélmunka figyelmen kívül hagyása

A találkozók, felülvizsgálatok, számlavezetés és támogatás továbbra is kapacitást emésztenek fel, még akkor is, ha nem jelennek meg a számlán.

Különböző hatókörű időszakok összehasonlítása

A bevételnek, óráknak és költségeknek ugyanarra a munkára és időszakra kell vonatkozniuk.

A projekt végéig várni

A jövedelmezőség akkor a legértékesebb, amikor a csapat még mindig változtathat a hatókörön, a személyzeten, az ütemterven vagy a számlázáson.

Számok nyomon követése döntések nélkül

Minden jelentésnek küszöbértékekkel, tulajdonosokkal és műveletekkel kell rendelkeznie. Egy árrés irányítópult, amelyet senki sem tekint át, dekoráció.

Végső ajánlás

Kövesse a nyereségességet az ügyfél- és projektrekordból kifelé. Kezdje az elismert bevétellel, a közvetlen munkaerőköltséggel, a közvetlen költségekkel és a teljesítési idővel. Adja hozzá a kihasználtságot, a realizálást, a hatékony óradíjat, a számlázást és a beszedéseket a működési modell érettségével.

Használat ügynökségi időkövető szoftver a teljesítési kontextus megőrzéséhez, Professzionális szolgáltatási számlázási szoftver a kereskedelmi rekord összekapcsolásához, és projekt jövedelmezőségi szoftver ügynökségeknek a döntések munkához való közelségének megőrzéséhez.