Templat perjanjian retainer untuk pekerja lepas dan konsultan.

Pilih jenis retainer terlebih dahulu

Sebagian besar perselisihan retainer berasal dari jawaban yang tidak jelas untuk "apa yang dibeli oleh biaya bulanan?". Pilih satu model dan tuliskan:

• Retainer jam: blok jam tetap setiap bulan, seperti 20 jam seharga $2.000, dengan tarif per jam untuk waktu tambahan
• Retainer hasil: keluaran tetap setiap bulan, seperti empat posting blog dan satu buletin
• Retainer akses (penasihat): ketersediaan untuk saran dan panggilan dalam batas yang disepakati, tanpa jumlah jam tetap
• Retainer prabayar: klien membayar deposit yang Anda tarik terhadap faktur (sering digunakan oleh konsultan dan firma hukum)

Templat perjanjian retainer: klausul yang harus disertakan

Salin judul-judul ini ke dalam perjanjian Anda dan isi masing-masing dalam bahasa yang jelas:

• Para pihak dan tanggal efektif: bisnis Anda, klien, dan kapan retainer dimulai
• Layanan dan cakupan bulanan: jam, hasil, atau akses yang disertakan, dan apa yang tidak termasuk
• Biaya dan penagihan: jumlah bulanan, tanggal penagihan (misalnya tanggal 1 setiap bulan, di muka) dan mata uang
• Ketentuan pembayaran: tanggal jatuh tempo, metode pembayaran yang diterima, dan denda keterlambatan yang diizinkan di tempat Anda bekerja
• Waktu yang tidak terpakai: apakah waktu yang tidak terpakai kedaluwarsa, digulung selama satu bulan, atau digulung hingga batas tertentu
• Overage dan pekerjaan tambahan: tarif untuk waktu di luar retainer, dan apakah itu memerlukan persetujuan tertulis terlebih dahulu
• Waktu respons dan ketersediaan: jam kerja, seberapa cepat Anda membalas, dan bagaimana permintaan mendesak ditangani
• Jangka waktu, pembaruan, dan pemberitahuan: jangka waktu minimum, pembaruan bulanan otomatis, dan pemberitahuan yang diberikan kedua belah pihak untuk mengakhirinya (seringkali 30 hari)
• Kepemilikan dan penggunaan portofolio: siapa yang memiliki pekerjaan yang selesai setelah dibayar, dan apakah Anda boleh menunjukkannya
• Kerahasiaan, kewajiban, dan tanda tangan, dengan tanggal masing-masing pihak menandatangani

Contoh kata-kata untuk klausul utama

Biaya: “Klien membayar retainer bulanan sebesar $2.000, ditagih pada tanggal 1 setiap bulan dan jatuh tempo dalam 7 hari.” Cakupan: “Retainer mencakup hingga 20 jam dukungan desain dan pengembangan per bulan.” Waktu yang tidak terpakai: “Waktu yang tidak terpakai bergulir ke bulan berikutnya saja, hingga 10 jam.” Kelebihan: “Pekerjaan di luar 20 jam ditagih sebesar $110 per jam dan memerlukan persetujuan tertulis terlebih dahulu.” Pengakhiran: “Kedua belah pihak dapat mengakhiri perjanjian ini dengan pemberitahuan tertulis 30 hari.” Sesuaikan angka dan kata-kata dengan pekerjaan Anda.

Cara menetapkan harga dan menagih retainer

Tetapkan harga retainer dari pekerjaan yang Anda harapkan, bukan tebakan: perkirakan jam bulanan, kalikan dengan tarif Anda, lalu putuskan apakah akan menawarkan diskon kecil untuk komitmen tersebut. Tagih di muka sehingga klien membayar sebelum pekerjaan bulan dimulai, dan lacak jam atau hasil yang digunakan sehingga setiap percakapan pembaruan didasarkan pada fakta. Di Workspace369, faktur berulang menagih retainer secara otomatis setiap bulan, dan pelacakan waktu pada catatan klien menunjukkan berapa banyak yang telah digunakan.

Proposal perpanjangan 2027: apa yang perlu dimasukkan dalam perpanjangan

Perpanjangan lebih mudah disetujui jika datang sebagai proposal singkat, bukan kontrak baru dari awal. Kirimkan pada bulan Desember agar klien dapat menyetujuinya sebelum faktur 2027 pertama.

• Ringkasan cakupan: apa yang dicakup oleh retainer tahun ini, dalam istilah klien (misalnya, hingga 20 jam dukungan desain per bulan)
• Hasil: apa yang dikirimkan oleh pekerjaan, diambil dari catatan Anda sendiri, seperti proyek yang dikirim dan jam yang digunakan setiap bulan
• Cakupan 2027: apa yang tetap, apa yang berubah, dan apa yang tidak lagi termasuk
• Perubahan tarif: biaya bulanan baru, tanggal mulai, dan alasannya, dinyatakan dengan jelas (angka sampel: $2,000 menjadi $2,200 per bulan mulai 1 Januari 2027)
• Jangka waktu: jangka waktu minimum, perpanjangan, dan periode pemberitahuan untuk 2027, sesuai dengan klausul dalam perjanjian Anda
• Cara menandatangani: satu langkah selanjutnya dengan tanggal, seperti menyetujui dan menandatangani proposal secara online pada 15 Desember

Cara memperpanjang retainer di bulan Desember

Mulai lebih awal di bulan ini, agar keputusan tidak jatuh pada minggu liburan:

• Minggu pertama: tarik jam atau hasil kerja tahun ini dari entri waktu dan faktur Anda
• Minggu kedua: kirim proposal retainer 2027 dan minta persetujuan pada tanggal yang ditentukan
• Jika klien meminta perubahan: revisi proposal alih-alih menyetujui perubahan melalui email, sehingga versi yang ditandatangani adalah yang Anda tagih
• Setelah ditandatangani: ubah faktur berulang ke jumlah dan tanggal mulai yang baru, sehingga tagihan Januari dengan tarif baru

Di Workspace369, klien menyetujui dan menandatangani proposal secara online, deposit dapat diambil saat diterima, proposal yang diterima dikonversi menjadi faktur, dan faktur berulang dengan pembayaran kartu otomatis menagih tarif baru setiap bulan. Semua itu ada di setiap paket.

Baca selanjutnya: Cara menulis proposal, Proposal di Workspace369

Simpan perjanjian dengan catatan klien

Retainer adalah hubungan jangka panjang, jadi perjanjian, faktur bulanan, jam yang digunakan, dan permintaan perubahan harus hidup bersama. Workspace369 menyimpan kontrak yang dikirim untuk tanda tangan elektronik, faktur berulang, entri waktu, dan pesan di catatan klien yang sama, sehingga pembaruan dan pertanyaan cakupan dimulai dari sumber yang sama.