Na tej stronie
Krótko mówiąc
Faktura to prośba o płatność wystawiona przed zapłatą przez klienta: wymienia, co zostało dostarczone, ile kosztuje i jak zapłacić. Potwierdzenie odbioru to dowód płatności wystawiony po niej: potwierdza, co zostało zapłacone, kiedy i jak. Fakturę wysyłasz po dostarczeniu pracy, a potwierdzenie odbioru po otrzymaniu pieniędzy. Oprogramowanie do fakturowania wystawia oba z tego samego rekordu, zachowując identyczne numery, pozycje i odniesienia do klienta na każdym z nich.
Różnica w jednej tabeli
Ta sama transakcja, po przeciwnych stronach:
- Faktura — wystawiona przed płatnością; formalna prośba zawierająca pozycje, stawki, kwoty całkowite, warunki i sposób płatności
- Potwierdzenie odbioru — wystawione po płatności; potwierdzenie pokazujące kwotę zapłaconą, datę, metodę i fakturę, którą rozlicza
- Faktura odpowiada na pytanie „ile Ci jestem winien?” — potwierdzenie odbioru odpowiada na pytanie „co zapłaciłem i kiedy?”
- Oba należą do rekordu klienta: faktura jako prośba, potwierdzenie odbioru jako dowód
Co musi zawierać każdy dokument
Dzielą większość pól, z różnym naciskiem:
- Faktura — Twoje dane, dane klienta, numer faktury, daty wystawienia i płatności, pozycje, podatki, kwota całkowita, instrukcje płatności
- Potwierdzenie odbioru — Twoje dane, dane klienta, numer faktury, którą rozlicza, datę płatności, otrzymaną kwotę, metodę płatności i wszelkie pozostałe saldo
- Oba — te same pozycje i kwoty, aby ścieżka dokumentacji dokładnie się zgadzała
Zachowaj ich połączenie
Potwierdzenie powinno odnosić się do faktury, którą rozlicza — to pozwala klientowi (lub jego księgowemu) dopasować płatność do żądania bez wątku e-mailowego. W Workspace369 potwierdzenia są wydawane z opłaconej faktury, dzięki czemu odniesienie, pozycje i kwoty zawsze pasują.
Często zadawane pytania
Czy faktura to potwierdzenie odbioru?
Nie. Faktura prosi o płatność przed jej dokonaniem; potwierdzenie odbioru potwierdza płatność po. Niosą podobne informacje, ale służą przeciwnym celom w transakcji.
Kiedy wysłać potwierdzenie odbioru?
Po zapłaceniu przez klienta. W przypadku płatności kartą online wyślij ją automatycznie po potwierdzeniu płatności. W przypadku przelewów bankowych lub czeków wystaw ją po zaksięgowaniu środków.
Co powinno zawierać potwierdzenie zapłaty?
Nazwa i dane kontaktowe Twojej firmy, klienta, numer potwierdzenia, numer faktury, którą rozlicza, datę płatności, otrzymaną kwotę, metodę płatności i wszelkie pozostałe należności. Jeśli naliczasz podatek, pokaż podatek zawarty w płatności.
Czy mogę zamienić fakturę w potwierdzenie zapłaty?
Tak, pod warunkiem, że potwierdzenie jest wyraźnie oznaczone jako potwierdzenie (lub faktura jest oznaczona jako „Zapłacona”) i zawiera datę, kwotę i metodę płatności. Oryginalną fakturę pozostaw bez zmian; potwierdzenie jest osobnym zapisem płatności.
Czy potrzebuję obu do celów podatkowych?
Potrzebujesz faktury, aby pokazać, co wystawiłeś, oraz potwierdzenia odbioru lub dowodu płatności, aby pokazać, co zebrałeś. Razem uzgadniają Twoje księgi; brakujące potwierdzenia odbioru sprawiają, że sezon podatkowy staje się projektem rekonstrukcji.
