İşletme sesli mesaj karşılama örnekleri ve komut dosyaları

Hızlı cevap

Temel yapıyı kullanın: "Aradığınız için teşekkürler işletme. Şu anda müsait değiliz. Lütfen adınızı, numaranızı ve arama nedeninizi bırakın. Ekibimiz şu saate kadar yanıt verecektir zaman çerçevesi. İçin acil seçenek, lütfen talimat.” Ardından ofis saatleri, mesai sonrası, tatiller, departmanlar veya kuyruklar için uyarlayın.

Standart işletme sesli mesaj karşılama

Aradığınız için teşekkürler İşletme Adı. Şu anda cevap veremiyoruz. Lütfen adınızı, telefon numaranızı ve nasıl yardımcı olabileceğimize dair kısa bir açıklama bırakın. Ekibimizden bir üye sizi şu saate kadar geri arayacaktır yanıt penceresi.

Bunu, biri genel numara müşteri aramalarının çoğunu halleder.

Profesyonel hizmet işletmesi karşılama mesajı

Ulaştınız İşletme Adı. Ekibimiz şu anda diğer müşterilere yardımcı oluyor. Lütfen adınızı, şirketinizi, telefon numaranızı ve arama nedeninizi bırakın. Sizi şu saate kadar geri arayacağız zaman çerçevesi.

Bu sürüm, arayanın kayıtta her ayrıntıyı açıklamasını gerektirmeden şirket bağlamını ister.

Danışman veya ajans selamlaması

Aradığınız için teşekkürler Ad veya Ajans. Lütfen adınızı, şirketinizi, geri arama numaranızı ve aradığınız proje veya hesap hakkında kısa bir özet bırakın. Şu saate kadar takip edeceğiz zaman çerçevesi. Mevcut müşteriler ayrıca en son Workspace369 mesajlarına yanıt verebilirler.

Mesai saatleri dışı sesli posta mesajı

Aradığınız için teşekkürler İşletme Adı. Ofisimiz şu anda kapalıdır. Normal çalışma saatlerimiz günler ve saatler. Lütfen adınızı, numaranızı ve mesajınızı bırakın, ofis yeniden açıldığında size geri döneceğiz gün veya saat.

Gerçek bir acil durum yolu varsa, net bir talimat ekleyin. İşletmenin sağlamadığı acil durum kapsamını vaat etmeyin.

Tatil kapanış selamlama

Ulaştınız İşletme Adı. Kapalıyız tatil veya kapanış ve yeniden açılacak tarih şu zaman. Lütfen adınızı, numaranızı ve mesajınızı bırakın. Ekibimiz yeniden açıldıktan sonra yanıt verecektir.

Her kapanıştan önce tarihi güncelleyin ve normal saatler devam ettiğinde selamlamayı kaldırın.

Departman karşılama mesajı

Ulaştınız Departman ekip şu adreste İşletme Adı. Lütfen adınızı, hesap veya şirket adınızı, geri arama numaranızı ve aradığınız konunun kısa bir özetini bırakın. Bir departman üyesi şu saate kadar yanıt verecektir zaman çerçevesi.

Arayanlar faturalama, satış, destek, planlama veya başka bir özel kuyruğa ulaştığında ayrı departman selamlamaları kullanın.

Faturalama ve Ödeme Selamı

Faturalama ekibine ulaştınız İşletme Adı. Lütfen adınızı, şirketinizin adını, varsa fatura numarasını, geri arama numaranızı ve sorunuzun kısa bir açıklamasını bırakın. Güvenlik nedeniyle, sesli mesajda ödeme kartı bilgilerini bırakmayın.

Bu son cümle, arayanların hassas ödeme bilgilerini bir kayıtta bırakmalarını engeller.

Planlama karşılama mesajı

Aradığınız için teşekkürler İşletme Adı planlama. Lütfen adınızı, geri arama numaranızı, tercih ettiğiniz tarihleri veya saatleri ve ihtiyacınız olan hizmeti veya toplantıyı bırakın. Geri aradığımızda uygunluğu teyit edeceğiz.

Kuyruk taşması selamlama

Ekibimiz şu anda diğer arayanlara yardımcı oluyor. Kuyrukta kalabilir veya adınızı, geri arama numaranızı ve kısa bir mesaj bırakabilirsiniz. Bir temsilci müsait olduğunda sizi geri arayacağız.

Geri arama yalnızca ekip bu iş akışını gerçekten izliyor ve tamamlıyorsa sunulmalıdır.

Kaçırılan çağrı selamlaması ve SMS takibi

Sizi arayamadığımız için üzgünüz İşletme Adı. Lütfen adınızı ve kısa bir mesaj bırakın. Numaranız SMS alabiliyorsa, ekibimiz SMS ile de takip edebilir.

Takip sürecinin onaya ve mesajlaşma gereksinimlerine saygı duyduğundan emin olun.

Neler dahil edilmeli?

• İşletme veya departman adı
• Selam için müsaitlik veya neden
• Arayan adı ve geri arama numarası
• Yanıtı yönlendirmek için gereken minimum bağlam
• Gerçekçi bir yanıt beklentisi
• Yalnızca biri varsa acil bir alternatif
• Uygun olduğunda hassas bilgileri bırakmama uyarısı

Nelerden kaçınılmalı?

• Kayıt isteminden önceki uzun pazarlama mesajları
• “Hemen arayacağız” gibi belirsiz vaatler
• Eski tatil tarihleri veya iş saatleri
• Çok fazla alternatif numara
• Arayanlardan şifreler, kart numaraları, tıbbi detaylar veya diğer hassas bilgileri bırakmalarını istemek
• Ekibin bunun için yeterli personeli olmadığı durumlarda 7/24 yanıt talep etmek

Yönlendirme ve transkripsiyon ile selamlamaları kullanın

İçinde Çalışma Alanı Sesi, özel karşılama mesajları (metinden konuşmaya veya kayıtlı ses) Specialist telefon sisteminde bulunur. Voyager (ayda $74, 2 kullanıcı) sesli postayı depolar, arayanı bir müşteri kaydıyla eşleştirir ve takip görevlerini, projeleri, faturaları, dosyaları, SMS'leri ve çağrı geçmişini yakın tutar. Specialist (ayda $149, 10 kullanıcı) özel karşılama mesajları, mesai saatleri dışı karşılama mesajları için iş saatleri yönlendirmesi, IVR menüleri, çağrı kuyrukları ve Her sesli postanın yapay zeka transkriptleri. Cadet'da telefon hattı yoktur; planları şurada karşılaştırın: fiyatlandırma.

Karşılama, ön kapıdır. Arama sonrası otomasyon ve müşteri bağlamı, mesajın tamamlanmış iş olup olmadığını belirler.