Приклади та сценарії привітань для бізнес-голосової пошти
Використовуйте приклади привітань для голосової пошти для робочого часу, після робочого часу, свят, черг, відділів та подальших дій з обслуговування клієнтів.
Швидка відповідь
- Корисне привітання голосової пошти ідентифікує компанію, пояснює доступність, повідомляє абоненту, що залишити, і встановлює реалістичні очікування щодо відповіді.
- Використовуйте різні привітання для робочого часу, після робочого часу, свят, відділів та черг замість того, щоб нав'язувати один сценарій кожній ситуації.
- Workspace369 підтримує конфігуроване перетворення тексту в мову або завантажені голосові повідомлення та привітання після робочого часу.
Гарне привітання голосової пошти бізнесу повідомляє абоненту, що він потрапив за правильним номером, пояснює, чому ніхто не відповів, просить надати інформацію, необхідну для допомоги, та встановлює чесні очікування щодо відповіді.
Швидка відповідь
Використовуйте цю базову структуру: «Дякуємо за дзвінок бізнес. Ми зараз недоступні. Будь ласка, залиште своє ім'я, номер та причину вашого дзвінка. Наша команда відповість термін. Для терміновий варіант, будь ласка інструкція.” Потім адаптуйте його для робочих годин, після робочих годин, свят, відділів або черг.
Стандартне привітання автовідповідача для бізнесу
Дякуємо за дзвінок Назва компанії. Ми не можемо відповісти зараз. Будь ласка, залиште своє ім'я, номер телефону та коротке описання того, як ми можемо допомогти. Член нашої команди передзвонить вам протягом вікно відповіді.
Використовуйте це, коли один загальний номер обробляє більшість дзвінків клієнтів.
Привітання для професійних сервісних компаній
Ви досягли Назва компанії. Наша команда зараз обслуговує інших клієнтів. Будь ласка, залиште своє ім'я, компанію, номер телефону та питання, з яким ви телефонуєте. Ми передзвонимо вам до термін.
Ця версія запитує контекст компанії, не вимагаючи від абонента пояснювати кожну деталь у записі.
Привітання консультанта або агентства
Дякуємо за дзвінок Ім'я або Агентство. Будь ласка, залиште своє ім'я, компанію, номер для зворотного дзвінка та короткий опис проєкту або облікового запису, про який ви телефонуєте. Ми зв'яжемося протягом термін. Існуючі клієнти також можуть відповісти на останнє повідомлення Workspace369.
Привітання голосової пошти поза робочим часом
Дякуємо за дзвінок Назва компанії. Наш офіс зараз закритий. Наші звичайні години роботи: дні та години. Будь ласка, залиште своє ім'я, номер та повідомлення, і ми відповімо, коли офіс знову відкриється о день або час.
Якщо існує реальний шлях до надзвичайних ситуацій, додайте одну чітку інструкцію. Не обіцяйте покриття надзвичайних ситуацій, яке бізнес не надає.
Привітання про закриття на свята
Ви досягли Назва компанії. Ми закриті на свято або закриття і буде відкрито знову дата у час. Будь ласка, залиште своє ім'я, номер та повідомлення. Наша команда відповість після повторного відкриття.
Оновлюйте дату перед кожним закриттям і видаляйте привітання, коли відновлюється звичайний робочий час.
Привітання відділу
Ви досягли Відділ команда за Назва компанії. Будь ласка, залиште своє ім'я, назву облікового запису або компанії, номер для зворотного дзвінка та коротке повідомлення. Член відділу відповість протягом термін.
Використовуйте окремі привітання відділів, коли абоненти досягають білінгу, продажів, підтримки, планування або іншої спеціалізованої черги.
Привітання щодо виставлення рахунків та платежів
Ви зв'язалися з командою з питань виставлення рахунків за адресою Назва компанії. Будь ласка, залиште своє ім'я, компанію, номер рахунку-фактури, якщо є, номер для зворотного дзвінка та короткий опис вашого запитання. З міркувань безпеки, не залишайте дані платіжної картки в голосовій пошті.
Це останнє речення запобігає залишенню абонентами конфіденційної платіжної інформації в записі.
Привітання при плануванні
Дякуємо за дзвінок Назва компанії Планування. Будь ласка, залиште своє ім'я, номер для зворотного дзвінка, бажані дати або час, а також послугу або зустріч, яка вам потрібна. Ми підтвердимо наявність, коли повернемо ваш дзвінок.
Привітання при переповненні черги
Наша команда зараз допомагає іншим абонентам. Ви можете залишитися в черзі або залишити своє ім'я, номер для зворотного дзвінка та коротке повідомлення. Ми повернемо ваш дзвінок, як тільки агент буде доступний.
Пропонуйте зворотний дзвінок лише тоді, коли команда фактично відстежує та завершує цей робочий процес.
Привітання при пропущеному дзвінку з SMS-супроводом
Нам шкода, що ми пропустили ваш дзвінок до Назва компанії. Будь ласка, залиште своє ім'я та коротке повідомлення. Якщо ваш номер може отримувати SMS-повідомлення, наша команда також може зв'язатися за допомогою SMS.
Переконайтеся, що процес подальших дій поважає згоду та вимоги до обміну повідомленнями.
Що включити
- Назва компанії або відділу
- Доступність або причина привітання
- Ім'я абонента та номер для зворотного виклику
- Мінімальний контекст, необхідний для маршрутизації відповіді
- Реалістичне очікування відповіді
- Термінова альтернатива лише тоді, коли вона існує
- Попередження не залишати конфіденційну інформацію, коли це доречно
Чого слід уникати
- Довгі маркетингові повідомлення перед запитом на запис
- Нечіткі обіцянки, такі як «ми негайно зателефонуємо»
- Застарілі дати свят або робочий час
- Занадто багато альтернативних номерів
- Просити абонентів залишати паролі, номери карток, медичні дані або іншу конфіденційну інформацію
- Заявка на цілодобову відповідь, коли команда не має для цього ресурсів
Використовуйте привітання з маршрутизацією та транскрипцією
Workspace369 підтримує конфігуровані привітання для голосової пошти та після робочого часу за допомогою перетворення тексту в мову або завантаженого аудіо. Він може зберігати голосову пошту, генерувати транскрипцію, зіставляти абонента із записом клієнта та зберігати подальші дії поруч із завданнями, проєктами, рахунками-фактурами, файлами, SMS та історією дзвінків.
Привітання — це парадний вхід. Автоматизація після дзвінка і контекст клієнта визначають, чи стане повідомлення виконаною роботою.