Cách điều hành công việc của khách hàng mà không cần ghép nối sáu công cụ
Hướng dẫn hoạt động thực tế cho các doanh nghiệp dịch vụ muốn có CRM, yêu cầu, dự án, thanh toán, tệp, AI, tự động hóa và kế toán cùng nhau.
Các doanh nghiệp dịch vụ hiếm khi mất thời gian ở một nơi rõ ràng. Sự chậm trễ thường xuất hiện giữa các công cụ: yêu cầu của khách hàng trong một ứng dụng, chuỗi email trong một ứng dụng khác, bảng dự án ở một nơi khác, hóa đơn trong công cụ thanh toán, tệp trong bộ nhớ và các tác vụ theo dõi nằm trong bộ nhớ của ai đó.
Tối ưu hóa bắt đầu bằng việc kết nối các khâu bàn giao.
Đặt hồ sơ khách hàng làm trung tâm
Mọi nhóm làm việc với khách hàng đều cần một nguồn sự thật đáng tin cậy. Bản ghi khách hàng nên kết nối:
- Thông tin liên hệ và ghi chú
- Yêu cầu và thu hút khách hàng tiềm năng
- Các dự án và nhiệm vụ
- Email, SMS, cuộc gọi và thư thoại
- Tệp và hồ sơ được chia sẻ
- Ước tính, đề xuất, hóa đơn và thanh toán
- Chi phí, kế toán và ngữ cảnh báo cáo
Khi hồ sơ khách hàng được kết nối, nhóm của bạn có thể trả lời câu hỏi nhanh hơn và tránh phải xây dựng lại ngữ cảnh mỗi khi công việc chuyển từ bán hàng sang giao hàng sang thanh toán.
Chuẩn hóa tiếp nhận
Các yêu cầu không có cấu trúc khó chuyển tiếp, định giá và giao hàng. Sử dụng biểu mẫu yêu cầu, thu hút khách hàng tiềm năng và thiết lập dự án lặp lại để công việc mới có được chi tiết mà nhóm của bạn cần.
Workspace369 hỗ trợ yêu cầu và biểu mẫu, CRM, dự án, quy trình làm việc lịch, tệp và thanh toán trong cùng một không gian làm việc, vì vậy việc tiếp nhận có thể trở thành một quy trình hoạt động thực tế thay vì một chuỗi tin nhắn lỏng lẻo.
Đưa giao tiếp vào quy trình làm việc
Công việc của khách hàng phụ thuộc vào giao tiếp, nhưng hộp thư đến có thể trở thành một vũ trụ riêng biệt. Quy trình làm việc hộp thư đến chung, SMS, gọi điện, thư thoại và định tuyến hữu ích hơn khi chúng nằm cạnh khách hàng và dự án.
Kết nối đó giúp các nhóm xem những gì đã được yêu cầu, những gì đã được hứa và những gì cần phản hồi mà không cần chuyển đổi giữa các tab.
Tự động hóa việc theo dõi đang bị bỏ lỡ
Bắt đầu với các khoảnh khắc lặp đi lặp lại:
- Theo dõi đề xuất
- nhắc nhở cuộc hẹn
- Nhắc nhở thanh toán
- Xác nhận tiếp nhận
- Cập nhật trạng thái
- Nhiệm vụ bàn giao nội bộ
Tự động hóa hoạt động tốt nhất khi nó có quyền truy cập vào dữ liệu khách hàng và công việc xung quanh. Workspace369 bao gồm các luồng công việc tự động hóa email và SMS, nhật ký và các lần chạy thử để các nhóm có thể giảm bớt việc theo dõi thủ công mà không làm mất đi khả năng hiển thị.
Cung cấp cho AI bối cảnh hữu ích
AI hữu ích hơn khi nó có thể hoạt động gần dữ liệu kinh doanh thực tế. Soạn thảo, viết lại, dịch thuật, Hỏi AI và tìm kiếm kiến thức mạnh mẽ nhất khi chúng nằm cạnh hồ sơ khách hàng, tin nhắn, tệp và quy trình làm việc.
Đó là sự khác biệt giữa một công cụ viết chung chung và một trợ lý vận hành có thể hỗ trợ công việc đang diễn ra trong không gian làm việc.
Đo lường hoạt động, không chỉ nhiệm vụ
Một hệ thống tốt nên giúp bạn hiểu nhiều hơn là liệu một tác vụ đã được đánh dấu hoàn thành hay chưa. Tìm kiếm báo cáo về hóa đơn, thanh toán, tuổi nợ phải thu, lợi nhuận dự án, chi phí, hoạt động và thông lượng hoạt động.
Khi các tín hiệu đó được kết nối, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định tốt hơn về giá cả, nhân sự, dòng tiền và giao hàng cho khách hàng.
Ý tưởng cốt lõi rất đơn giản: ít công cụ riêng lẻ hơn, ít lần chuyển giao thủ công hơn và một không gian làm việc mang vòng đời khách hàng từ yêu cầu đầu tiên đến thanh toán cuối cùng.