Nhận thanh toán
Hóa đơn và biên lai: sự khác biệt và khi nào bạn cần mỗi loại.
Hóa đơn yêu cầu thanh toán; biên lai xác nhận thanh toán. Cùng các bên, thường cùng các khoản mục — nhưng chúng nằm ở hai mặt đối lập của giao dịch, và việc nhầm lẫn chúng sẽ làm khách hàng, kế toán viên và mùa thuế bối rối.
Nói tóm lại
Hóa đơn là yêu cầu thanh toán được phát hành trước khi khách hàng thanh toán: nó liệt kê những gì đã được cung cấp, chi phí là bao nhiêu và cách thanh toán. Biên lai là bằng chứng thanh toán được phát hành sau đó: nó xác nhận những gì đã được thanh toán, khi nào và bằng cách nào. Bạn gửi hóa đơn khi công việc được giao và biên lai khi tiền đến. Phần mềm lập hóa đơn phát hành cả hai từ cùng một bản ghi, giữ cho số liệu, các khoản mục và tham chiếu khách hàng giống hệt nhau trên mỗi hóa đơn.
Sự khác biệt trong một bảng
Cùng một giao dịch, hai mặt đối lập của nó:
- Hóa đơn — phát hành trước khi thanh toán; yêu cầu chính thức liệt kê các khoản mục, tỷ lệ, tổng số, thời hạn và cách thanh toán
- Biên lai — phát hành sau khi thanh toán; xác nhận hiển thị số tiền đã thanh toán, ngày, phương thức và hóa đơn mà nó đã thanh toán
- Hóa đơn trả lời "tôi nợ bạn bao nhiêu?" — biên lai trả lời "tôi đã thanh toán những gì, và khi nào?"
- Cả hai đều thuộc về hồ sơ khách hàng: hóa đơn là yêu cầu, biên lai là bằng chứng
Những gì mỗi tài liệu phải bao gồm
Chúng chia sẻ hầu hết các trường, với sự nhấn mạnh khác nhau:
- Hóa đơn — chi tiết của bạn, chi tiết khách hàng, số hóa đơn, ngày phát hành và ngày đến hạn, các khoản mục, thuế, tổng số, hướng dẫn thanh toán
- Biên lai — chi tiết của bạn, chi tiết khách hàng, số hóa đơn mà nó đã thanh toán, ngày thanh toán, số tiền nhận được, phương thức thanh toán và bất kỳ số dư còn lại nào
- Cả hai — các khoản mục và tổng số giống hệt nhau để giấy tờ đối chiếu chính xác
Giữ chúng kết nối
Biên lai nên tham chiếu hóa đơn mà nó đã thanh toán — đó là điều cho phép khách hàng (hoặc kế toán của họ) đối chiếu khoản thanh toán với yêu cầu mà không cần một chuỗi email. Trong Workspace369, biên lai được phát hành tự động từ hóa đơn đã thanh toán, vì vậy tham chiếu, các khoản mục và số tiền luôn khớp.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi thường gặp
Hóa đơn có phải là biên lai không?
Không. Hóa đơn yêu cầu thanh toán trước khi xảy ra; biên lai xác nhận thanh toán sau. Chúng mang thông tin tương tự nhưng phục vụ các mục đích đối lập trong giao dịch.
Khi nào tôi gửi biên lai?
Sau khi khách hàng thanh toán. Đối với thanh toán bằng thẻ trực tuyến, hãy gửi tự động khi xác nhận thanh toán. Đối với chuyển khoản ngân hàng hoặc séc, hãy phát hành sau khi tiền đã được xử lý.
Tôi có cần cả hai cho mục đích thuế không?
Bạn cần hóa đơn để hiển thị những gì bạn đã lập hóa đơn và biên lai hoặc hồ sơ thanh toán để hiển thị những gì bạn đã thu. Cùng nhau chúng đối chiếu sổ sách của bạn; việc thiếu biên lai là nguyên nhân khiến mùa thuế trở thành một dự án tái cấu trúc.
Sẵn sàng khi bạn muốn
Xem Workspace369 phù hợp với quy trình làm việc của khách hàng của bạn như thế nào.
Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.
