Mẫu hóa đơn miễn phí cho Excel và Sheets.

Những gì hóa đơn phải bao gồm

Hóa đơn là yêu cầu thanh toán cho công việc bạn đã giao, vì vậy nó nên trả lời mọi câu hỏi trước khi khách hàng phải hỏi. Bất kể bố cục nào, hãy đảm bảo tất cả những điều này đều có mặt.

• Tên và thông tin liên hệ doanh nghiệp của bạn, và thông tin thanh toán của khách hàng.
• Một số hóa đơn duy nhất và ngày phát hành.
• Các dòng chi tiết, mỗi dòng có mô tả, số lượng hoặc giờ, đơn giá và số tiền.
• Tổng phụ, bất kỳ khoản thuế hoặc chiết khấu nào áp dụng và tổng số tiền phải trả.
• Ngày đến hạn và các điều khoản thanh toán.
• Cách thanh toán: một liên kết thanh toán hoặc thông tin ngân hàng của bạn.

Cách viết hóa đơn

Đánh số hóa đơn của bạn

Số hóa đơn là nhãn mà bộ phận kế toán của khách hàng sử dụng để tìm, phê duyệt và thanh toán hóa đơn. Sử dụng một chuỗi đơn giản như INV-0001, INV-0002, một chuỗi theo ngày như 2026-0001, hoặc một tiền tố khách hàng như ACME-0001. Chọn một định dạng và tuân thủ nó.

Không bao giờ sử dụng lại một số, không bao giờ bỏ qua một số một cách cố ý, và thêm số 0 để danh sách sắp xếp đúng cách. Trong một mẫu bảng tính, thay đổi số trong tên tệp và tài liệu mỗi lần, vì trùng lặp là lý do phổ biến khiến hóa đơn bị đình trệ.

Số hóa đơn là gì?

Ngày đến hạn và điều khoản thanh toán

Các điều khoản thanh toán là số ngày khách hàng có để thanh toán, tính từ ngày hóa đơn. Đến hạn khi nhận phù hợp với các công việc nhỏ và khách hàng mới. Net 14 phổ biến cho người làm nghề tự do và các studio nhỏ. Net 30 là mặc định cho nhiều doanh nghiệp đã thành lập. Các điều khoản dài hơn như net 45 hoặc net 60 thường đến từ các công ty lớn và làm bạn tốn chi phí lưu thông tiền tệ.

In điều khoản và ngày đến hạn chính xác trên hóa đơn, và thỏa thuận trước trong đề xuất. Phí duy trì tốt hơn nên được lập hóa đơn vào một ngày cố định mỗi tháng thay vì theo các điều khoản ròng.

Các điều khoản thanh toán Net 30 · Công cụ tính ngày đến hạn hóa đơn

Nhắc nhở thanh toán trễ hạn

Hầu hết các khoản thanh toán trễ không phải là từ chối. Hóa đơn bị bỏ lỡ, đang chờ phê duyệt hoặc bị trôi xuống hộp thư đến. Một quy trình nhắc nhở ngắn gọn, thường xuyên sẽ khắc phục hầu hết chúng mà không gây khó xử.

• Vài ngày trước hạn chót, một lời nhắc nhở thân thiện với số hóa đơn và liên kết thanh toán.
• Vào ngày đến hạn, một ghi chú ngắn gọn rằng thanh toán đến hạn hôm nay.
• Vài ngày sau, một lời nhắc nhở lịch sự hỏi liệu có điều gì cản trở việc thanh toán không.
• Sau đó, một tin nhắn cứng rắn hơn nhắc lại các điều khoản và bất kỳ khoản phí trễ nào bạn đã thỏa thuận trước.

Công cụ tạo nhắc thanh toán · Máy tính phí chậm thanh toán

Lời nhắc và phí trễ trong Workspace369

Workspace369 gửi lời nhắc thanh toán trễ trên mọi gói, và hóa đơn có liên kết thanh toán để khách hàng có thể thanh toán trực tuyến. Phí trễ tự động trên hóa đơn quá hạn bắt đầu từ gói Commander.