Lập hóa đơn & Thanh toán.
Tìm hiểu kiến thức cơ bản về lập hóa đơn — từ việc viết hóa đơn đầu tiên đến hợp đồng định kỳ, nhắc nhở và nhận thanh toán đúng hạn.
Lập hóa đơn là cách bạn biến công việc đã hoàn thành thành tiền: bạn gửi yêu cầu thanh toán rõ ràng, thỏa thuận thời hạn thanh toán và theo dõi cho đến khi nhận được tiền. Câu trả lời ngắn gọn là đặt cùng một vài điều trên mỗi hóa đơn, lập hóa đơn theo lịch trình thay vì dựa vào trí nhớ và tự động hóa việc nhắc nhở. Các hướng dẫn dưới đây bao gồm từng bước, từ hóa đơn đầu tiên của bạn đến các khoản định kỳ, tiền đặt cọc và thanh toán trễ.
Bắt đầu với việc lập hóa đơn
Nhận thanh toán đúng hạn
Phần mềm lập hóa đơn
Các bước cơ bản lập hóa đơn trong năm bước
- Thỏa thuận các điều khoản trước khi bắt đầu công việcĐặt giá, lịch trình thanh toán và ngày đến hạn trong đề xuất hoặc hợp đồng. Hóa đơn không bao giờ nên là lần đầu tiên khách hàng nhìn thấy các điều khoản của bạn.
- Nhận tiền đặt cọc khi công việc lớnNhiều người làm nghề tự do yêu cầu một phần tư đến một nửa phí trước. Điều này xác nhận khách hàng đã cam kết và chi trả cho khoảng thời gian đầu tiên của bạn.
- Viết một hóa đơn hoàn chỉnhBao gồm thông tin chi tiết của bạn, khách hàng, số hóa đơn duy nhất, ngày phát hành và ngày đến hạn, các dòng chi tiết với số lượng và đơn giá, tổng cộng và một cách rõ ràng để thanh toán.
- Gửi theo lịch trìnhLập hóa đơn theo các mốc quan trọng, cuối tháng hoặc ngày định kỳ bạn đã thỏa thuận, và gửi nó trong cùng một ngày. Hóa đơn trễ sẽ được thanh toán trễ.
- Theo dõi theo nhịp độNhắc nhở trước ngày đến hạn, vào ngày đó, và sau đó, sử dụng các tin nhắn ngắn gọn nêu số hóa đơn. Tăng cường một cách lịch sự, và chỉ thêm phí trễ nếu điều khoản của bạn quy định như vậy.
Các điều khoản chính
- Số hóa đơn
- Mã định danh duy nhất liên kết một khoản thanh toán và một cuộc trò chuyện với một hóa đơn. Giữ nó theo trình tự và không bao giờ sử dụng lại một mã.
- Điều khoản thanh toán
- Số ngày được phép thanh toán, chẳng hạn như đến hạn khi nhận, net 14 hoặc net 30, được tính từ ngày hóa đơn.
- Hóa đơn đặt cọc
- Một hóa đơn cho một phần phí trả trước, được ghi có vào hóa đơn cuối cùng.
- Hợp đồng định kỳ
- Một khoản thanh toán định kỳ giữ chỗ thời gian của bạn hoặc bao gồm một phạm vi đã thỏa thuận mỗi tháng.
- Phí chấm dứt hợp đồng
- Số tiền khách hàng thanh toán nếu họ hủy một phần dự án giữa chừng.
Các câu hỏi thường gặp
Mọi hóa đơn nên bao gồm những gì?
Thông tin doanh nghiệp và khách hàng của bạn, số hóa đơn duy nhất, ngày phát hành và ngày đến hạn, các dòng mục chi tiết với số lượng, đơn giá và số tiền, bất kỳ khoản thuế nào, tổng số tiền phải trả, các điều khoản thanh toán và một cách rõ ràng để thanh toán. Hướng dẫn cách viết hóa đơn đi qua từng phần.
Tôi nên sử dụng điều khoản thanh toán nào?
Khách hàng mới và các công việc nhỏ thường phù hợp với thời hạn thanh toán khi nhận được hoặc net 14. Khách hàng doanh nghiệp lâu năm thường mong đợi net 30. Dù bạn chọn gì, hãy ghi rõ trên hóa đơn và thỏa thuận trước, vì một điều khoản chỉ có hiệu lực khi nó được nêu rõ và theo dõi.
Làm thế nào để tôi được thanh toán nhanh hơn?
Giúp việc thanh toán trở nên dễ dàng và được mong đợi. Nhận tiền đặt cọc, nêu rõ các điều khoản trong đề xuất, lập hóa đơn theo lịch trình, liệt kê chi tiết rõ ràng, cung cấp các tùy chọn thanh toán một bước và gửi lời nhắc tự động để việc theo dõi diễn ra ngay cả khi bạn đang bận bàn giao công việc.
Xem Workspace369 phù hợp với quy trình làm việc của khách hàng của bạn như thế nào.
Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.
Dùng thử miễn phí 14 ngày. Cần thẻ. Sau thời gian dùng thử: từ $29/tháng. Tự động gia hạn hàng tháng cho đến khi bạn hủy. Hủy bất kỳ lúc nào trong Cài đặt → Thanh toán.
