Phí hợp đồng định kỳ được giải thích: nó là gì, cách thức hoạt động và cách đặt một khoản phí.

Hóa đơn retainer là gì?

Hóa đơn retainer là hóa đơn cho retainer: phí cố định cho giai đoạn công việc đã thỏa thuận tiếp theo, hoặc khoản tiền trả trước mà khách hàng thanh toán vào số dư bạn rút ra khi bạn làm việc. Nó ghi tên giai đoạn hoặc số dư mà nó bao gồm, số tiền, ngày đến hạn và cách thanh toán, và nó được gửi trước khi công việc bắt đầu.

• Ví dụ (số liệu mẫu): “Retainer hỗ trợ thiết kế, tháng 11 năm 2026, tối đa 20 giờ”
• Số tiền $2,000, phát hành ngày 1 tháng 11, đến hạn ngày 8 tháng 11
• Số giờ chưa sử dụng: tối đa 10 giờ được chuyển sang tháng 12
• Công việc vượt quá 20 giờ: tính phí riêng với giá $110 mỗi giờ, sau khi có phê duyệt bằng văn bản

Hai mô hình phí duy trì

Chọn mô hình phù hợp với cách bạn làm việc — và ghi nó vào thỏa thuận:

• Hợp đồng định kỳ trả theo kỳ — khách hàng thanh toán một khoản phí cố định mỗi kỳ (thường là hàng tháng) cho phạm vi công việc đã thỏa thuận. Có thể dự đoán được cho cả hai bên; mô hình phổ biến nhất cho các agency, MSP, kế toán viên và nhà tư vấn.
• Hợp đồng định kỳ rút dần — khách hàng thanh toán tiền ứng trước, và bạn thanh toán công việc dựa trên số dư cho đến khi hết, sau đó nạp lại. Phổ biến cho công việc pháp lý, tư vấn và phạm vi công việc thay đổi.
• Kết hợp — một khoản phí định kỳ nhỏ cộng với thanh toán theo giờ cho phần vượt quá, được đối chiếu mỗi kỳ.

Cách đặt số tiền

Định giá hợp đồng định kỳ dựa trên phạm vi công việc, không phải dựa trên hy vọng của bạn:

• Bắt đầu từ phạm vi đã thỏa thuận: số giờ, sản phẩm bàn giao, hoặc kết quả mỗi kỳ
• Nhân với tỷ lệ mục tiêu của bạn, sau đó kiểm tra lại với những gì khách hàng coi trọng (tiết kiệm nhân sự, thời gian phản hồi, quyền truy cập ưu tiên)
• Nêu rõ những gì được bao gồm, những gì là bổ sung và điều gì xảy ra với thời gian chưa sử dụng (hết hạn, chuyển sang kỳ tiếp theo, hoặc chuyển vô thời hạn)
• Xem xét hàng quý — phạm vi công việc thay đổi, và hợp đồng định kỳ nên theo nó

Làm cho việc thanh toán trở nên nhàm chán

Phí duy trì chỉ hoạt động nếu hóa đơn được gửi đi theo cùng một lịch trình mỗi kỳ mà không ai phải làm lại. Hóa đơn định kỳ và kế hoạch thanh toán trong Workspace369 tự động lập hóa đơn duy trì, lời nhắc tự động theo dõi bất kỳ khoản nào còn tồn đọng và báo cáo hiển thị doanh thu duy trì theo từng khách hàng — do đó doanh thu theo lịch trình thực sự đến đúng hạn.

Phí hợp đồng định kỳ so với tiền đặt cọc so với tiền ứng trước

Tiền đặt cọc đảm bảo một dự án cụ thể và được dự án đó tiêu thụ. Tiền ứng trước là bất kỳ khoản thanh toán trả trước nào. Hợp đồng định kỳ đảm bảo tính sẵn có hoặc phạm vi công việc liên tục trong một khoảng thời gian — đó là mối quan hệ định kỳ, không phải công việc một lần. Nhiều thỏa thuận kết hợp chúng: hợp đồng định kỳ cho công việc liên tục, tiền đặt cọc cho một dự án cụ thể trong đó.