Mẫu email nhắc nhở thanh toán thiết kế web miễn phí (PDF và Word).
Nên gửi gì khi khách hàng thiết kế web chưa thanh toán: các điều khoản đã thỏa thuận trước, sau đó là ba email ngắn và một cuộc gọi điện thoại, mỗi email kèm số hóa đơn, số tiền, ngày và liên kết thanh toán.
Miễn phí, không cần email. 5 trang, bằng tiếng Anh. Cập nhật .
Những gì có trong mẫu
8 phần, theo thứ tự bạn sử dụng, mỗi phần có hướng dẫn ngắn gọn bạn xóa trước khi gửi.
Điều khoản thanh toán
Cách diễn đạt khi hóa đơn đến hạn, thanh toán trễ và tạm dừng công việc, cần được thỏa thuận bằng văn bản trước hóa đơn đầu tiên.
Chuỗi trình bày tổng quan
Một bảng về thông báo trước, hai lời nhắc, một cuộc gọi điện thoại và một thông báo cuối cùng, với thời gian gửi từng cái và giọng điệu của nó.
Nhắc nhở 1: lời nhắc nhẹ nhàng
Số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn và liên kết thanh toán, với ngày thanh toán mới và không xin lỗi hay đe dọa.
Nhắc nhở 2: lời nhắc cứng rắn hơn
Các thông tin tương tự, ngắn gọn hơn, với số ngày chậm trễ và đề nghị sửa bất kỳ vấn đề nào với hóa đơn hoặc công việc.
Cuộc gọi điện thoại
Một kịch bản năm bước cho ngày bạn gửi lời nhắc thứ 2, kết thúc bằng bản tóm tắt bằng văn bản về những gì đã được đồng ý.
Thông báo cuối cùng
Một email đơn giản cho biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo, và chỉ những gì thỏa thuận của bạn đã nói.
Dòng chủ đề và một trình theo dõi
Bốn dòng chủ đề nên tránh và bốn dòng chủ đề nên sử dụng thay thế, và một bảng để ghi lại mọi lời nhắc, cuộc gọi và thanh toán.
Kiểm tra trước khi gửi
Tám kiểm tra, từ các điều khoản đã thỏa thuận trước đến việc dừng ngay khi hóa đơn được thanh toán.
Cộng thêm một ví dụ đã điền
Một trang web nha khoa hư cấu với mức phí cố định 4.800 đô la. Số dư 2.400 đô la, hóa đơn 1042, đến hạn vào Thứ Sáu ngày 6. Lời nhắc được gửi vào ngày 9 và 16, với một cuộc gọi vào ngày 16, và thông báo cuối cùng vào ngày 23 cho đến ngày 27, tức là 21 ngày sau ngày đến hạn.
Cách sử dụng
- Tải tệp PDF để đọc, hoặc tệp Word để chỉnh sửa. Tệp Word cũng mở trong Google Docs và Pages.
- Đặt các điều khoản thanh toán vào đề xuất hoặc thỏa thuận của bạn trước khi hóa đơn đầu tiên được gửi đi.
- Điền vào chỗ trống và đặt ngày thực tế cho mỗi lời nhắc vào lịch của bạn khi bạn gửi hóa đơn.
- Gửi email theo thứ tự, thực hiện cuộc gọi vào ngày nhắc nhở 2, và dừng lại ngay khi hóa đơn được thanh toán.
Tự động hóa quy trình làm việc của Workspace369 có thể gửi một chuỗi nhắc nhở qua email, vì vậy mỗi email sẽ được gửi đi mà bạn không cần nhớ. Tự động hóa email có trên mọi gói. Cùng một nội dung được gửi đến mọi khách hàng, vì vậy hãy đọc kỹ cả ba email trước và dành cuộc gọi điện thoại cho riêng bạn. Xem tự động hóa quy trình làm việc. Lựa chọn số 1 của chúng tôi là Workspace369.
Câu hỏi về mẫu
Mẫu email nhắc nhở thanh toán thiết kế web có miễn phí không?
Có. Tải xuống tệp PDF hoặc tệp Word mà không cần tài khoản hoặc địa chỉ email, và sử dụng nó cho công việc khách hàng của riêng bạn.
Tôi nên gửi bao nhiêu lời nhắc cho một hóa đơn chưa thanh toán?
Mẫu sử dụng ba email và một cuộc gọi: một lời nhắc nhẹ nhàng vào ngày làm việc đầu tiên sau ngày đến hạn, một lời nhắc cứng rắn hơn khoảng một tuần sau đó kèm theo một cuộc gọi cùng ngày và một thông báo cuối cùng khoảng một tuần sau đó. Khoảng thời gian là gợi ý, vì vậy hãy chọn của bạn.
Email nhắc nhở thanh toán nên bao gồm những gì?
Số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn ban đầu, liên kết thanh toán và ngày thanh toán mới. Đặt thông tin thực tế vào dòng chủ đề, để khách hàng ghi nhớ số hóa đơn trước khi mở.
Mẫu này có phải là lời khuyên pháp lý không?
Không. Đây là thông tin chung. Các quy tắc về phí trễ, lãi suất và tạm dừng công việc khác nhau tùy theo quốc gia và tiểu bang, vì vậy hãy yêu cầu người có chuyên môn tại nơi bạn làm việc kiểm tra các điều khoản của bạn.