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總而言之
預付款發票是發送給客戶的、用於支付約定費用預付部分的發票，通常在客戶接受提案後、工作開始前寄出。它應顯示項目、總約定費用、預付款百分比和金額、到期日、付款方式，以及預付款將計入最終發票的說明。許多自由工作者會要求 25% 到 50%。
預付款發票應包含的內容
預付款發票具有任何發票的基礎內容，並加上與總費用的明確連結：
- 您的公司詳細資訊和客戶的帳單詳細資訊
- 唯一的發票號碼和開立日期
- 專案名稱以及對已接受提案或合約的參考
- 專案的總約定費用
- 預付款項目：例如「預付款 — $6,000 專案費用的 50%」
- 稅金（如果適用於您所在地的預付款）
- 到期日，最好在開始日期之前
- 付款方式：付款連結或銀行詳細資訊
- 說明：「此預付款將計入最終發票」
範例
專案：品牌識別，約定費用 $6,000。預付款發票 INV-041：「預付款 — $6,000 專案費用的 50%：$3,000。收到款項後生效；收到付款後開始工作。」最終發票 INV-047：「品牌識別專案：$6,000。減去已付預付款 (INV-041)：−$3,000。應付餘額：$3,000。」
應要求多少預付款？
許多自由工作者和小工作室會在開始前要求固定費用專案的 25% 至 50%。較大的專案通常會將費用分成預付款和里程碑付款。無論您選擇哪種方式，請先將其納入提案和合約中，以免預付款發票造成意外。
預付款 vs 月費 vs 保證金
專案預付款是預先支付的費用一部分，並在最終發票上抵扣。月費是為持續使用權或工作而收取的經常性費用。保證金是為損壞或損失而持有的可退還金額，常見於租賃和活動。預付款是否可退還取決於您的合約和當地法律，請務明示。
將預付款與提案和最終發票一起保留
最快的路徑是：提案、合約、預付款、啟動會議。在 Workspace369 中，核准的提案、帶有付款連結的預付款發票以及最終發票都位於相同的客戶記錄上，因此您可以一目了然地看到已付金額和仍欠金額。
常見問題
預付款發票與常規發票相同嗎？
它具有相同的格式和詳細資訊，但僅開立約定費用的一部分帳單並說明。給它自己的發票號碼，並在最終發票上註明以抵扣預付款。
我應該在預付款付清前開始工作嗎？
許多自由工作者不會。在提案和發票上說明「收到預付款後開始工作」可以保護您的時間並明確設定開始日期。
預付款是否可退還？
這取決於您的合約規定以及您所在地的法律。許多合約規定，一旦工作開始，預付款即不可退還，以彌補已花費的時間。合約中應清楚說明專案取消時的處理方式。
如何在我的帳戶中記錄預付款？
規則因國家和會計方法而異。在許多權責發生制系統中，未完成工作的預付款被記錄為負債（遞延收入），直到您交付為止。請諮詢您的會計師。
