تتبع المصروفات القابلة للفوترة لعمل العميل
تعرف على كيفية التقاط نفقات العملاء القابلة للفوترة والموافقة عليها وتوثيقها وإصدار فواتير بها وإعداد تقارير عنها دون فقدان الإيصالات أو سياق المشروع أو الربحية.
ماذا يوجد بالداخل؟
تحديد سياسة المصروفات قبل بدء العملالتقاط سجل مصروفات كاملفصل ثلاث حالات مختلفةأضف نفقات قابلة للفوترة إلى الفاتورة بوضوحالتقرير عن التكاليف المستردة وغير المستردةتتبع المصروفات القابلة للفوترة هو عملية الاحتفاظ بتكلفة متعلقة بالعميل من لحظة تكبدها حتى الموافقة والفواتير والدفع وإعداد تقارير الربحية. مجرد وجود إيصال في مجلد لا يكفي. يجب أن يظل المصروف متصلاً بالعميل والمشروع والاتفاق والفاتورة. الـ سير عمل تتبع مصروفات المستقل يوضح كيف يبدو هذا الاتصال داخل مساحة عمل حية.
تحديد سياسة المصروفات قبل بدء العمل
يجب أن يوضح الاقتراح أو العقد:
- ما هي فئات المصروفات التي يمكن استردادها؟
- ما إذا كان موافقة العميل مطلوبة قبل الشراء
- أي حد إنفاق
- ما إذا كانت الإيصالات مطلوبة
- ما إذا كانت التكاليف تُمرر بالتكلفة أو تُزاد
- كيف يتم التعامل مع الضرائب وتحويل العملات ورسوم البطاقات
- متى سيتم فوترة المصروفات؟
التقاط سجل مصروفات كامل
تسجيل كل مصروف بسياق كافٍ لشخص آخر للتحقق منه:
| حقل | لماذا هو مهم؟ |
|---|---|
| العميل والمشروع | يحدد من استفاد من التكلفة |
| المورد والتاريخ | يدعم التحقق والتقارير |
| المبلغ والعملة | يحافظ على المعاملة الأصلية |
| الفئة | يفصل تكاليف السفر، والبرامج، والمنتجات، والمقاولين، والتكاليف الأخرى |
| إيصال أو مستند | يوفر دليلًا للعميل والكتب |
| الموافقات | يعرض التكلفة التي تبعت الاتفاقية |
| حالة الفوترة | يميز التكلفة القابلة للاسترداد من العميل عن النفقات العامة |
| مرجع الفاتورة | يؤكد أن التكلفة تم فوترتها بالفعل |
| حالة الدفع | يؤكد ما إذا كان العميل قد سددها |
فصل ثلاث حالات مختلفة
تخلط الفرق عادة بين النفقات المتكبدة والمفوترة والمحصلة. اجعلها متميزة:
- تم تكبده: دفعت الشركة أو التزمت بالتكلفة.
- مفوتورة: تم تضمين التكلفة في فاتورة العميل.
- تم الجمع: دفع العميل الفاتورة التي تحتوي على التكلفة.
هذا التمييز مهم للتدفق النقدي و ربحية المشروع.
أضف نفقات قابلة للفوترة إلى الفاتورة بوضوح
استخدم بندًا منفصلاً أو قسم مصروفات مع وصف مفيد. أرفق الإيصالات عند الحاجة، ولكن تجنب الكشف عن المشتريات الداخلية غير ذات الصلة أو المعلومات الحساسة. الـ أمثلة فواتير الاستشاري عرض هيكل واحد واضح.
التقرير عن التكاليف المستردة وغير المستردة
مراجعة:
- إجمالي نفقات المشروع.
- المصروفات القابلة للفوترة مقابل غير القابلة للفوترة
- النفقات في انتظار الموافقة
- النفقات لم تتم فوترتها بعد
- المصروفات المفوتورة التي لم تدفع بعد
- وضع علامة على الإيرادات أو التعامل معها
- تأثير المصروفات على ربحية المشروع والعميل
Workspace369 يوفر تتبع النفقات للمستقلين وفرق عمل العملاء من خلال الاحتفاظ بالتكاليف بجانب العملاء والمشاريع والفواتير والمدفوعات والملفات والتقارير.
طبق ذلك عمليًا
قم بإدارة متابعة العملاء في مساحة عمل واحدة.
CRM، صندوق وارد، صوت، فواتير، مدفوعات، مشاريع، ملفات، ذكاء اصطناعي، وأتمتة سير العمل — متصلة بدلاً من تصديرها.