كيفية إنشاء فاتورة وإرسالها في Workspace369 خطوة بخطوة

مرحبًا بعودتك. في هذا الفيديو، سنتعمق أكثر في الفواتير: سننشئ فاتورة من الصفر، ونحدد تواريخها، ونقسّمها إلى خطة دفع، ونرسلها، ونتابع الدفعات فور وصولها.

افتح «الفواتير» ضمن «المالية». تُظهر كل فاتورة وضعها: مدفوعة، أو مسودة، أو متأخرة السداد، أو مدفوعة جزئيًا، مع المبلغ المتبقي المستحق. انقر على «فاتورة جديدة».

أعطها اسمًا، واختر العميل. هذه الفاتورة موجّهة إلى Drew في Walsh Logistics. يُملأ البريد الإلكتروني ورقم الهاتف الخاصان بـ Drew تلقائيًا، لتتمكن من إرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني أو برسالة نصية. انقر على «إضافة عنصر جديد». اختر خدمة من الكتالوج، أو انتقل إلى «لمرة واحدة» لرسوم لا تظهر إلا في هذه الفاتورة. اضبط الكمية على اثني عشر، ثم أضفها. يُملأ معدل الضريبة من إعداداتك، ويتحدث الإجمالي أثناء عملك. وضمن «تواريخ الفاتورة»، يتبع تاريخ الاستحقاق شروطك الافتراضية: ثلاثون يومًا من اليوم. ويمكنك تغيير أي من التاريخين هنا.

للأعمال الأكبر، افتح تبويب «خطة الدفع» واختر «أقساط». سيُقسَّم الإجمالي إلى ثلاث دفعات شهرية. ويمكنك تغيير عدد الدفعات، ومدى تكرار استحقاقها، وموعد بدئها. ويعرض الجدول كل تاريخ ومبلغ، فيعرف Drew بالضبط ما المستحق ومتى. وللعملاء الذين تُصدر لهم فواتير بشكل دوري، يرسل تبويب «تكرار» فاتورة جديدة في كل موعد، تلقائيًا.

عندما تصبح جاهزة، انقر على «إرسال». يمكنك إرسالها بالبريد الإلكتروني أو برسالة نصية. تُكتب رسالة البريد الإلكتروني نيابةً عنك، مع ملف PDF مرفق. انقر على «إرسال البريد الإلكتروني»، وستكون في طريقها.

عندما تصل دفعة بطريقة أخرى، مثل تحويل بنكي، أضفها بنفسك. افتح تبويب «الدفع». لكل قسط زر «تسجيل دفعة» خاص به، وإذا كنت قد ربطت Stripe، فله أيضًا رابط دفع خاص به، ليتمكن Drew من الدفع عبر الإنترنت بالبطاقة. اختر طريقة دفع Drew، وأضف الرقم المرجعي، واحفظ الدفعة.

بالعودة إلى قائمة «الفواتير»، تظهر الفاتورة الآن كمدفوعة جزئيًا: وصلت الدفعة الأولى، وما زال الباقي مستحقًا. ولتنزيل ملف PDF أو طباعته، افتح القائمة بجانب أي فاتورة واختر «PDF الفاتورة». وهذه نظرة متعمقة على الفواتير. في الفيديو التالي، سنُعدّ تذكيرات دفع تلقائية.