Sekvence následných kroků při pozdní platbě faktur
Profesionální sekvence sledování pozdních plateb s praktickým načasováním a příklady zpráv pro období před datem splatnosti, datum splatnosti, po splatnosti a eskalaci.
Od Simon Dziak, zakladatel, Workspace369 · LinkedIn
Sekvence sledování pozdních plateb by měla klientovi usnadnit pochopení zůstatku a jednání. Neměla by začínat jako obvinění. Faktury se zpožďují z mnoha důvodů: kupující zmeškal zprávu, schvalovatel je pryč, chybí objednávka, platba byla odeslána pod jiným referenčním číslem nebo klient nesouhlasí s částí práce.
Následující sekvence je provozní pokyn, nikoli právní poradenství. Dodržujte dohodu, firemní politiku a platné zákony. Pokrývá načasování — kdy odchází každý kontakt. Samotné znění naleznete v příklady platebních připomenutí poskytují připravené texty a e-maily.
Co je uvnitř?
Před odesláním jakékoli upomínkyPět dní před termínem splatnosti: zdvořilá upomínkaV den splatnosti: potvrzení platbyTři dny po splatnosti: přímé následné kroky.Deset dní po splatnosti: žádost o pevné datumEskalaceSledovat pořadí v záznamu klienta
Před odesláním jakékoli upomínky
Potvrdit:
- Faktura byla zaslána správnému fakturačnímu kontaktu.
- Částka, datum splatnosti, daň a platební pokyny jsou správné
- Požadované údaje o nákupní objednávce nebo dodavateli jsou přítomny
- Žádná platba, dobropis nebo spor nebyl zaznamenán jinde
- Slibená práce nebo milník byly dokončeny.
- Platební odkaz funguje.
Pět dní před termínem splatnosti: zdvořilá upomínka
Předmět: Faktura 1042 je splatná 15. července
Ahoj Jordane,
Rychlá připomínka, že faktura 1042 ve výši 2 450 $ je splatná 15. července. Můžete si ji prohlédnout a zaplatit zde: odkaz na platbu. Připojil jsem kopii pro pohodlí.
Pokud váš tým potřebuje pro zpracování nákupní objednávku, dodavatelský dokument nebo jiný detail, dejte mi prosím vědět.
Děkujeme, Alex
V den splatnosti: potvrzení platby
Předmět: Faktura 1042 je splatná dnes
Ahoj Jordane,
Faktura 1042 za 2 450 $ je splatná dnes. Platební odkaz je odkaz na platbu. Pokud již byla platba odeslána, sdílejte prosím referenci a já aktualizuji záznam.
Díky, Alex
Tři dny po splatnosti: přímé následné kroky.
Předmět: Následná kontrola po splatné faktuře 1042
Ahoj Jordane,
Faktura 1042 za 2 450 $ byla splatná 15. července a stále se jeví jako nesplacená. Dejte mi prosím vědět očekávané datum platby nebo zda něco brání schválení.
Faktura: Odkaz Platba: odkaz na platbu
Děkujeme, Alex
Deset dní po splatnosti: žádost o pevné datum
Předmět: Požadované datum platby za fakturu 1042
Ahoj Jordane,
Opakovaně se informuji ohledně faktury 1042, která je nyní 10 dní po splatnosti. Potvrďte prosím datum platby do 27. července. Pokud existuje spor nebo chybí dokument, odpovězte s podrobnostmi, abychom to mohli rychle vyřešit.
S pozdravem, Alex
Eskalace
Pro větší nebo opakovaně opožděný zůstatek kontaktujte sponzora projektu a kontaktní osobu pro fakturaci, zdokumentujte předchozí následná opatření a použijte eskalaci definovanou ve smlouvě. Rozhodnutí o pozastavení práce, účtování smluvního poplatku za pozdní platbu, zaslání formální výzvy nebo použití inkasa by měla podléhat příslušnému právnímu a manažerskému přezkumu.
Sledovat pořadí v záznamu klienta
Tým by měl vidět fakturu, datum splatnosti, stav platby, předchozí připomenutí, odpovědi klienta, spory, sliby a další akci pohromadě. Software pro fakturaci pro freelancery a propojené systémy pro práci s klienty činí následnou péči profesionálnější, protože připomenutí je založeno na kompletním záznamu, nikoli na odhadu z tabulky.
V Workspace369, faktury, platební odkazy a e-mailové upomínky po splatnosti jsou v každém plánu od $29 měsíčně. Textové upomínky vyžadují Voyager ($74 měsíčně), platební plány začínají u Specialist ($149 měsíčně) a automatické poplatky z prodlení u Commander ($299 měsíčně). AI AutoPilot Dnes řadí opožděné faktury a navrhne připomenutí, které si můžete zkontrolovat a odeslat. stránka s cenami uvádí každý plán.
Řiďte následnou péči o klienty v jednom pracovním prostoru.
CRM, schránka, hlas, fakturace, platby, projekty, soubory, AI a automatizace pracovních postupů — propojené místo exportu.
14denní zkušební verze zdarma. Vyžadována karta. Po zkušební verzi: od 29 $/měsíc. Automaticky se obnovuje každý měsíc, dokud nezrušíte. Kdykoli zrušte v Nastavení → Fakturace.