Sekvence následných kroků při pozdní platbě faktur

Sekvence sledování pozdních plateb by měla klientovi usnadnit pochopení zůstatku a jednání. Neměla by začínat jako obvinění. Faktury se zpožďují z mnoha důvodů: kupující zmeškal zprávu, schvalovatel je pryč, chybí objednávka, platba byla odeslána pod jiným referenčním číslem nebo klient nesouhlasí s částí práce.

Níže uvedená sekvence je provozní pokyn, nikoli právní poradenství. Dodržujte smlouvu, firemní politiku a platné zákony. Pokrývá načasování — kdy se každá interakce odešle. Pro samotné znění viz příklady platebních připomenutí poskytují připravené texty a e-maily.

Před odesláním jakékoli upomínky

Potvrdit:

• Faktura byla zaslána správnému fakturačnímu kontaktu.
• Částka, datum splatnosti, daň a platební pokyny jsou správné
• Požadované údaje o nákupní objednávce nebo dodavateli jsou přítomny
• Žádná platba, dobropis nebo spor nebyl zaznamenán jinde
• Slibená práce nebo milník byly dokončeny.
• Platební odkaz funguje.

Pět dní před termínem splatnosti: zdvořilá upomínka

Předmět: Faktura 1042 je splatná 15. července

Ahoj Jordane,

Rychlá připomínka, že faktura 1042 ve výši 2 450 $ je splatná 15. července. Můžete si ji prohlédnout a zaplatit zde: odkaz na platbu. Připojil jsem kopii pro pohodlí.

Pokud váš tým potřebuje pro zpracování nákupní objednávku, dodavatelský dokument nebo jiný detail, dejte mi prosím vědět.

Děkujeme, Alex

V den splatnosti: potvrzení platby

Předmět: Faktura 1042 je splatná dnes

Ahoj Jordane,

Faktura 1042 za 2 450 $ je splatná dnes. Platební odkaz je odkaz na platbu. Pokud již byla platba odeslána, sdílejte prosím referenci a já aktualizuji záznam.

Díky, Alex

Tři dny po splatnosti: přímé následné kroky.

Předmět: Následná kontrola po splatné faktuře 1042

Ahoj Jordane,

Faktura 1042 za 2 450 $ byla splatná 15. července a stále se jeví jako nesplacená. Dejte mi prosím vědět očekávané datum platby nebo zda něco brání schválení.

Faktura: Odkaz Platba: odkaz na platbu

Děkujeme, Alex

Deset dní po splatnosti: žádost o pevné datum

Předmět: Požadované datum platby za fakturu 1042

Ahoj Jordane,

Opakovaně se informuji ohledně faktury 1042, která je nyní 10 dní po splatnosti. Potvrďte prosím datum platby do 27. července. Pokud existuje spor nebo chybí dokument, odpovězte s podrobnostmi, abychom to mohli rychle vyřešit.

S pozdravem, Alex

Eskalace

Pro větší nebo opakovaně opožděný zůstatek kontaktujte sponzora projektu a kontaktní osobu pro fakturaci, zdokumentujte předchozí následná opatření a použijte eskalaci definovanou ve smlouvě. Rozhodnutí o pozastavení práce, účtování smluvního poplatku za pozdní platbu, zaslání formální výzvy nebo použití inkasa by měla podléhat příslušnému právnímu a manažerskému přezkumu.

Sledovat pořadí v záznamu klienta

Tým by měl vidět fakturu, datum splatnosti, stav platby, předchozí připomenutí, odpovědi klienta, spory, sliby a další akci pohromadě. Software pro fakturaci pro freelancery a propojené systémy pro práci s klienty činí následnou péči profesionálnější, protože připomenutí je založeno na kompletním záznamu, nikoli na odhadu z tabulky.