Na této stránce
Stručně řečeno
Zálohová faktura je faktura za předem uhrazenou část dohodnutého poplatku, zaslaná poté, co klient přijme nabídku a před zahájením práce. Měla by uvádět projekt, celkový dohodnutý poplatek, procento a výši zálohy, datum splatnosti, způsob platby a poznámku, že záloha bude započtena proti konečné faktuře. Mnoho freelancerů žádá 25 % až 50 %.
Co zahrnout do zálohové faktury
Zálohová faktura má stejné základy jako jakákoli faktura, plus jasný odkaz na plný poplatek:
- Vaše obchodní údaje a fakturační údaje klienta
- Unikátní číslo faktury a datum vystavení
- Název projektu a odkaz na přijatou nabídku nebo smlouvu
- Celkový dohodnutý poplatek za projekt
- Řádek zálohy: například „Záloha — 50 % z projektového poplatku 6 000 $“
- Daň, pokud se na zálohu vztahuje ve vaší zemi
- Datum splatnosti, ideálně před datem zahájení
- Jak zaplatit: platební odkaz nebo bankovní údaje
- Poznámka: „Tato záloha bude započtena proti konečné faktuře“
Příklad
Projekt: identita značky, dohodnutý poplatek 6 000 $. Zálohová faktura INV-041: „Záloha — 50 % z projektového poplatku 6 000 $: 3 000 $. Splatné při obdržení; práce začíná po obdržení platby.“ Konečná faktura INV-047: „Projekt identity značky: 6 000 $. Mínus zaplacená záloha (INV-041): −3 000 $. Zbývá doplatit: 3 000 $.“
Jakou výši zálohy si mám účtovat
Mnoho freelancerů a malých studií žádá před zahájením práce 25 % až 50 % z fixní ceny projektu. Větší projekty často místo toho rozdělují poplatek na zálohu a platby po dosažení milníků. Ať si vyberete cokoli, nejprve to uveďte v nabídce a smlouvě, aby zálohová faktura nebyla překvapením.
Záloha vs. retainer vs. bezpečnostní záloha
Projektová záloha je část poplatku zaplacená předem a je započtena na konečné faktuře. Retainer je opakující se poplatek za průběžný přístup nebo práci. Bezpečnostní záloha je vratná částka držená proti poškození nebo ztrátě, běžná u pronájmů a akcí. Zda je záloha vratná, závisí na vaší smlouvě a místních zákonech, proto to jasně uveďte.
Zálohu ponechte s nabídkou a konečnou fakturou
Nejrychlejší cesta je nabídka, smlouva, záloha, zahájení. V Workspace369 se schválená nabídka, zálohová faktura s platebním odkazem a konečná faktura nacházejí ve stejném klientském záznamu, takže můžete na první pohled vidět, co bylo zaplaceno a co ještě zbývá doplatit.
Často kladené otázky
Je zálohová faktura stejná jako běžná faktura?
Má stejný formát a detaily, ale fakturuje pouze část dohodnutého poplatku a uvádí to. Dejte jí vlastní číslo faktury a odkazujte na ni na konečné faktuře, když zálohu započítáte.
Mám začít pracovat před zaplacením zálohy?
Mnoho freelancerů ne. Uvedení „práce začíná po obdržení zálohy“ v nabídce a na faktuře chrání váš čas a jasně stanoví datum zahájení.
Je záloha vratná?
Záleží na tom, co říká vaše smlouva a zákony ve vaší zemi. Mnoho smluv činí zálohu nevratnou, jakmile práce začala, aby pokryla již vynaložený čas. Jasně ve smlouvě uveďte, co se stane v případě zrušení projektu.
Jak zaúčtuji zálohu ve svém účetnictví?
Pravidla se liší podle země a účetní metody. V mnoha akruálních systémech je záloha za práci, která ještě nebyla vykonána, účtována jako závazek (odložené výnosy), dokud ji nedodáte. Poraďte se se svým účetním.
