Na této stránce
Stručně řečeno
Faktura je žádost o platbu vydaná před zaplacením klientem: uvádí, co bylo dodáno, co to stojí a jak zaplatit. Potvrzení o přijetí platby je doklad o platbě vydaný po ní: potvrzuje, co bylo zaplaceno, kdy a jak. Fakturu odešlete, když je práce dodána, a potvrzení o přijetí platby, když dorazí peníze. Fakturační software vydává obojí ze stejného záznamu a udržuje čísla, položky a odkaz na klienta na každém z nich identické.
Rozdíl v jedné tabulce
Stejná transakce, opačné strany:
- Faktura – vydaná před platbou; formální žádost uvádějící položky, sazby, celkové částky, podmínky a způsob platby
- Potvrzení o přijetí platby – vydané po platbě; potvrzení uvádějící zaplacenou částku, datum, metodu a fakturu, kterou vypořádává
- Faktura odpovídá na otázku „co vám dlužím?“ – potvrzení o přijetí platby odpovídá na otázku „co jsem zaplatil a kdy?“
- Obojí patří do záznamu klienta: faktura jako žádost, potvrzení o přijetí platby jako důkaz
Co musí každý dokument obsahovat
Sdílejí většinu polí s různým důrazem:
- Faktura – vaše údaje, údaje klienta, číslo faktury, datum vydání a splatnosti, položky, daně, celková částka, platební pokyny
- Potvrzení o přijetí platby – vaše údaje, údaje klienta, číslo faktury, kterou vypořádává, datum platby, přijatá částka, metoda platby a případný zbývající zůstatek
- Obojí – stejné položky a celkové částky, aby se sledování přesně shodovalo
Udržujte je propojené
Potvrzení o platbě by mělo odkazovat na fakturu, kterou vypořádává — to je to, co umožňuje klientovi (nebo jeho účetnímu) přiřadit platbu k požadavku bez vlákna e-mailů. V Workspace369 se potvrzení o platbě vydávají z uhrazené faktury, takže odkaz, položky a částky vždy odpovídají.
Často kladené otázky
Je faktura potvrzením o přijetí platby?
Ne. Faktura žádá o platbu před jejím uskutečněním; potvrzení o přijetí platby ji dokládá po jejím uskutečnění. Nesou podobné informace, ale slouží opačným účelům v transakci.
Kdy odešlu potvrzení o přijetí platby?
Po zaplacení klienta. U online plateb kartou odešlete automaticky po potvrzení platby. U bankovních převodů nebo šeků vystavte po připsání peněz.
Co by měla obsahovat účtenka?
Název vaší firmy a kontaktní údaje, klienta, číslo účtenky, číslo faktury, kterou vyrovnává, datum platby, přijatou částku, způsob platby a případný zbývající zůstatek. Pokud účtujete daň, uveďte daň zahrnutou v platbě.
Mohu fakturu změnit na účtenku?
Ano, pokud je účtenka jasně označena jako účtenka (nebo je faktura označena jako „Zaplaceno“) a zobrazuje datum, částku a způsob platby. Původní fakturu ponechte nezměněnou; účtenka je samostatným záznamem o platbě.
Potřebuji obojí pro daně?
Potřebujete fakturu, abyste ukázali, co jste vyfakturovali, a potvrzení o přijetí platby nebo záznam o platbě, abyste ukázali, co jste vybrali. Společně vyrovnávají vaše účetnictví; chybějící potvrzení o přijetí platby způsobují, že daňové období je rekonstrukčním projektem.
