Získávání plateb
Faktura vs. potvrzení o přijetí platby: rozdíl a kdy kterou potřebujete.
Faktura žádá o platbu; potvrzení o přijetí platby ji potvrzuje. Stejné strany, často stejné položky – ale žijí na opačných stranách transakce a jejich záměna mate klienty, účetní i daňové období.
Stručně řečeno
Faktura je žádost o platbu vydaná před zaplacením klientem: uvádí, co bylo dodáno, co to stojí a jak zaplatit. Potvrzení o přijetí platby je doklad o platbě vydaný po ní: potvrzuje, co bylo zaplaceno, kdy a jak. Fakturu odešlete, když je práce dodána, a potvrzení o přijetí platby, když dorazí peníze. Fakturační software vydává obojí ze stejného záznamu a udržuje čísla, položky a odkaz na klienta na každém z nich identické.
Rozdíl v jedné tabulce
Stejná transakce, opačné strany:
- Faktura – vydaná před platbou; formální žádost uvádějící položky, sazby, celkové částky, podmínky a způsob platby
- Potvrzení o přijetí platby – vydané po platbě; potvrzení uvádějící zaplacenou částku, datum, metodu a fakturu, kterou vypořádává
- Faktura odpovídá na otázku „co vám dlužím?“ – potvrzení o přijetí platby odpovídá na otázku „co jsem zaplatil a kdy?“
- Obojí patří do záznamu klienta: faktura jako žádost, potvrzení o přijetí platby jako důkaz
Co musí každý dokument obsahovat
Sdílejí většinu polí s různým důrazem:
- Faktura – vaše údaje, údaje klienta, číslo faktury, datum vydání a splatnosti, položky, daně, celková částka, platební pokyny
- Potvrzení o přijetí platby – vaše údaje, údaje klienta, číslo faktury, kterou vypořádává, datum platby, přijatá částka, metoda platby a případný zbývající zůstatek
- Obojí – stejné položky a celkové částky, aby se sledování přesně shodovalo
Udržujte je propojené
Potvrzení o přijetí platby by mělo odkazovat na fakturu, kterou vypořádává – to umožňuje klientovi (nebo jeho účetnímu) přiřadit platbu k žádosti bez vlákna e-mailů. Ve Workspace369 se potvrzení o přijetí platby vydávají automaticky z uhrazené faktury, takže odkaz, položky a částky vždy odpovídají.
Časté dotazy
Často kladené otázky
Je faktura potvrzením o přijetí platby?
Ne. Faktura žádá o platbu před jejím uskutečněním; potvrzení o přijetí platby ji dokládá po jejím uskutečnění. Nesou podobné informace, ale slouží opačným účelům v transakci.
Kdy odešlu potvrzení o přijetí platby?
Poté, co klient zaplatí. U platby kartou online ji odešlete automaticky po potvrzení platby. U bankovních převodů nebo šeků ji vydejte, jakmile peníze dorazí.
Potřebuji obojí pro daně?
Potřebujete fakturu, abyste ukázali, co jste vyfakturovali, a potvrzení o přijetí platby nebo záznam o platbě, abyste ukázali, co jste vybrali. Společně vyrovnávají vaše účetnictví; chybějící potvrzení o přijetí platby způsobují, že daňové období je rekonstrukčním projektem.
Připraveno, kdykoli budete chtít
Zjistěte, kam Workspace369 zapadá do vašeho pracovního postupu s klienty.
Začněte s moduly, které potřebujete dnes, pak zapněte AI, automatizace, účetnictví, zásoby, požadavky a reporting, jak provoz roste.
