Video návod 6 z 7
Jak vytvořit a odeslat fakturu ve Workspace369 krok za krokem
Chcete-li ve Workspace369 vytvořit fakturu, otevřete Faktury v sekci Finance a klikněte na „Nová faktura“. Pojmenujte ji, vyberte klienta a přidejte služby z katalogu; daňová sazba se doplní z vašeho nastavení a datum splatnosti se řídí vašimi výchozími podmínkami. Na kartě Splátkový plán rozdělíte celkovou částku na splátky, na kartě Opakovat nastavíte pravidelné odesílání nové faktury. Kliknutím na „Odeslat“ ji pošlete e-mailem nebo SMS. Když platba přijde jinou cestou, zaznamenejte ji na kartě Platba a faktura se v seznamu faktur zobrazí jako částečně zaplacená se zbývající částkou k úhradě.
Co se naučíte
- Jak číst stavy faktur: zaplaceno, koncept, po splatnosti a částečně zaplaceno
- Jak sestavit fakturu z katalogu s automaticky vyplněnou daňovou sazbou a datem splatnosti
- Jak rozdělit fakturu na splátky a k čemu slouží karta Opakovat
- Jak poslat fakturu e-mailem nebo SMS
- Jak zaznamenat platbu ke splátce
- Jak zjistit, co zbývá uhradit, a stáhnout nebo vytisknout PDF
Časté dotazy
Často kladené otázky
Mohu ve Workspace369 rozdělit fakturu na splátky?
Ano. Otevřete u faktury kartu Splátkový plán a zvolte „Splátky“. Celková částka se rozdělí na stejné platby, ve výchozím nastavení na tři měsíční, a můžete změnit, kolik plateb bude, jak často budou splatné a kdy začnou. Harmonogram ukazuje každé datum a částku.
Jak zaznamenám platbu, která přišla bankovním převodem nebo v hotovosti?
Otevřete u faktury kartu Platba. Každá splátka má vlastní tlačítko „Zaznamenat platbu“. Vyberte, jak klient zaplatil, doplňte referenční číslo, pokud ho máte, a platbu uložte. V seznamu faktur se pak faktura zobrazí jako částečně zaplacená a se zbývající částkou k úhradě.
Mohou klienti zaplatit fakturu z Workspace369 online?
Ano, pokud máte připojený Stripe. Každá splátka má vlastní platební odkaz, takže klient může zaplatit online kartou.
Mohu poslat fakturu SMS zprávou?
Ano. Klikněte na „Odeslat“ a zvolte, zda ji pošlete e-mailem nebo SMS. E-mail je napsaný za vás, s přiloženým PDF faktury.
Mohu nastavit opakovanou fakturu?
Ano. U klientů, kterým fakturujete pravidelně, odešle karta Opakovat na faktuře v každém termínu novou fakturu sama.
Celý přepis
Vítejte zpět. V tomto videu se na faktury podíváme podrobněji: sestavíme jednu od nuly, nastavíme její data, rozdělíme ji do splátkového plánu, odešleme ji a budeme sledovat platby, jak přicházejí.
Otevřete Faktury v sekci Finance. U každé faktury vidíte, jak na tom je: zaplaceno, koncept, po splatnosti nebo částečně zaplaceno, a kolik ještě zbývá uhradit. Klikněte na „Nová faktura“.
Pojmenujte fakturu a vyberte klienta. Tahle je pro klienta Drew z firmy Walsh Logistics. Jeho e-mail a telefonní číslo se vyplní samy, takže fakturu lze poslat e-mailem nebo SMS. Klikněte na „Přidat novou položku“. Vyberte službu z katalogu, nebo přepněte na „Jednorázové“ pro poplatek, který je jen na této faktuře. Nastavte množství na dvanáct a položku přidejte. Daňová sazba se doplní z vašeho nastavení a celková částka se průběžně aktualizuje. V části Data faktury se datum splatnosti řídí vašimi výchozími podmínkami: třicet dní od dneška. Obě data tu můžete změnit.
U větší zakázky otevřete kartu Splátkový plán a zvolte „Splátky“. Celková částka se rozdělí na tři měsíční platby. Můžete změnit, kolik plateb bude, jak často budou splatné a kdy začnou. Harmonogram ukazuje každé datum a částku, takže Drew přesně ví, co a kdy má zaplatit. A u klientů, kterým fakturujete pravidelně, odešle karta Opakovat v každém termínu novou fakturu sama.
Až bude hotová, klikněte na „Odeslat“. Můžete ji poslat e-mailem nebo SMS. E-mail je napsaný za vás, s přiloženým PDF. Klikněte na „Odeslat e-mail“ a faktura je na cestě.
Když platba přijde jinou cestou, třeba bankovním převodem, zadejte ji sami. Otevřete kartu Platba. Každá splátka má vlastní tlačítko „Zaznamenat platbu“. A pokud máte připojený Stripe, také vlastní platební odkaz, takže Drew může zaplatit online kartou. Vyberte, jak Drew zaplatil, doplňte referenční číslo a platbu uložte.
Zpátky v seznamu faktur se teď zobrazuje jako částečně zaplacená: první platba dorazila a zbytek je ještě k úhradě. Chcete-li stáhnout nebo vytisknout PDF, otevřete menu vedle faktury a zvolte „PDF faktury“. A to je podrobný přehled faktur. V dalším videu nastavíme automatická připomenutí plateb.
Další návody
Připraveno, kdykoli budete chtít
Zjistěte, kam Workspace369 zapadá do vašeho pracovního postupu s klienty.
Začněte s moduly, které potřebujete dnes, pak zapněte AI, automatizace, účetnictví, zásoby, požadavky a reporting, jak provoz roste.
