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Kurz gesagt
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die vor der Zahlung durch den Kunden ausgestellt wird: Sie listet auf, was geliefert wurde, was es kostet und wie bezahlt werden soll. Eine Quittung ist ein Zahlungsnachweis, der nach der Zahlung ausgestellt wird: Sie bestätigt, was wann und wie bezahlt wurde. Sie senden die Rechnung, wenn die Arbeit geliefert wurde, und die Quittung, wenn das Geld eingegangen ist. Rechnungssoftware erstellt beide aus demselben Datensatz und hält die Nummern, Posten und Kundenreferenzen auf jeder identisch.
Der Unterschied in einer Tabelle
Gleiche Transaktion, gegenüberliegende Seiten davon:
- Rechnung – vor Zahlungseingang ausgestellt; eine formelle Aufforderung mit Auflistung von Artikeln, Sätzen, Summen, Bedingungen und Zahlungsweise
- Quittung – nach Zahlungseingang ausgestellt; Bestätigung über Betrag, Datum, Methode und die Rechnung, die sie abwickelt
- Rechnung beantwortet „Was schulde ich Ihnen?“ – Quittung beantwortet „Was habe ich bezahlt und wann?“
- Beides gehört in die Kundenakte: die Rechnung als Aufforderung, die Quittung als Nachweis
Was jedes Dokument enthalten muss
Sie teilen die meisten Felder mit unterschiedlicher Betonung:
- Rechnung – Ihre Daten, Kundendaten, Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Fälligkeitsdaten, Posten, Steuern, Gesamtbetrag, Zahlungsanweisungen
- Quittung – Ihre Daten, Kundendaten, die abgewickelte Rechnungsnummer, Zahlungsdatum, erhaltenen Betrag, Zahlungsmethode und einen eventuellen Restbetrag
- Beides – die gleichen Posten und Summen, damit die Buchungsspur exakt übereinstimmt
Halten Sie sie verbunden
Der Beleg sollte sich auf die Rechnung beziehen, die er begleicht – das ist es, was es einem Kunden (oder seinem Buchhalter) ermöglicht, die Zahlung ohne E-Mail-Thread mit der Anfrage abzugleichen. In Workspace369 werden Belege von der bezahlten Rechnung ausgestellt, sodass Referenz, Positionen und Beträge immer übereinstimmen.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine Rechnung eine Quittung?
Nein. Eine Rechnung fordert zur Zahlung auf, bevor sie erfolgt; eine Quittung bestätigt die Zahlung danach. Sie enthalten ähnliche Informationen, dienen aber entgegengesetzten Zwecken in der Transaktion.
Wann sende ich eine Quittung?
Nachdem der Kunde bezahlt hat. Bei Kartenzahlungen online senden Sie diese automatisch bei Zahlungsbestätigung. Bei Banküberweisungen oder Schecks stellen Sie diese aus, sobald das Geld eingegangen ist.
Was sollte eine Zahlungsquittung enthalten?
Ihr Firmenname und Ihre Kontaktdaten, der Kunde, eine Quittungsnummer, die Rechnungsnummer, die sie abdeckt, das Zahlungsdatum, der erhaltene Betrag, die Zahlungsmethode und ein eventuell noch offener Restbetrag. Wenn Sie Steuern berechnen, zeigen Sie die in der Zahlung enthaltenen Steuern an.
Kann ich eine Rechnung in eine Quittung umwandeln?
Ja, solange die Quittung klar als Quittung gekennzeichnet ist (oder die Rechnung als "Bezahlt" markiert ist) und das Zahlungsdatum, den Betrag und die Methode anzeigt. Bewahren Sie die Originalrechnung unverändert auf; die Quittung ist ein separater Nachweis der Zahlung.
Brauche ich beides für die Steuern?
Sie benötigen die Rechnung, um zu zeigen, was Sie in Rechnung gestellt haben, und die Quittung oder den Zahlungsnachweis, um zu zeigen, was Sie eingenommen haben. Zusammen gleichen sie Ihre Bücher ab; fehlende Quittungen machen die Steuersaison zu einem Rekonstruktionsprojekt.
