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CRM für Caterer

CRM für Caterer mit Workflows zur Überarbeitung der Gästeanzahl

Caterer benötigen klare Aufzeichnungen, wenn Kunden ihre Gästezahl nach der Unterzeichnung einer anfänglichen Menüvereinbarung ändern. Workspace369 verwaltet jede Veranstaltung in einem System: Kundenakten, Angebote mit E-Signatur, Projekte, Aufgaben, Terminplanung und Rechnungen mit Anzahlungen. Betreiber verfolgen jede Überarbeitung, sodass aktualisierte Zahlen vor Beginn der Küchenproduktion in die Projektdateien und Rechnungen gelangen. Durch die klare Dokumentation von Überarbeitungen können Catering-Teams die Veranstaltungsdetails und Abrechnungsaktualisierungen während des gesamten Planungszyklus effektiv koordinieren.

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Kundedie Beziehung und der vereinbarte Brief
ArbeitAufgaben mit einer verantwortlichen Person
AbrechnungRechnungen und kommerzieller Kontext
Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt

Wichtige Fakten

Das CRM für Caterer von Workspace369 deckt 9 Bereiche ab, darunter Kundenkontakte, Angebote, Projekte und Aufgaben.

Der Workflow läuft in 5 Schritten, von "Revisionsanfrage in Kundenstammdaten protokollieren" bis "revidierte Rechnung für die endgültige Zahlung ausstellen".

Workspace369 startet ab 29 US-Dollar/Monat für 1 Benutzer, und der Commander-Plan beinhaltet 20 Benutzer, 500 GB Speicherplatz und 120.000 KI-Tokens pro Monat für 299 US-Dollar/Monat.

Zusätzliche Benutzer kosten jeweils 10 US-Dollar und 100 GB zusätzlicher Speicherplatz kosten 15 US-Dollar; die vollständigen Preise sind öffentlich einsehbar unter Workspace369 Preisübersicht.

Das Problem

Operative Herausforderungen im Catering-Management

Nicht verfolgte Schwankungen der Gästeanzahl

Wenn ein Kunde seine Gästezahl nach der Menüfinalisierung überarbeitet, geht die Aktualisierung oft in verstreuten Nachrichten verloren. Dies führt zu Diskrepanzen zwischen dem vereinbarten Angebot und der tatsächlichen Durchführung der Veranstaltung. Ohne eine strukturierte Möglichkeit, Kundenakten und Projektdateien zu aktualisieren, scheitert die Koordination, was zu einer ungenauen Nachverfolgung und falschen Rechnungsstellung für die Veranstaltung führt.

Getrennte Überarbeitungen von Angeboten und Rechnungen

Die Änderung des vereinbarten Menüumfangs erfordert sofortige Anpassungen der Finanzunterlagen. Wenn die Gästezahlen sinken oder steigen, müssen manuelle Aktualisierungen von Angeboten und Rechnungen parallel erfolgen. Wenn diese Aktualisierungen nicht innerhalb eines einzigen Systems verwaltet werden, erhält der Kunde widersprüchliche Rechnungsdokumente, was zu Zahlungsverzögerungen und administrativer Verwirrung bei der endgültigen Abrechnung der Veranstaltung führt.

Nicht abgestimmte Aufgabenverteilung für die Eventvorbereitung

Eine Änderung der Gästezahl beeinflusst die Vorbereitungsaufgaben für eine Veranstaltung. Das Personal muss die Terminpläne und Aufgabenlisten für Leinenanzahl, Personalverhältnisse und Ausrüstungsverleih manuell anpassen. Wenn Gespräche und Aufgaben vom primären Kundenkontakt getrennt sind, führt das Personal veraltete Anweisungen aus, was vor der Veranstaltung zu kostspieligen Fehlern führt.

Verstreute Kundenkommunikation und Überarbeitungen

Catering-Kunden senden häufig Aktualisierungen der Gästezahl über mehrere Kanäle, einschließlich Textnachrichten und Telefonanrufe. Wenn diese Gespräche nicht direkt neben Projektdateien und Angeboten protokolliert werden, fehlt dem administrativen Team eine historische Aufzeichnung der Änderung. Diese fehlende klare Kommunikationshistorie erschwert die Überprüfung von Kundenvereinbarungen bei Streitigkeiten.

Das Produkt

Erleben Sie den Workspace, den Ihre Kunden spüren.

01

Ein Portal, das Kunden tatsächlich aufrufen

Kunden verfolgen Fortschritte, Dateien und Rechnungen in einem gebrandeten Portal, anstatt Ihr Team um Updates zu bitten.

Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt
02

Jeder Kanal in einer Inbox

E-Mails, SMS, Anrufe und Voicemails landen neben dem Kundenkonto – mit KI-Zusammenfassungen, sodass jedes Teammitglied mit vollständigem Kontext antworten kann.

Workspace369 geteilte Inbox, die E-Mail-, SMS- und Anrufliste neben einem Kundenprofil anzeigt
03

Kundenarbeit, organisiert als Projekte

Aufgaben, Dateien und Status für jede Zusammenarbeit – sichtbar für das Team und, über das Kundenportal, für den Kunden.

Workspace369 Projektboard, das Kundenarbeit in Phasen mit Verantwortlichen und Status organisiert anzeigt
04

Von Angeboten bis zu bezahlten Rechnungen

Senden Sie Angebote, fakturieren Sie Meilensteine oder Retainer und lassen Sie automatische Erinnerungen alles Offene verfolgen.

Workspace369 Rechnungeneditor, der Posten, Zahlungsbedingungen und Kundendetails anzeigt

Arbeitsablauf

Schritt-für-Schritt-Workflow für Gästerevisionen

01

Die Revisionsanfrage in den Kundenakten protokollieren

Wenn ein Kunde nach der Menüvereinbarung eine Änderung der Gästezahl beantragt, öffnet ein Administrator die Kundenakten und Dateien. Der Bediener protokolliert manuell die Details des Gesprächs in den Kundenakten und vermerkt die spezifischen Zahlen im vereinbarten Briefing. Dies ermöglicht es dem Bediener, eine klare Historie der Änderung zu führen, bevor Änderungen an Finanzdokumenten vorgenommen werden.

02

Das Angebot und den Projektumfang aktualisieren

Der Administrator öffnet den bestehenden Vorschlag innerhalb der Plattform, um die Gästeanzahl und die zugehörigen Serviceleistungen anzupassen. Durch die Änderung der Vorschlagsposten entsprechend der neuen Gästeanzahl aktualisiert der Betreiber den Projektumfang. Diese Anpassung hält die Projektdateien mit den neuen Kundenanforderungen in Einklang und bereitet die Dokumentation für den nächsten Schritt der Kundenprüfung vor.

03

Änderungen im Kundenportal veröffentlichen

Sobald der Vorschlag aktualisiert wurde, teilt der Betreiber das überarbeitete Dokument über das Kundenportal. Der Administrator plant eine Aufgabe für den Kunden zur Überprüfung der neuen Bedingungen. Der Kunde sieht die aktualisierten Dateien im Portal, genehmigt und unterzeichnet dann den überarbeiteten Vorschlag, um die Gästezahl zu bestätigen, bevor Anpassungen der Abrechnung vorgenommen werden.

04

Zeitplanung und Aufgaben für das Team anpassen

Nach der Kundenbestätigung aktualisiert der Administrator die Zeitpläne und Aufgabenlisten innerhalb des Projekts. Der Bediener passt die Aufgaben im Zusammenhang mit Personalverhältnissen und Mietgeräten manuell an die neue Gästezahl an, die in der Zusammenfassung erfasst wurde. Dies hilft dem Team, die Eventvorbereitung gemäß den aktualisierten Metriken zu koordinieren.

05

Die überarbeitete Rechnung für die Endzahlung erstellen

Der letzte Schritt wandelt das genehmigte Angebot in die überarbeitete Rechnung um, sodass deren Positionen die angepasste Gästeanzahl und die aktualisierten Projektdateien widerspiegeln. Der Kunde bezahlt online per Karte, was den Workflow für die Verwaltung von Änderungen der Gästeanzahl innerhalb des Systems abschließt.

Produktabdeckung

Kundenmanagement für Caterer

  • Der menschliche Bediener aktualisiert erfolgreich die Gästezahl in den Kundendatensätzen und protokolliert diese Änderung im zugehörigen Projektbriefing, ohne historische Angebote zu ändern.
  • Der überarbeitete Vorschlag ist über das Kundenportal zugänglich, sodass der menschliche Tester überprüfen kann, ob der Kunde den aktualisierten Event-Umfang einsehen kann.
  • Die entsprechende Rechnung wird aktualisiert, um der Gästeanzahl in den Projektdateien zu entsprechen, was zeigt, dass die Abrechnungs- und Projekt-Datensätze übereinstimmen.
Kundenakten
Angebote
Projekte und Aufgaben
Dateien
Gespräche
Terminplanung
Rechnungen
Kundenportal
Workflow-Automatisierungen

Geliebt im App Store

Bewertet von den Leuten, die ihre Kundenarbeit damit erledigen.

★★★★★
Endlich fühlt es sich ruhig an

Ich bin zwischen drei oder vier All-in-One-Tools hin- und hergesprungen und habe mich immer in einem Durcheinander von Tabs wiedergefunden. Dies ist das erste Tool, das sich ruhig anfühlt. Habe meine Kundenprojekte in zehn Minuten eingerichtet.

Justin R. · Alleingründer · App Store-Bewertung
★★★★★
Reibungslose Teameinführung

Wir haben es unserem achtköpfigen Team vorgestellt und die Einführung war schmerzlos – intuitiv und ausgefeilt. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, aber sie liefern weiter.

Samantha D. · Operations Lead · App Store-Bewertung
★★★★★
Stunden pro Woche zurückgewonnen

Ich habe separate Tools für Notizen, Aufgaben, Dokumente und Updates jongliert. Die Konsolidierung an einem Ort hat mir ehrlich gesagt jede Woche Stunden gespart. Der Support ist auch reaktionsschnell.

Alicia N. · Gründerin einer Agentur · App Store-Bewertung
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FAQ

Bewertungskriterien für Catering-Workflows

Wo passen Küchenproduktion und Allergenverfolgung?

Behalten Sie Küchenproduktion, Allergenaufzeichnungen und Lebensmittelsicherheitsmanagement in Ihrem Küchenmanagementsystem. Workspace369 verwaltet die Kundenseite jedes Events: Kundenakten, Angebote, Planung, Aufgaben und Rechnungen. Übergeben Sie endgültige Gästezahlen und Menüdetails per Hand an das Küchensystem oder, von Specialist, über Webhooks und die API.

Können Kunden Änderungen der Gästeanzahl direkt bestätigen?

Ja, Kunden können überarbeitete Angebote und Projektdateien über das Kundenportal einsehen. Dies ermöglicht es dem Team, aktualisierte Dokumente zu teilen und klare Gespräche über die Änderungen zu führen. Der Kunde bestätigt durch die Genehmigung des überarbeiteten Angebots, und der Betreiber prüft, ob es mit der im Briefing erfassten Gästeanzahl übereinstimmt.

Wie werden Aufgaben angepasst, wenn sich die Gästezahl ändert?

Wenn die Gästezahl überarbeitet wird, aktualisiert der Administrator die Aufgaben und den Zeitplan innerhalb des Projekts. Der Bediener überprüft den neuen Eintrag im Briefing und legt die Mitarbeiterzahlen und Mietartikel in den einzelnen Aufgaben fest, um den korrekten Umfang widerzuspiegeln.

Kann ich Veranstaltungsrechnungen neben Angeboten verwalten?

Ja. Workspace369 ermöglicht es Ihnen, Rechnungen innerhalb derselben Projektdatei wie Ihre Angebote zu erstellen und zu verwalten. Wenn sich die Gästezahl ändert, aktualisiert der Administrator das Angebot und wandelt es in die überarbeitete Rechnung um, sodass die Kundenakten und Finanzdokumente dieselben Zahlen widerspiegeln.

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