CRM für Event- und Partyvermietungen
Party- und Event-Verleihbetriebe benötigen eine zentrale Erfassung für Kundenkommunikation, Angebote und Projektkoordination. Wenn sich Mietbestellungen nach Annahme ändern, müssen Administratoren die Dokumentation manuell anpassen. Workspace369 verwaltet Kundendaten, Angebote, Projekte und Rechnungen in einem System, sodass eine angenommene Bestellung und jede Änderung daran zusammenbleiben. Von Specialist decken auch die Bestandsverfolgung und Lageranpassungen Ihren Mietbestand ab.
Wichtige Fakten
CRM für Event- und Partyvermietungen von Workspace369 deckt 9 Bereiche ab, darunter Kundenakten, Angebote, Projekte und Aufgaben.
Der Workflow läuft in 5 Schritten, von "erste Kundenaufnahme" bis "Kundenprüfung und Finalisierung".
Workspace369 startet ab 29 US-Dollar/Monat für 1 Benutzer, und der Commander-Plan beinhaltet 20 Benutzer, 500 GB Speicherplatz und 120.000 KI-Tokens pro Monat für 299 US-Dollar/Monat.
Zusätzliche Benutzer kosten jeweils 10 US-Dollar und 100 GB zusätzlicher Speicherplatz kosten 15 US-Dollar; die vollständigen Preise sind öffentlich einsehbar unter Workspace369 Preisübersicht.
Das Problem
Wenn ein Kunde seine Zelt- oder Sitzplatzanzahl nach der Unterzeichnung ändert, vergisst das Administrationsteam oft, die Hauptakte zu aktualisieren. Ohne manuelles Eingreifen zur Aktualisierung der Dateien und Rechnungen berechnet das Büropersonal den alten Betrag. Workspace369 speichert Kundenakten, Angebote und Rechnungen in einem Arbeitsbereich und wandelt das überarbeitete Angebot in eine aktualisierte Rechnung um.
Eventplaner senden Geräteaktualisierungen per Textnachricht, E-Mail und Telefon. Wenn diese Gespräche nicht in einem einzigen administrativen Thread dokumentiert werden, packt das Lagerpersonal die falschen Artikel. Workspace369 verknüpft Gespräche und Dateien direkt mit dem Kundenkonto, sodass das Team die neuesten Anfragen prüft, bevor es die Projektaufgaben ändert.
Die Änderung einer Ausrüstungsliste erfordert eine manuelle Neuberechnung der Endrechnung. Wenn die Abrechnungsmitarbeiter das Angebot aktualisieren, aber keine überarbeitete Rechnung erstellen, verliert das Unternehmen Einnahmen oder stellt dem Kunden zu viel in Rechnung. Workspace369 ermöglicht es Administratoren, aktualisierte Rechnungen auszustellen, Anzahlungen zu leisten und Zahlungen aufzuteilen und zu sehen, was noch offen ist, und verhindert so Abrechnungsfehler, nachdem sich die Reihenfolge einer Mietbestellung geändert hat.
Lieferungen für Mietobjekte erfordern eine strenge zeitliche Koordination mit den Veranstaltungsmanagern. Wenn sich eine Bestellung ändert, verschieben sich oft die Lieferfenster, was zu Terminproblemen für die Transportfahrzeuge führt. Workspace369 enthält einen Teamkalender und Aufgaben, damit Administratoren Liefertermine planen und Kontrollaufgaben an das Personal zuweisen können, während die Lkw-Routenplanung in Ihrem Flotten-Tool verbleibt.
Das Produkt
Kunden verfolgen Fortschritte, Dateien und Rechnungen in einem gebrandeten Portal, anstatt Ihr Team um Updates zu bitten.
E-Mails, SMS, Anrufe und Voicemails landen neben dem Kundenkonto – mit KI-Zusammenfassungen, sodass jedes Teammitglied mit vollständigem Kontext antworten kann.
Aufgaben, Dateien und Status für jede Zusammenarbeit – sichtbar für das Team und, über das Kundenportal, für den Kunden.
Senden Sie Angebote, fakturieren Sie Meilensteine oder Retainer und lassen Sie automatische Erinnerungen alles Offene verfolgen.
Arbeitsablauf
Der Workflow beginnt, wenn ein Eventplaner ein Angebot für Zelte, Tische oder Bühnen anfordert. Der Administrator erstellt einen neuen Eintrag in den Kundenakten und erfasst die anfänglichen Veranstaltungsortdetails. Mitarbeiter nutzen die Kommunikationsfunktion, um Zugangspunkte für die Lieferung und zeitliche Einschränkungen zu klären und sicherzustellen, dass alle grundlegenden Projektnotizen gespeichert werden, bevor offizielle Preisdokumente erstellt werden.
Der Administrator erstellt einen detaillierten Vorschlag mit den angeforderten Mietartikeln und den zugehörigen Servicegebühren. Der Kunde erhält ihn über das Kundenportal und einen öffentlichen Genehmigungs- und E-Signatur-Link. Der Kunde kann die detaillierte Aufschlüsselung einsehen und notwendige Änderungen direkt über das Portal kommunizieren, sodass das Team eine klare Aufzeichnung der Verhandlungen vor der Annahme führen kann.
Wenn eine Event-Mietbestellung nach Annahme des Angebots ihre Ausrüstungsliste ändert, aktualisiert das Team die Bestellung an einem Ort. Der Administrator prüft die Anfrage des Kunden im Konversationsprotokoll, ändert die im Projektfile aufgeführten Artikel und aktualisiert die Aufgaben. Ein Mitarbeiter bestätigt dann mit dem Lagerteam, dass die Artikel verfügbar sind.
Nach der Geräteanpassung aktualisiert der Administrator die entsprechende Rechnung, um die neuen Mietbeträge widerzuspiegeln. Der Administrator passt dann den Terminplan an, um Änderungen an der Liefer- oder Einrichtungsdauer aufgrund der geänderten Ausrüstungsliste zu berücksichtigen. Die Mitarbeiter nutzen Aufgaben, um sicherzustellen, dass die Abreichungsmeilensteine mit den überarbeiteten Veranstaltungsparametern übereinstimmen.
Der Administrator lädt die überarbeitete Projektdokumentation und die aktualisierten Rechnungen in das Kundenportal hoch. Der Administrator sendet eine Nachricht, in der er den Kunden auffordert, sich anzumelden und die Änderungen zu bestätigen. Sobald der Kunde die Details über Gespräche bestätigt hat, markiert das Personal die Vorbereitungsaufgaben als erledigt und macht das Projekt für die Ausführung im Lager bereit.
Produktabdeckung
Geliebt im App Store
Endlich fühlt es sich ruhig anIch bin zwischen drei oder vier All-in-One-Tools hin- und hergesprungen und habe mich immer in einem Durcheinander von Tabs wiedergefunden. Dies ist das erste Tool, das sich ruhig anfühlt. Habe meine Kundenprojekte in zehn Minuten eingerichtet.
Reibungslose TeameinführungWir haben es unserem achtköpfigen Team vorgestellt und die Einführung war schmerzlos – intuitiv und ausgefeilt. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, aber sie liefern weiter.
Stunden pro Woche zurückgewonnenIch habe separate Tools für Notizen, Aufgaben, Dokumente und Updates jongliert. Die Konsolidierung an einem Ort hat mir ehrlich gesagt jede Woche Stunden gespart. Der Support ist auch reaktionsschnell.
Loslegen
FAQ
Workspace369 bietet Bestandsverfolgung, Lagerbestandsanpassungen und Warnungen bei niedrigem Lagerbestand ab Specialist. Richten Sie Ihre realen Produkteinheiten ein und testen Sie die Zuweisung und Anpassungen mit Beispielbeständen; verbinden Sie ein Lager oder ein Geschäft über Webhooks und die API.
Aktualisieren Sie den Antrag, wandeln Sie ihn in eine überarbeitete Rechnung um und passen Sie die Projektaufgaben an, alles auf derselben Kundenakte. Workflow-Automatisierungen können die zuständigen Personen benachrichtigen, und von Specialist aus erfasst die Bestandsverfolgung die Lagerbestandsanpassung. Testen Sie eine geänderte Mietbestellung mit Beispieldaten, bevor Sie live gehen.
Ja. Kunden können auf das Kundenportal zugreifen, um ihre Kundenakten, akzeptierten Angebote und aktualisierten Rechnungen einzusehen. Wenn sich eine Bestellung ändert, teilt der Administrator die überarbeiteten Dateien und benachrichtigt den Kunden, damit er sie im Portal überprüfen kann.
Bewahren Sie LKW-Routenplanung und Fahrzeugwartung in Ihrem Flottenmanagement-Tool auf. Workspace369 verwaltet die Liefertermine, Aufgaben und den Projektzeitplan, verfolgt Mietbestände von Specialist und verbindet sich aus demselben Plan über Webhooks und die API mit Ihrem Flottenmanagement-Tool.
Bereit, wenn Sie es sind
Beginnen Sie mit den Modulen, die Sie heute benötigen, und aktivieren Sie dann KI, Automatisierungen, Buchhaltung, Inventar, Anfragen und Berichterstattung, wenn der Betrieb wächst.
