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CRM für Kurzzeitvermietungsmanager

CRM für Kurzzeitvermietungsmanager mit einem Workflow zur Eigentümerakquise

Manager von Kurzzeitvermietungen haben oft Schwierigkeiten, die geschäftliche Seite der Immobilienakquisition zu verwalten und gleichzeitig den Gästebetrieb abzuwickeln. Workspace369 verwaltet die Geschäftsbeziehung zwischen dem Manager und dem Immobilieneigentümer. Durch die Verwendung strukturierter Kundenakten und Angebote können Sie einen Lead in eine verwaltete Immobilie überführen. Aufgaben zur Immobilienaufnahme, Eigentümergespräche und monatliche Verwaltungsrechnungen werden dann in einem Workspace abgewickelt.

Kostenlose Testversion starten Mit dem Vertrieb sprechen
Kundedie Beziehung und der vereinbarte Brief
ArbeitAufgaben mit einer verantwortlichen Person
AbrechnungRechnungen und kommerzieller Kontext
Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt

Wichtige Fakten

Das CRM für Kurzzeitvermietungsmanager von Workspace369 deckt 9 Bereiche ab, darunter Kundenakten, Angebote, Projekte und Aufgaben.

Der Workflow läuft in 5 Schritten, von "Anfrage des Eigentümers" bis "monatliche Verwaltungsrechnungen ausstellen".

Workspace369 startet ab 29 US-Dollar/Monat für 1 Benutzer, und der Commander-Plan beinhaltet 20 Benutzer, 500 GB Speicherplatz und 120.000 KI-Tokens pro Monat für 299 US-Dollar/Monat.

Zusätzliche Benutzer kosten jeweils 10 US-Dollar und 100 GB zusätzlicher Speicherplatz kosten 15 US-Dollar; die vollständigen Preise sind öffentlich einsehbar unter Workspace369 Preisübersicht.

Das Problem

Administrative Herausforderungen im Mietmanagement

Fragmentierung von Eigentümerdaten

Immobiliendetails und Eigentümerkontaktdaten sind häufig über verschiedene E-Mail-Threads und Textnachrichten verstreut. Ohne eine strukturierte Kundenakte verlieren Manager den Überblick über spezifische Eigentümerpräferenzen oder Anweisungen zum Zugang zur Immobilie. Dies führt zu administrativen Fehlern bei der Erstellung von Verwaltungsvereinbarungen. Die Speicherung dieser Details in einem dedizierten Datensatz ermöglicht eine bessere Organisation der wesentlichen Fakten, die zur Aufrechterhaltung einer professionellen Beziehung zum Immobilieneigentümer erforderlich sind.

Gestopptes Immobilien-Onboarding

Neue Immobilien stehen oft leer, weil die Übertragung von Versorgungsleistungen, die Tiefenreinigung und die Fotografieaufgaben nicht systematisch verfolgt werden. Wenn das Onboarding keine klare Projektstruktur aufweist, werden Fristen verpasst und die Immobilie bleibt länger als nötig unaufgelistet. Durch die Erstellung eines spezifischen Projekts für jede neue Vermietung können Manager Aufgaben zuweisen und den Fortschritt überwachen, um die Bereitschaft für Gäste pünktlich zu verfolgen.

Verzögerungen bei der Angebotslieferung

Der Verlust potenzieller Eigentümer ist ein häufiges Risiko, wenn die Erstellung und Lieferung von Verwaltungsangeboten zu lange dauert. Wenn ein Eigentümer Tage auf eine Dienstleistungsvereinbarung warten muss, kann er sich für einen Wettbewerber entscheiden, der schneller reagiert. Die Verwendung eines strukturierten Angebotstools ermöglicht es Managern, Gebührenstrukturen und Dienstleistungen schnell zu skizzieren und so ein professionelles Erlebnis zu bieten, das Eigentümer ermutigt, ihre Immobilien in Ihr Verwaltungsportfolio aufzunehmen.

Rechnungsstellung und Gebührenverwirrung

Die manuelle Verfolgung von Verwaltungsgebühren und Ausschüttungen an Eigentümer kann zu erheblichen Buchhaltungsfehlern und frustrierten Kunden führen. Ohne eine klare Aufzeichnung von Rechnungen ist es schwierig, den Wert Ihrer Dienstleistungen nachzuweisen oder eine pünktliche Zahlung sicherzustellen. Die direkte Erstellung von Rechnungen aus dem Kundenkonto bietet eine klare Nachverfolgung für Manager und Eigentümer, reduziert Streitigkeiten und vereinfacht die monatliche finanzielle Abstimmung erheblich.

Das Produkt

Erleben Sie den Workspace, den Ihre Kunden spüren.

01

Ein Portal, das Kunden tatsächlich aufrufen

Kunden verfolgen Fortschritte, Dateien und Rechnungen in einem gebrandeten Portal, anstatt Ihr Team um Updates zu bitten.

Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt
02

Jeder Kanal in einer Inbox

E-Mails, SMS, Anrufe und Voicemails landen neben dem Kundenkonto – mit KI-Zusammenfassungen, sodass jedes Teammitglied mit vollständigem Kontext antworten kann.

Workspace369 geteilte Inbox, die E-Mail-, SMS- und Anrufliste neben einem Kundenprofil anzeigt
03

Kundenarbeit, organisiert als Projekte

Aufgaben, Dateien und Status für jede Zusammenarbeit – sichtbar für das Team und, über das Kundenportal, für den Kunden.

Workspace369 Projektboard, das Kundenarbeit in Phasen mit Verantwortlichen und Status organisiert anzeigt
04

Von Angeboten bis zu bezahlten Rechnungen

Senden Sie Angebote, fakturieren Sie Meilensteine oder Retainer und lassen Sie automatische Erinnerungen alles Offene verfolgen.

Workspace369 Rechnungeneditor, der Posten, Zahlungsbedingungen und Kundendetails anzeigt

Arbeitsablauf

Workflow für Immobilienerwerb und Onboarding

01

Anfrage zum Akteninhaber

Beginnen Sie mit der Erstellung eines detaillierten Kundenkontos für den Immobilieneigentümer. Dieses Konto sollte die spezifische Adresse des Standorts, die Anzahl der Einheiten und alle einzigartigen Immobilieneigenschaften enthalten. Anstatt sich auf das Gedächtnis zu verlassen, erfassen Sie diese Details im Briefing, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied Zugang zu denselben Informationen hat. Dieser Schritt legt die Grundlage für alle zukünftigen Arbeiten und stellt sicher, dass die Immobilie in allen Managementangeboten und Rechnungen korrekt identifiziert wird.

02

Angebot für Managemententwurf

Nutzen Sie die Angebotsfunktion, um Ihre Verwaltungsgebührenstrukturen, Reinigungsgebühren und Wartungspflichten darzulegen. Indem Sie diese Bedingungen klar in einem digitalen Angebot präsentieren, erhalten Sie vom Eigentümer ein professionelles Dokument zur Überprüfung, Genehmigung und elektronischen Unterzeichnung. Dies ersetzt informelle E-Mail-Vereinbarungen und stellt sicher, dass beide Parteien ein gemeinsames Verständnis der Verwaltungsbedingungen haben. Sie können auch spezifische Dateien, wie z. B. Versicherungsanforderungen, einfügen, um einen umfassenden Überblick über die Partnerschaft zu geben.

03

Onboarding-Projekt initialisieren

Sobald der Vorschlag angenommen wurde, richten Sie ein dediziertes Projekt ein, um die Aufgaben zur Vorbereitung der Immobilie zu verfolgen. Dieses Projekt sollte Aufgaben für die Einrichtung von Versorgungsleistungen, die Installation von Smart Locks und professionelle Fotografie umfassen. Die Zuweisung dieser Aufgaben an bestimmte Teammitglieder gewährleistet die Verantwortlichkeit und liefert einen klaren Zeitplan, wann die Immobilie für Gäste bereit sein wird. Dieser strukturierte Ansatz verhindert, dass kleine, aber kritische Details während der geschäftigen Übergangszeit zwischen den Eigentümern übersehen werden.

04

Immobilieninspektionen planen

Nutzen Sie das Planungstool, um abschließende Begehungen und Inspektionen mit dem Immobilieneigentümer zu koordinieren. Dies ermöglicht es Ihnen, zu bestätigen, dass alle Onboarding-Aufgaben nach Ihren Standards abgeschlossen sind. Durch das Teilen des Zeitplans halten Sie den Eigentümer über Ihre Fortschritte auf dem Laufenden, ohne ständige Telefonaktualisierungen zu benötigen. Die Erfassung der Ergebnisse dieser Inspektionen in den Projektdateien liefert eine historische Aufzeichnung des Zustands der Immobilie zu Beginn Ihrer Verwaltung.

05

Monatliche Verwaltungsrechnungen erstellen

Erstellen und versenden Sie monatliche Rechnungen für Ihre Verwaltungsdienste auf der Grundlage der vereinbarten Sätze im ursprünglichen Angebot. Dies hält die finanzielle Beziehung transparent und professionell. Durch die Verknüpfung von Rechnungen mit dem Kundenkonto des Eigentümers können Sie den Zahlungsverlauf leicht verfolgen und ausstehende Gebühren identifizieren. Dieser systematische Rechnungsstellungsprozess hilft bei der Verfolgung des Geschäftsgeldflusses und liefert dem Immobilieneigentümer klare Unterlagen für seine eigenen Steuerunterlagen.

Produktabdeckung

Kundenverwaltung für Kurzzeitvermietungsmanager

  • Das System muss die Kontaktdaten des Eigentümers und die Adresse des Grundstücks speichern, wie sie vom Team während der Umstellung vom Vorschlag auf ein aktives Projekt erfasst wurden.
  • Das Angebot muss für den Eigentümer über das Kundenportal zugänglich sein, damit er die Bedingungen einsehen und Fragen direkt im Gesprächsverlauf stellen kann.
  • Das Onboarding-Projekt muss die Erstellung spezifischer Aufgaben für die Einrichtung von Versorgungsleistungen und die Fotografie ermöglichen, wobei die zugewiesenen Daten in der gemeinsamen Terminübersicht sichtbar sind.
Kundenakten
Angebote
Projekte und Aufgaben
Dateien
Gespräche
Terminplanung
Rechnungen
Kundenportal
Workflow-Automatisierungen

Geliebt im App Store

Bewertet von den Leuten, die ihre Kundenarbeit damit erledigen.

★★★★★
Endlich fühlt es sich ruhig an

Ich bin zwischen drei oder vier All-in-One-Tools hin- und hergesprungen und habe mich immer in einem Durcheinander von Tabs wiedergefunden. Dies ist das erste Tool, das sich ruhig anfühlt. Habe meine Kundenprojekte in zehn Minuten eingerichtet.

Justin R. · Alleingründer · App Store-Bewertung
★★★★★
Reibungslose Teameinführung

Wir haben es unserem achtköpfigen Team vorgestellt und die Einführung war schmerzlos – intuitiv und ausgefeilt. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, aber sie liefern weiter.

Samantha D. · Operations Lead · App Store-Bewertung
★★★★★
Stunden pro Woche zurückgewonnen

Ich habe separate Tools für Notizen, Aufgaben, Dokumente und Updates jongliert. Die Konsolidierung an einem Ort hat mir ehrlich gesagt jede Woche Stunden gespart. Der Support ist auch reaktionsschnell.

Alicia N. · Gründerin einer Agentur · App Store-Bewertung
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FAQ

Bewertungskriterien für die Mietverwaltung

Synchronisiert es sich mit Airbnb oder VRBO?

Workspace369 verbindet sich über Webhooks und seine API ab Specialist mit anderen Systemen. Ordnen Sie die benötigten Ereignisse und Felder zu, legen Sie Berechtigungen fest und testen Sie die Fehlerbehandlung mit Beispieldatensätzen, bevor Sie sich auf die Synchronisierung verlassen.

Kann ich hier die Gästeregistrierung verwalten?

Behalten Sie Gästeeincheckungen, Zugangscodes und Gästebotschaften in Ihrer Reservierungssoftware. Workspace369 organisiert Umzugs- und Reinigungspläne als Projekte und Aufgaben für Ihr Team und verwaltet die Beziehung zum Immobilieneigentümer, um sicherzustellen, dass die Immobilie für die Gästebesetzung bereit ist.

Wie verfolge ich Eigentümerzahlungen?

Sie können Rechnungen für Verwaltungsgebühren direkt aus der Kundenakte an den Immobilieneigentümer erstellen und versenden. Dies ermöglicht es Ihnen, eine professionelle Abrechnungshistorie zu führen. Eigentümer können online mit Karte über Stripe bezahlen, und jede Zahlung wird in einer klaren Aufzeichnung der Gebühren, die Sie für Ihre Dienstleistungen berechnet haben, erfasst.

Wo speichere ich Immobilienfotos?

Von Specialist können Sie Immobiliendateien, einschließlich professioneller Fotografie und Grundrisse, am spezifischen Projekt oder Kundenkonto anhängen und organisieren. Dies stellt sicher, dass alle Marketingmaterialien und Immobiliendokumentationen während des Onboarding-Prozesses und für zukünftige Referenzen in der Verwaltungshistorie der Immobilie leicht zugänglich sind.

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