Ακολουθία παρακολούθησης καθυστερημένης πληρωμής για τιμολόγια

Μια ακολουθία παρακολούθησης καθυστερημένης πληρωμής θα πρέπει να διευκολύνει τον πελάτη να κατανοήσει το υπόλοιπο και να δράσει. Δεν θα πρέπει να ξεκινά ως κατηγορία. Τα τιμολόγια καθυστερούν για πολλούς λόγους: ο αγοραστής έχασε το μήνυμα, ο εγκρίνων απουσιάζει, λείπει μια εντολή αγοράς, η πληρωμή στάλθηκε με άλλη αναφορά ή ο πελάτης αμφισβητεί μέρος της εργασίας.

Η παρακάτω ακολουθία είναι λειτουργική καθοδήγηση, όχι νομική συμβουλή. Ακολουθήστε τη συμφωνία, την πολιτική της εταιρείας και την ισχύουσα νομοθεσία.

Πριν στείλετε οποιαδήποτε υπενθύμιση

Επιβεβαιώστε:

• Το τιμολόγιο στάλθηκε στη σωστή επαφή χρέωσης
• Το ποσό, η ημερομηνία λήξης, ο φόρος και οι οδηγίες πληρωμής είναι σωστές
• Απαιτούμενες λεπτομέρειες εντολής αγοράς ή προμηθευτή είναι παρούσες
• Δεν καταγράφηκε πίστωση, πληρωμή ή διαφωνία αλλού
• Η υποσχεθείσα εργασία ή το ορόσημο ολοκληρώθηκε
• Ο σύνδεσμος πληρωμής λειτουργεί

Πέντε ημέρες πριν από την ημερομηνία λήξης: υπενθύμιση ευγενείας

Θέμα: Το τιμολόγιο 1042 λήγει στις 15 Ιουλίου

Γεια σου Jordan,

Μια γρήγορη υπενθύμιση ότι το τιμολόγιο 1042 για 2.450 $ οφείλεται στις 15 Ιουλίου. Μπορείτε να το ελέγξετε και να το πληρώσετε εδώ: σύνδεσμος πληρωμής. Επισύναψα ένα αντίγραφο για ευκολία.

Εάν η ομάδα σας χρειάζεται μια εντολή αγοράς, ένα έγγραφο προμηθευτή ή άλλη λεπτομέρεια για να την επεξεργαστεί, ενημερώστε με.

Ευχαριστώ, Άλεξ

Την ημερομηνία λήξης: επιβεβαίωση πληρωμής

Θέμα: Το τιμολόγιο 1042 λήγει σήμερα

Γεια σου Jordan,

Το Τιμολόγιο 1042 για 2.450 $ λήγει σήμερα. Ο σύνδεσμος πληρωμής είναι σύνδεσμος πληρωμής. Εάν η πληρωμή έχει ήδη αποσταλεί, παρακαλώ μοιραστείτε την αναφορά και θα ενημερώσω το αρχείο.

Ευχαριστώ, Άλεξ

Τρεις ημέρες καθυστέρηση: άμεση παρακολούθηση

Θέμα: Παρακολούθηση εκπρόθεσμου τιμολογίου 1042

Γεια σου Jordan,

Το Τιμολόγιο 1042 για 2.450 $ έληξε στις 15 Ιουλίου και εξακολουθεί να εμφανίζεται ως εκκρεμές. Παρακαλώ ενημερώστε με για την αναμενόμενη ημερομηνία πληρωμής ή εάν κάτι εμποδίζει την έγκριση.

Τιμολόγιο: Σύνδεσμος Πληρωμή: σύνδεσμος πληρωμής

Ευχαριστώ, Άλεξ

Δέκα ημέρες καθυστέρηση: ζητήστε σταθερή ημερομηνία

Θέμα: Ζητήθηκε ημερομηνία πληρωμής για το τιμολόγιο 1042

Γεια σου Jordan,

Επακολουθώ ξανά σχετικά με το τιμολόγιο 1042, τώρα 10 ημέρες καθυστερημένο. Παρακαλώ επιβεβαιώστε την ημερομηνία πληρωμής έως τις 27 Ιουλίου. Εάν υπάρχει διαφωνία ή λείπει έγγραφο, απαντήστε με τις λεπτομέρειες ώστε να μπορέσουμε να το επιλύσουμε άμεσα.

Με εκτίμηση, Άλεξ

Κλιμάκωση

Για ένα μεγαλύτερο ή επανειλημμένα καθυστερημένο υπόλοιπο, επικοινωνήστε με τον χορηγό του έργου και την επαφή χρέωσης, τεκμηριώστε την προηγούμενη παρακολούθηση και χρησιμοποιήστε τη διαδικασία κλιμάκωσης που ορίζεται στη συμφωνία. Οι αποφάσεις σχετικά με την παύση εργασιών, τη χρέωση συμβατικής καθυστερημένης αμοιβής, την αποστολή επίσημης απαίτησης ή τη χρήση εισπράξεων πρέπει να λαμβάνουν την κατάλληλη νομική και διοικητική αναθεώρηση.

Παρακολουθήστε την αλληλουχία στην εγγραφή του πελάτη

Η ομάδα πρέπει να βλέπει μαζί το τιμολόγιο, την ημερομηνία λήξης, την κατάσταση πληρωμής, τις προηγούμενες υπενθυμίσεις, τις απαντήσεις πελατών, τις διαφωνίες, τις υποσχέσεις και την επόμενη ενέργεια. Λογισμικό τιμολόγησης ελεύθερων επαγγελματιών και συνδεδεμένα συστήματα εργασίας με πελάτες καθιστούν την παρακολούθηση πιο επαγγελματική επειδή η υπενθύμιση βασίζεται σε ένα πλήρες αρχείο αντί για μια εικασία από λογιστικό φύλλο.