Εκπαιδευτικό βίντεο 7 από 7
Ρύθμιση αυτόματων υπενθυμίσεων πληρωμής στο Workspace369
Για να ρυθμίσετε αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμής στο Workspace369, ανοίξτε τις Ροές εργασίας στην ενότητα Επικοινωνίες, κάντε κλικ στο «Νέα ροή εργασίας» και, στα Τιμολόγια, επιλέξτε το πρότυπο «Κλιμακούμενες υπενθυμίσεις απλήρωτων τιμολογίων». Ξεκινά την επόμενη μέρα μετά την ημερομηνία λήξης ενός τιμολογίου και στέλνει μια ευγενική υπενθύμιση, μια πιο αυστηρή μετά από μία εβδομάδα και στη συνέχεια μια τελική ειδοποίηση, καθεμία με συμπληρωμένα το όνομα του πελάτη, τον αριθμό τιμολογίου, το ποσό και την ημερομηνία λήξης. Ένα βήμα ελέγχει το τιμολόγιο πριν από κάθε υπενθύμιση, έτσι οι υπενθυμίσεις σταματούν μόλις πληρωθεί. Κάντε κλικ στο «Ενεργοποίηση» και η ροή εκτελείται μόνη της κάθε φορά που ένα τιμολόγιο γίνεται ληξιπρόθεσμο.
Τι θα μάθετε
- Πώς να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας από το πρότυπο «Κλιμακούμενες υπενθυμίσεις απλήρωτων τιμολογίων»
- Πότε ξεκινούν οι υπενθυμίσεις και τι λέει κάθε email
- Πώς σταματούν οι υπενθυμίσεις μόλις πληρωθεί ένα τιμολόγιο
- Πώς να αλλάξετε την αναμονή ανάμεσα στις υπενθυμίσεις
- Πώς να ενεργοποιήσετε τη ροή εργασίας, να τη θέσετε σε παύση και να δείτε τις εκτελέσεις της
Συχνές Ερωτήσεις
Συχνές ερωτήσεις
Πώς ρυθμίζω αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμής στο Workspace369;
Ανοίξτε τις Ροές εργασίας στην ενότητα Επικοινωνίες, κάντε κλικ στο «Νέα ροή εργασίας» και, στα Τιμολόγια, επιλέξτε το πρότυπο «Κλιμακούμενες υπενθυμίσεις απλήρωτων τιμολογίων». Ελέγξτε τα email και μετά κάντε κλικ στο «Ενεργοποίηση». Από εκεί και πέρα, εκτελείται μόνη της κάθε φορά που ένα τιμολόγιο γίνεται ληξιπρόθεσμο.
Σταματούν οι υπενθυμίσεις όταν πληρώσει ο πελάτης;
Ναι. Το πρότυπο έχει ένα βήμα που ελέγχει το τιμολόγιο πριν από κάθε υπενθύμιση. Μόλις πληρωθεί το τιμολόγιο, οι υπενθυμίσεις σταματούν.
Μπορώ να αλλάξω το κείμενο των email υπενθύμισης;
Ναι. Κάθε email είναι ήδη γραμμένο για εσάς, με συμπληρωμένα το όνομα του πελάτη, τον αριθμό τιμολογίου, το ποσό και την ημερομηνία λήξης, και μπορείτε να αλλάξετε όποιο σημείο του κειμένου θέλετε.
Πόσο περιμένει ανάμεσα στις υπενθυμίσεις;
Το πρότυπο ξεκινά την επόμενη μέρα μετά την ημερομηνία λήξης με μια ευγενική υπενθύμιση, περιμένει έξι ημέρες πριν από ένα πιο αυστηρό email και μετά στέλνει μια τελική ειδοποίηση. Κάντε κλικ σε μια αναμονή για να αλλάξετε τη διάρκειά της.
Μπορώ να απενεργοποιήσω τις υπενθυμίσεις πληρωμής;
Ναι. Μπορείτε να θέσετε τη ροή εργασίας σε παύση οποιαδήποτε στιγμή. Κάθε φορά που εκτελείται, θα τη βλέπετε στις Εκτελέσεις.
Πλήρης απομαγνητοφώνηση
Καλώς ήρθατε ξανά. Σε αυτό το βίντεο, θα ρυθμίσουμε αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμής, ώστε ένας πελάτης που δεν έχει πληρώσει να έχει νέα σας, χωρίς να γράψετε ούτε ένα email.
Ανοίξτε τις Ροές εργασίας, στην ενότητα Επικοινωνίες. Μια ροή εργασίας εκτελείται μόνη της όταν συμβεί κάτι, όπως όταν ένα τιμολόγιο γίνει ληξιπρόθεσμο. Κάντε κλικ στο «Νέα ροή εργασίας».
Ξεκινήστε από ένα πρότυπο. Στα Τιμολόγια, επιλέξτε «Κλιμακούμενες υπενθυμίσεις απλήρωτων τιμολογίων». Στέλνει μια ευγενική υπενθύμιση, μια πιο αυστηρή μετά από μία εβδομάδα και στη συνέχεια μια τελική ειδοποίηση. Κάντε κλικ στο «Χρήση προτύπου».
Η ροή ξεκινά όταν μια πληρωμή είναι ληξιπρόθεσμη. Αυτή εδώ αρχίζει την επόμενη μέρα μετά την ημερομηνία λήξης. Το πρώτο email είναι ήδη γραμμένο για εσάς, με συμπληρωμένα το όνομα του πελάτη, τον αριθμό τιμολογίου, το ποσό και την ημερομηνία λήξης. Αλλάξτε όποιο σημείο του κειμένου θέλετε.
Αυτό το βήμα ελέγχει το τιμολόγιο πριν από κάθε υπενθύμιση. Μόλις πληρωθεί, οι υπενθυμίσεις σταματούν. Μετά η ροή περιμένει έξι ημέρες και στέλνει ένα πιο αυστηρό email. Κάντε κλικ σε μια αναμονή για να αλλάξετε τη διάρκειά της. Ό,τι χρειάζεται ακόμα έλεγχο επισημαίνεται εδώ πάνω. Ανοίξτε τα επόμενα email και ελέγξτε το γραμματοκιβώτιο από το οποίο στέλνονται.
Όταν όλα δείχνουν σωστά, κάντε κλικ στο «Ενεργοποίηση». Η ροή είναι πλέον ενεργή και εκτελείται μόνη της, κάθε φορά που ένα τιμολόγιο γίνεται ληξιπρόθεσμο. Μπορείτε να τη θέσετε σε παύση οποιαδήποτε στιγμή. Κάθε φορά που εκτελείται, θα τη βλέπετε εδώ, στις Εκτελέσεις. Αυτές ήταν οι αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμής. Στο επόμενο βίντεο, θα ρυθμίσουμε τον κατάλογο προϊόντων σας.
Περισσότερα μαθήματα
Έτοιμοι όποτε είστε
Δείτε πού ταιριάζει το Workspace369 στη ροή εργασίας σας με τους πελάτες.
Ξεκινήστε με τις ενότητες που χρειάζεστε σήμερα, στη συνέχεια ενεργοποιήστε το AI, τους αυτοματισμούς, τη λογιστική, τα αποθέματα, τα αιτήματα και τις αναφορές καθώς η λειτουργία αναπτύσσεται.
