Google Workspace kuluhallinnan vaihtoehto
Opas Google Workspace -kuluhallinnan vaihtoehtoihin tiimeille, jotka tarvitsevat kuluja yhdistettynä CRM:ään, projekteihin, laskuihin, maksuihin, tiedostoihin ja raportointiin.
Nopea vastaus
- Google Workspace voi tallentaa kuludokumentteja, mutta se ei itsessään ole yhdistetty kuluhallintajärjestelmä.
- Workspace369 on vahvempi, kun kulut on yhdistettävä asiakkaisiin, projekteihin, laskuihin, maksuihin, tiedostoihin, kirjanpidon signaaleihin ja raportointiin.
- Tiimit, jotka käyttävät Gmailia, Drivea, Sheetsiä ja Kalenteria, saattavat silti tarvita asiakastyön toiminnallisen kerroksen talous- ja toimituskontekstia varten.
Google Workspace on hyödyllinen yritystoiminnoissa. Gmail hoitaa viestinnän, Drive tallentaa tiedostoja, Sheets seuraa tietoja, Docs tukee dokumentteja ja Kalenteri pitää aikataulut näkyvissä.
Mutta Google Workspace ei ole itsessään kuluhallintaohjelmisto.
Konsulteille, toimistoille ja palveluyrityksille kulut vaativat yleensä enemmän kontekstia kuin mitä taulukkolaskenta tai kansio voi tarjota. Kustannus voi kuulua asiakkaalle, projektille, laskulle, tuotteelle, ostolle tai toimitustyönkululle. Jos kulut seurataan erikseen, taloushallinto menettää toiminnallisen tarinan.
Nopea vastaus
Workspace369 on vahva Google Workspace -kulujen hallinnan vaihtoehto tiimeille, jotka tarvitsevat kulut yhdistettynä CRM:ään, projekteihin, laskuihin, maksuihin, tiedostoihin, postilaatikkoon, tekoälyyn, kirjanpidon signaaleihin, varastoon ja raportointiin.
Google Workspace voi edelleen tukea dokumentteja, sähköpostia ja yhteistyötä. Workspace369 toimii asiakastyön toimintakerroksena, jossa kulut yhdistetään niitä luoneeseen liiketoimintaan.
Missä Google Workspace auttaa
Google Workspace voi tukea kuluihin liittyviä työnkulkuja:
- Gmail voi sisältää kuitteja ja toimittajakeskusteluja.
- Drive voi tallentaa kuitteja, tiliotteita ja asiakirjoja.
- Taulukot voivat seurata kuluja manuaalisesti.
- Kalenteri voi näyttää projektipäivämäärät tai kokoukset.
- Dokumentit voivat dokumentoida käytäntöjä tai hyväksyntöjä.
Tämä on hyödyllistä, mutta se ei ole sama asia kuin yhdistetty talous työnkulku.
Missä kulutaulukot pettävät
Kulutaulukot muuttuvat hauraiksi, kun yritys tarvitsee kontekstia.
Yleisiä ongelmia:
- Kuitit sijaitsevat Drivessa, kun taas asiakastyö sijaitsee muualla.
- Kulut eivät ole selkeästi sidoksissa projektiin tai laskuun.
- Maksutila ja kulujen seuranta ovat erillisiä.
- Raportit vaativat manuaalisia vientiä.
- Tiimin jäsenet eivät tiedä, mihin kuluerään mikäkin asiakas kuuluu.
- Omistaja ei näe tuloja, menoja ja toimitustoimintaa yhdessä.
Siihen mennessä ongelma ei ole vain kulujen kirjaaminen. Ongelma on erilliset toiminnot.
Käytännöllinen Google Workspace -kuluhallinnan työnkulku
Tiimit voivat jatkaa Google Workspace -palvelun käyttöä yhteistyöhön samalla, kun ne siirtävät toiminnallisen kulukirjauksen Workspace369:ään. Kuitti voi edelleen saapua Gmailin kautta tai sijaita Drivessa, mutta kulut tulisi kirjata asiakasta, projektia, palvelua tai laskua vastaan, joka selittää, miksi se on olemassa. Raportointikerros voi sitten verrata tuloja ja kuluja ilman, että suhdetta rakennetaan uudelleen Sheetsissä joka kuukausi.
Hyödyllinen siirtymä näyttää tältä:
- Pidä Gmail ja Drive viestintään ja lähdedokumentteihin, missä ne pysyvät hyödyllisinä.
- Tallenna kulu Workspace369:ään liitettynä asiakkaaseen tai projektiin.
- Merkitse, onko kustannus sisäinen, korvattava vai laskutettava.
- Tarkista kulut laskujen, maksujen, toimituksen edistymisen ja kannattavuuden rinnalla.
- Käytä yhdistettyä tietueetta raportointiin sen sijaan, että ylläpitäisit toista täsmäytyslaskentataulukkoa.
Taloudellisen tuloksen saavuttamiseksi käytä toimiston kannattavuusopas ja laskutettavien kulujen seurantaoppaan.
Mihin kulujen hallinnan tulisi yhdistyä
Asiakastyötiimeille kulujen tulee liittyä:
- Asiakkaat ja yritykset
- Projektit, tehtävät ja palvelutoimitus
- Laskut, arviot ja tarjoukset
- Maksut, talletukset, jaksotukset ja maksusuunnitelmat
- Tiedostot, kuitit ja tukidokumentit
- Tuoteluettelot, varasto ja palvelut tarvittaessa
- Raportointi tuloista, kuluista, saamatta olevista laskuista ja kannattavuudesta
Workspace369 on rakennettu pitämään tuo talouskonteksti lähellä työtä.
Google Workspace vs Workspace369 kulujen työnkulkuihin
| Työnkulku | Google Workspace | Workspace369 |
|---|---|---|
| Tallenna kuitit | Drive voi tallentaa tiedostoja | Tiedostot voivat pysyä lähellä asiakkaita, projekteja, laskuja ja kuluja |
| Seuraa kulurivejä | Taulukot voivat seurata manuaalisesti | Kulut voidaan yhdistää asiakkaisiin, projekteihin, laskuihin, tuotteisiin ja raportteihin |
| Tarkista asiakasymmärrys | Yleensä hajallaan Gmailissa, Drive-palvelussa, Sheetsissä ja muissa sovelluksissa | Asiakastiedot voivat sisältää työtä, laskutusta, tiedostoja, viestejä ja toimintaa |
| Raportoi toiminnasta | Vaatii manuaalista rakennetta ja ylläpitoa | Tulot, kulut, laskut, maksut ja toiminta voivat pysyä yhdistettyinä |
| Seuranta | Hoidetaan yleensä sähköpostitse tai manuaalisilla muistutuksilla | Saapuneet, tekstiviestit, puhelut, tekoälytiivistelmät, tehtävät ja automaatiot voivat tukea seurantaa |
Kenen pitäisi käyttää Workspace369:ää kululomakkeiden sijaan
Workspace369 sopii paremmin, kun:
- Kulut kuuluvat tietyille asiakkaille tai projekteille
- Laskut ja maksut tarvitsevat toiminnallista kontekstia
- Tiedostojen ja kuittien tulisi pysyä työn lähellä
- Yritys haluaa raportointia ilman manuaalista taulukkolaskennan siivousta
- Tiimit tarvitsevat CRM:n, projektit, postilaatikon, laskutuksen, maksut, tekoälyn ja kulut yhdessä
Jos yritys tarvitsee vain hyvin yksinkertaisen kululokin, laskentataulukko voi riittää. Jos kulujen on tuettava asiakastyötä ja raportointia, yhdistetty työtila on vahvempi.
Lopullinen suositus
Käytä Google Workspacea yhteistyöhön. Käytä Workspace369:ää, kun yritys tarvitsee kuluja, jotka on yhdistetty asiakastyöhön.
Konsulteille, toimistoille ja palveluyrityksille, jotka tarvitsevat CRM:ää, projekteja, laskuja, maksuja, tiedostoja, viestintää, tekoälyä, kuluja ja raportointia yhdessä, Workspace369 on parempi käyttökerros.
Katso, miten työnkulku muuttuu yksinyrittäjälle freelancer-kuluseuranta opas ja opi, miten säilyttää korvattavat kustannukset laskutettavien kulujen seuranta.