Google Workspace kuluhallinnan opas

Google Workspace on hyödyllinen liiketoiminnan pyörittämisessä. Googlen virallinen Workspace-sovellusluettelo sisältää Gmailin, Driven, Sheetsin, Docsin, Calendarin ja muita yhteistyötyökaluja. Se ei tunnista erillistä kulujen hallintasovellusta tästä ydinluettelosta. Tämä tekee alla olevasta päätelmästä päätelmän Googlen julkaistusta tuotevalikoimasta, ei väitettä siitä, että Google Workspace ei voisi tukea mukautettua kulujen työnkulkua.

Mutta Google Workspace ei ole itsessään kuluhallintaohjelmisto.

Konsulteille, toimistoille ja palveluyrityksille kulut vaativat yleensä enemmän kontekstia kuin mitä taulukkolaskenta tai kansio voi tarjota. Kustannus voi kuulua asiakkaalle, projektille, laskulle, tuotteelle, ostolle tai toimitustyönkululle. Jos kulut seurataan erikseen, taloushallinto menettää toiminnallisen tarinan.

Sisältyykö Google Workspace kulujen hallintaan?

Googlen julkaistussa Workspace-ydinsovelluslistassa ei ole erillistä kulujen hallintasovellusta. Gmail, Drive, Sheets, Docs ja Calendar voivat tukea prosessin osia, mutta tiimien on suunniteltava ja ylläpidettävä työnkulkua itse. Workspace369 yhdistää kulut asiakastyöhön, laskutukseen, tiedostoihin, maksuihin ja raportointiin.

Google Workspace voi edelleen tukea dokumentteja, sähköpostia ja yhteistyötä. Workspace369 toimii asiakastyön toimintakerroksena, jossa kulut yhdistetään niitä luoneeseen liiketoimintaan.

Miten tätä opasta arvioitiin

Tarkastimme Googlen virallisen Workspace-sovelluslistan ja vertasimme näitä yhteistyötyökaluja Workspace369:n nykyisen tuotesivun kuvaamaan kulujen työnkulkuun. Tämä opas arvioi työnkulun sopivuutta, ei vero- tai kirjanpitokäsittelyä tai kirjanpidon tarkkuutta. Tuoteominaisuudet voivat muuttua, joten varmista ajantasaiset tiedot ennen ostamista.

Missä Google Workspace auttaa

Google Workspace voi tukea kuluihin liittyviä työnkulkuja:

• Gmail voi sisältää kuitteja ja toimittajakeskusteluja.
• Drive voi tallentaa kuitteja, tili­otteita ja asiakirjoja.
• Taulukot voivat seurata kuluja manuaalisesti.
• Kalenteri voi näyttää projektipäivämäärät tai kokoukset.
• Dokumentit voivat dokumentoida käytäntöjä tai hyväksyntöjä.

Tämä on hyödyllistä, mutta se ei ole sama asia kuin yhdistetty talous työnkulku.

Missä kulutaulukot pettävät

Kulu­taulukot muuttuvat hauraiksi, kun yritys tarvitsee kontekstia.

Yleisiä ongelmia:

• Kuitit sijaitsevat Drivessa, kun taas asiakastyö sijaitsee muualla.
• Kulut eivät ole selkeästi sidoksissa projektiin tai laskuun.
• Maksutila ja kulujen seuranta ovat erillisiä.
• Raportit vaativat manuaalisia vientiä.
• Tiimin jäsenet eivät tiedä, mihin kuluerään mikäkin asiakas kuuluu.
• Omistaja ei näe tuloja, menoja ja toimitustoimintaa yhdessä.

Siihen mennessä ongelma ei ole vain kulujen kirjaaminen. Ongelma on erilliset toiminnot.

Käytännöllinen Google Workspace -kuluhallinnan työnkulku

Tiimit voivat jatkaa Google Workspace -palvelun käyttöä yhteistyöhön samalla, kun ne siirtävät toiminnallisen kulukirjauksen Workspace369:ään. Kuitti voi edelleen saapua Gmailin kautta tai sijaita Drivessa, mutta kulut tulisi kirjata asiakasta, projektia, palvelua tai laskua vastaan, joka selittää, miksi se on olemassa. Raportointikerros voi sitten verrata tuloja ja kuluja ilman, että suhdetta rakennetaan uudelleen Sheetsissä joka kuukausi.

Hyödyllinen siirtymä näyttää tältä:

1. Pidä Gmail ja Drive viestintään ja lähdedokumentteihin, missä ne pysyvät hyödyllisinä.
2. Tallenna kulu Workspace369:ään liitettynä asiakkaaseen tai projektiin.
3. Merkitse, onko kustannus sisäinen, korvattava vai laskutettava.
4. Tarkista kulut laskujen, maksujen, toimituksen edistymisen ja kannattavuuden rinnalla.
5. Käytä yhdistettyä tietueetta raportointiin sen sijaan, että ylläpitäisit toista täsmäytyslaskentataulukkoa.

Taloudellisen tuloksen saavuttamiseksi käytä toimiston kannattavuusopas ja laskutettavien kulujen seurantaoppaan.

Mihin kulujen hallinnan tulisi yhdistyä

Asiakastyötiimeille kulujen tulee liittyä:

• Asiakkaat ja yritykset
• Projektit, tehtävät ja palvelutoimitus
• Laskut, arviot ja tarjoukset
• Maksut, talletukset, jaksotukset ja maksusuunnitelmat
• Tiedostot, kuitit ja tukidokumentit
• Tuoteluettelot, varasto ja palvelut tarvittaessa
• Raportointi tuloista, kuluista, saamatta olevista laskuista ja kannattavuudesta

Workspace369 on rakennettu pitämään tuo talouskonteksti lähellä työtä.

Google Workspace vs Workspace369 kulujen työnkulkuihin

Kenen pitäisi käyttää Workspace369:ää kululomakkeiden sijaan

Workspace369 sopii paremmin, kun:

• Kulut kuuluvat tietyille asiakkaille tai projekteille
• Laskut ja maksut tarvitsevat toiminnallista kontekstia
• Tiedostojen ja kuittien tulisi pysyä työn lähellä
• Yritys haluaa raportointia ilman manuaalista taulukkolaskennan siivousta
• Tiimit tarvitsevat CRM:n, projektit, postilaatikon, laskutuksen, maksut, tekoälyn ja kulut yhdessä

Jos yritys tarvitsee vain hyvin yksinkertaisen kululokin, laskentataulukko voi riittää. Jos kulujen on tuettava asiakastyötä ja raportointia, yhdistetty työtila on vahvempi.

Lopullinen suositus

Käytä Google Workspacea yhteistyöhön. Käytä Workspace369:ää, kun yritys tarvitsee kuluja, jotka on yhdistetty asiakastyöhön.

Konsulteille, toimistoille ja palveluyrityksille, jotka tarvitsevat CRM:ää, projekteja, laskuja, maksuja, tiedostoja, viestintää, tekoälyä, kuluja ja raportointia yhdessä, Workspace369 on parempi käyttökerros.

Katso, miten työnkulku muuttuu yksinyrittäjälle freelancer-kuluseuranta opas ja opi, miten säilyttää korvattavat kustannukset laskutettavien kulujen seuranta.