Miten seurata toimiston kannattavuutta

Toimiston kannattavuus ei ole yksi kojelaudan numero. Se on suhde sen välillä, mitä toimisto ansaitsi, mitä toimitus maksoi, mitä muuttui, mitä laskutettiin ja mitä todella kerättiin.

Kannattava kuukausi voi piilottaa kannattamattoman asiakkaan. Vilkas tiimi voi piilottaa heikon hinnoittelun. Korkea käyttöaste voi piilottaa uudelleentyöstön ja sopimuksen laajenemisen. Vahva varattu liikevaihto voi piilottaa myöhästyneitä laskuja ja maksamattomia saldoja.

Tavoitteena on mitata kannattavuutta tasolla, jolla toimisto voi vielä toimia: asiakas, projekti, palvelulinja ja toistuva sopimus.

Aloita neljällä luotettavalla syötteellä

1. Kirjattu tuotto

Käytä mittausjakson aikana suoritetusta työstä johtuvaa tuloa. Älä kohtele automaattisesti jokaista lähetettyä laskua tai vastaanotettua maksua saman ajanjakson tulona, kun toimitus kattaa useita kuukausia.

Kirjanpitokäytäntösi saattaa vaatia erilaisia tunnistamissääntöjä. Toiminnallisen mallin tulisi silti käyttää johdonmukaista menetelmää, jotta projekteja voidaan verrata vastuullisesti.

2. Suorien työvoimakustannusten

Laske työtä toimittavien ihmisten kustannukset, älä asiakkaalle laskutettua määrää.

Käytännöllinen tuntityövoimakustannus voi sisältää palkan tai alihankkijan kustannukset sekä osuuden palkan sivukuluista ja eduista. Päätä, kuuluuko yleiskustannus tähän lukuun vai erilliseen katetuottolaskelmaan, ja pysy sitten johdonmukaisena.

3. Suorat projektikustannukset

Sisällytä toimeksiantoon liittyvät kustannukset, kuten freelancerit, media, tuotanto, matkat, projektia varten ostettu ohjelmisto, painatus, varastomateriaalit ja korvattavat kulut.

Seuraa, sisältyykö kulu laskutuspalkkioon, onko se laskutettavissa asiakkaalle, merkitty ylös vai absorboitu.

4. Toimitusaika

Seuraa riittävästi aikaa ymmärtääksesi työn määrän asiakkaan, projektin, tehtävän, roolin ja laskutettavan tilan mukaan. Tarkoitus ei ole työntekijöiden valvonta. Tarkoitus on tietää, heijastavatko hinnoittelu ja sopimus työtä, jota toimisto suorittaa.

Toimiston ydintuottavuuskaavat

Projektin bruttovoitto

recognized project revenue - direct labor cost - direct project expenses

Projektin bruttokateprosentti

project gross profit / recognized project revenue

Jos projekti tunnistaa 20 000 dollarin liikevaihdon, käyttää 9 000 dollaria suoraan työhön ja aiheuttaa 1 000 dollarin suorat kulut:

• Bruttovoitto on 10 000 $.
• Bruttokate on 50 %.

Tehollinen tuntihinta

recognized revenue / total delivery hours

Tämä on hyödyllistä kiinteähintaiseen ja jatkuvaan työhön, koska se paljastaa toteutuneen arvon tuntia kohden, vaikka tunteja ei näytettäisikään asiakkaalle.

Laskutettava käyttöaste

billable hours / available working hours

Määritä käytettävissä olevat tunnit huolellisesti. Poista hyväksytty loma ja päätä, miten lomat, koulutus, hallinto ja sisäiset investoinnit käsitellään.

Toteutusaste

recognized billable value / standard billable value of time worked

Toteutuminen korostaa alennuksia, kuittauksia, laajuuden vuotoa ja hinnoittelua, joka ei kata toimitettua työtä.

Keräysaste

cash collected / invoices due

Paperilla oleva marginaali ei ratkaise kassavirtaongelmia. Seuraa laskutusta ja saatavien keräystä toimitusekonomian rinnalla.

Rakenna asiakkaan kannattavuusnäkymä

Tarkista jokaisen asiakkaan kohdalla:

• Tunnistettu tulo.
• Suora työvoimakustannus.
• Suorat kulut.
• Bruttovoitto ja bruttokate.
• Toimitustunnit ja tehokas tuntipalkka.
• Avaa laskut ja myöhässä olevat saamiset.
• Laajuuden muutokset ja laskuttamaton työ.
• Alennukset, hyvitykset ja kulukirjaukset.
• Asiakkuuksien hallinta ja tukikuorma.
• Uusimis- tai laajentumistodennäköisyys.

Asiakkaan kannattavuuden tulisi sisältää kaikki aktiiviset projektit ja toistuva työ mittausjaksoa varten. Kannattava lippulaivaprojekti voi peittää saman tilin alle hinnoitellun tukisopimuksen.

Rakenna projektin kannattavuusnäkymä

Projektitason raportoinnin tulisi vastata:

1. Mitä odotimme ansaitsevamme?
2. Mitä työtä sovimme toimittavamme?
3. Mikä on valmistunut?
4. Kuinka paljon aikaa ja kuluja on kulunut?
5. Mikä on laskutettu?
6. Mikä on kerätty?
7. Mikä on edelleen riskissä?

Vertaa arviota todelliseen toimitukseen, kun työ on vielä aktiivinen. Jälkikäteen tehtävä analyysi voi parantaa tulevaa hinnoittelua, mutta se ei voi suojata nykyistä katetta.

Workspace369 yhdistää projektit, tehtävät, ajan, kulut, ehdotukset, laskut, maksut, asiakastoiminnot, tiedostot, viestinnän ja raportit, jotta numerot säilyttävät toiminnallisen kontekstin.

Seuraa palkkioita erikseen

Palkkiomaksut tarvitsevat tulo-näkymän lisäksi kapasiteetti- ja laajuusnäkymän.

Mittaa:

• Jatkuva maksu.
• Sisältyvät palvelut tai kapasiteetti.
• Käytetyt tunnit tai toimitusyksiköt.
• Suora työvoima ja kulut.
• Ylitykset hyväksytty ja laskutettu.
• Käyttämätön kapasiteetti ja siirto.
• Laajuuden ulkopuoliset pyynnöt.
• Tehollinen tuntihinta.
• Bruttokate.

Jatkuva palvelumaksu voi näyttää vakaalta, koska tulot toistuvat kuukausittain, vaikka marginaali hitaasti rapautuu lisäkokousten, tarkistusten, raportoinnin ja seuraamattoman tuen vuoksi.

Älä sekoita käyttöastetta terveyteen

Käyttöaste on tärkeä, koska toimistot myyvät asiantuntemusta ja kapasiteettia. Se ei kerro koko tarinaa.

Toimisto voi saavuttaa korkean käyttöasteen ja huonon kannattavuuden, kun:

• Hinnat ovat liian alhaiset.
• Kokeneet ihmiset tekevät nuorempien työtä.
• Kiinteähintaiset projektit ylittävät arvion.
• Uudelleentyöstö on yleistä.
• Laajuuden muutoksia ei hyväksytä.
• Laskut ovat myöhässä.
• Asiakkaat maksavat myöhässä tai kiistävät veloitukset.
• Työ keskittyy matalan katteen palveluihin.

Tarkista käyttöaste tehokkaalla tuntihinnalla, katteella, toteutumisella, projektin tilalla ja saamisten osalta.

Luo toimintarytmi

Viikoittain

• Puuttuvat aika- ja kulutiedot.
• Projektit lähestyvät budjetti- tai aikarajaa.
• Uudet laajuusmuutokset ja hyväksyntätila.
• Valmistunut työ, mutta ei valmis laskutettavaksi.
• Myöhässä olevat asiakaspäätökset ja estynyt työ.

Kuukausittain

• Marginaali asiakkaan, projektin ja palvelulinjan mukaan.
• Tehollinen tuntihinta.
• Laskutettava käyttöaste ja toteutuma.
• Lähetetyt, erääntyneet, myöhässä olevat ja kerätyt laskut.
• Palkkiomaksun käyttö ja ylitykset.
• Ennuste verrattuna todelliseen kapasiteettiin ja liikevaihtoon.

Neljännesvuosittain

• Hinnoittelu ja käyttömaksujen muutokset.
• Asiakaskeskittymä ja tiliriski.
• Palvelulinjan kannattavuus.
• Palkkaus ja urakoitsijoiden sekoitus.
• Työkalu- ja toimituskulut.
• Tilit laajennettavaksi, uudelleensuunniteltavaksi tai poistettavaksi.

Käytä kannattavuussignaaleja päätöksentekoon

Uudelleen hinnoittele

Nosta tai uudelleenjärjestä hinnoittelua, kun toistuva työ kuluttaa enemmän kapasiteettia kuin kaupallinen malli tukee.

Laajuuden muutos

Selvennä poissulkemiset, hyväksymisrajat, tarkistusmäärät, vastausodotukset ja ylityssäännöt.

Uudelleenhenkilöstö

Siirrä työ asianmukaiselle roolille säilyttäen laadun ja vastuullisuuden.

Standardoi

Mallit ja toistettavat työnkulut vähentävät vältettävää asennusta ja uudelleentyötä, mutta niiden tulisi jättää tilaa asiantuntija-arvioinnille.

Paranna perintää

Lyhennä viivettä valmistumisen, laskun, eräpäivän, muistutuksen ja ratkaisun välillä. Asiakasomistajat tarvitsevat maksutietoja ennen asiakaskeskusteluja.

Yleisiä mittausvirheitä

Laskutushintojen käyttö työvoimakustannuksina

Laskutusaste on tulojen logiikkaa. Työkustannus on toimituksen taloutta.

Ei-laskutettavan asiakastyön huomiotta jättäminen

Kokoukset, tarkistukset, asiakkuuksien hallinta ja tuki kuluttavat edelleen kapasiteettia, vaikka niitä ei näkyisikään laskussa.

Eri laajuusjaksojen vertailu

Tulojen, tuntien ja kulujen on viitattava samaan työhön ja ajanjaksoon.

Odotetaan projektin loppuun

Kannattavuus on arvokkainta, kun tiimi voi vielä muuttaa laajuutta, henkilöstöä, aikataulua tai laskutusta.

Numeroiden seuranta ilman päätöksiä

Jokaisella raportilla tulee olla kynnys­arvot, omistajat ja toimenpiteet. Marginaali­kojelaudat, joita kukaan ei tarkastele, ovat vain koristeita.

Lopullinen suositus

Seuraa kannattavuutta asiakas- ja projektitietueesta ulospäin. Aloita tunnustetusta liikevaihdosta, suorista työkustannuksista, suorista kuluista ja toimitusajasta. Lisää käyttöaste, toteutuminen, tehokas tuntihinta, laskutus ja saatavien keräys toimintamallin kypsyessä.

Käyttö toimiston ajanseurantaohjelmisto toimituskontekstin säilyttämiseksi, ammattimaisten palveluiden laskutusohjelmisto kaupallisen tietueen yhdistämiseksi, ja projektin kannattavuusohjelmisto toimistoille säilyttää päätökset lähellä työtä.