Asiakasviestintä.
Kaikki kanavat, joita asiakkaasi käyttävät – sähköposti, tekstiviestit, puhelut ja jaettu postilaatikko, joka pitää koko tiimin ajan tasalla.
Hyvä asiakasviestintä tarkoittaa, että jokainen asiakas tietää, mistä sinut tavoittaa, kuinka nopeasti odottaa vastausta ja mitä seuraavaksi tapahtuu, ja tiimisi näkee koko keskustelun. Lyhyt vastaus on sopia kanava ja rytmi ensimmäisenä päivänä, pitää jokainen viesti asiakastietueessa ja tehdä seurannasta rutiini muistamisen sijaan. Alla olevat oppaat kattavat jaetun postilaatikon, tekstiviestit ja puhelut sekä asiakasportaalit.
Jaettu postilaatikko
Tekstiviestit, puhelut ja ääniviestit
Asiakasviestintä viidessä vaiheessa
- Aseta kanava ja rytmi ensimmäisenä päivänäKerro jokaiselle asiakkaalle, mistä sinut tavoittaa ja kuinka nopeasti he voivat odottaa vastausta. Selkeät odotukset estävät useimmat ahdistuneet tarkistusviestit.
- Pidä yksi säie per asiakasSähköpostit, tekstiviestit ja puhelumuistiinpanot kuuluvat asiakastietueen viereen, joten kuka tahansa tiimistä voi jatkaa keskustelua pyytämättä asiakasta toistamaan itseään.
- Vastaa kontekstin kanssaAvaa historia ennen vastaamista. Viimeisimpään päätökseen tai avoinna olevaan laskuun viittaava vastaus osoittaa asiakkaalle, että kiinnität huomiota.
- Vahvista päätökset kirjallisestiPuhelun tai kokouksen jälkeen lähetä lyhyt muistio siitä, mitä sovittiin, kuka tekee mitä ja mihin mennessä. Useimmat laajuusriidat alkavat kirjoittamattomalla päätöksellä.
- Rutiininomainen seurantaSeuraa ehdotuksen jälkeen, toimituksen jälkeen ja kun lasku jää hiljaiseksi. Lyhyet viestit, jotka esittävät yhden kysymyksen ja tekevät vastaamisesta helppoa, saavat vastauksia.
Keskeiset ehdot
- Jaettu postilaatikko
- Yksi postilaatikko koko tiimille, joten mikään viesti ei riipu yhden henkilön online-tilasta.
- Asiakasportaali
- Sivu, jolla asiakas tarkistaa hyväksynnät, laskut ja päivitykset etsimättä sähköpostiaan.
- Vastausaika
- Lupauksesi vastausaika, kuten yksi työpäivä, ilmoitettuna etukäteen ja pidettynä.
- Poissa viestit
- Automaattinen vastaus, joka asettaa odotukset poissa ollessasi ja nimeää, kehen ottaa yhteyttä.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on paras tapa kommunikoida asiakkaiden kanssa?
Käytä kanavaa, jota asiakas jo suosii ja jonka kanssa olet sopinut, ja pidä siitä kirjaa. Jaettu postilaatikko sähköpostille ja tekstiviesteille sekä portaali hyväksynnöille ja laskuille pitävät keskustelut yhdessä paikassa sen sijaan, että ne olisivat hajallaan henkilökohtaisissa postilaatikoissa ja puhelimissa.
Kuinka nopeasti minun pitäisi vastata asiakkaalle?
Valitse ikkuna, johon voit aina sopia, kuten sama tai seuraava arkipäivä, ja kerro asiakkaille, mikä se on. Nopea kuittaus, jossa kerrotaan, milloin täydellinen vastaus saapuu, on parempi kuin hiljaisuus, kun valmistat täydellistä vastausta.
Miten voin seurata ilman vaivaamista?
Pidä jokainen seuranta muutamassa lauseessa, viittaa tiettyyn ehdotukseen, toimitukseen tai laskuun ja esitä yksi kysymys. Aikatauluta rytmi etukäteen, jotta se on neutraali ja rutiininomainen, ei reaktio tunteeseen, että sinut on unohdettu.
Katso, mihin Workspace369 sopii asiakastyön työnkulkuusi.
Aloita tarvitsemillasi moduuleilla tänään, ota sitten käyttöön tekoäly, automaatiot, kirjanpito, varasto, pyynnöt ja raportointi toiminnan kasvaessa.
14 päivän ilmainen kokeilu. Kortti vaaditaan. Kokeilun jälkeen: alkaen 29 $/kk. Uusiutuu automaattisesti kuukausittain, kunnes peruutat. Voit peruuttaa milloin tahansa kohdasta Asetukset → Laskutus.
