בעמוד זה
בקיצור
הסכם ריטיינר צריך לכלול את שמות הצדדים, סוג הריטיינר (שעות, תוצרים או גישה), ההיקף החודשי, התשלום ותאריך החיוב, תנאי התשלום, מה קורה לזמן שלא נוצל, איך מוערכת ומחויבת עבודה נוספת, זמני תגובה, התקופה והחידוש, איך כל צד יכול לסיים אותו, בעלות, סודיות וחתימות. דף זה הוא נקודת התחלה בשפה פשוטה, לא ייעוץ משפטי.
בחרו תחילה את סוג הריטיינר
רוב המחלוקות על ריטיינר נובעות מתשובה מעורפלת ל'מה התשלום החודשי קונה?'. בחרו מודל אחד וכתבו אותו:
- ריטיינר שעות: בלוק שעות קבוע בכל חודש, כגון 20 שעות תמורת $2,000, עם תעריף שעתי לזמן נוסף
- ריטיינר תוצרים: תפוקה קבועה בכל חודש, כגון ארבעה פוסטים בבלוג וניוזלטר אחד
- ריטיינר גישה (ייעוץ): זמינות לייעוץ ושיחות במסגרת מוסכמת, ללא ספירת שעות קבועה
- ריטיינר בתשלום מראש: הלקוח משלם הפקדה שאתם מושכים כנגד חשבוניות (משמש לעיתים קרובות על ידי יועצים ומשרדי עורכי דין)
תבנית הסכם ריטיינר: הסעיפים שיש לכלול
העתיקו את הכותרות האלה להסכם שלכם ומלאו כל אחת מהן בשפה פשוטה:
- צדדים ותאריך כניסה לתוקף: העסק שלכם, הלקוח, ומתי הריטיינר מתחיל
- שירותים והיקף חודשי: השעות, התוצרים או הגישה הכלולים, ומה לא כלול
- תשלום וחיוב: הסכום החודשי, תאריך החיוב (למשל ה-1 בכל חודש, מראש) והמטבע
- תנאי תשלום: תאריך יעד, שיטות תשלום מקובלות וכל עמלת איחור המותרת במקום בו אתם עובדים
- שעות שלא נוצלו: האם שעות שלא נוצלו פגות תוקף, מתגלגלות לחודש אחד, או מתגלגלות עד לתקרה מסוימת
- חריגה ועבודה נוספת: התעריף עבור זמן מעבר לריטיינר, והאם נדרשת אישור בכתב מראש
- זמני תגובה וזמינות: שעות עבודה, מהירות התגובה שלכם, וכיצד מטפלים בבקשות דחופות
- תקופה, חידוש והודעה: תקופה מינימלית, חידוש חודשי אוטומטי, וההודעה שכל צד נותן לסיום (לרוב 30 יום)
- בעלות ושימוש בפורטפוליו: מי הבעלים של עבודה שהושלמה לאחר תשלום, והאם מותר לכם להציג אותה
- סודיות, אחריות וחתימות, עם התאריך שכל צד חותם
דוגמאות ניסוח לסעיפים המרכזיים
תשלום: “הלקוח משלם ריטיינר חודשי של $2,000, מחויב ב-1 בחודש וזכאי תוך 7 ימים.” היקף: “הריטיינר מכסה עד 20 שעות תמיכה בעיצוב ופיתוח בחודש.” זמן שלא נוצל: “שעות שלא נוצלו עוברות לחודש הבא בלבד, עד 10 שעות.” חריגה: “עבודה מעבר ל-20 שעות מחויבת לפי שעה של $110 ודורשת אישור בכתב תחילה.” סיום: “כל צד יכול לסיים הסכם זה בהודעה בכתב של 30 יום.” התאימו את המספרים והניסוח לעבודה שלכם.
כיצד לתמחר ולחייב ריטיינר
תמחר את הריטיינר לפי העבודה שאתם מצפים לה, לא ניחוש: העריכו את השעות החודשיות, הכפילו בתעריף שלכם, ואז החליטו אם להציע הנחה קטנה עבור המחויבות. חייבו מראש כך שהלקוח ישלם לפני שהעבודה של החודש מתחילה, ועקבו אחר השעות או התוצרים ששימשו כך שכל שיחת חידוש מבוססת על עובדות. ב-Workspace369, חשבוניות חוזרות מחייבות את הריטיינר אוטומטית בכל חודש, ומעקב זמן ברישום הלקוח מראה כמה ממנו נוצל.
הצעת התקשרות לשנת 2027: מה לכלול בחידוש
קל יותר להסכים על חידוש כשהוא מגיע כהצעה קצרה, ולא כחוזה חדש מאפס. שלחו אותה בדצמבר כדי שהלקוח יוכל לאשר אותה לפני החשבונית הראשונה לשנת 2027. השתמשו במתווה זה:
- סיכום היקף: מה ההתקשרות כיסתה השנה, במונחי הלקוח (לדוגמה, עד 20 שעות תמיכה בעיצוב בחודש)
- תוצאות: מה העבודה סיפקה, נלקח מהרשומות שלכם, כגון פרויקטים שנמסרו ושעות ששימשו בכל חודש
- היקף לשנת 2027: מה נשאר, מה משתנה ומה כבר לא כלול
- שינוי תעריף: העמלה החודשית החדשה, התאריך שבו היא מתחילה והסיבה, נאמרים בבירור (נתונים לדוגמה: מ-$2,000 ל-$2,200 לחודש החל מ-1 בינואר 2027)
- תקופה: התקופה המינימלית, חידוש ותקופת הודעה לשנת 2027, התואמים לסעיפים בהסכם שלכם
- כיצד לחתום: צעד אחד קדימה עם תאריך, כגון אישור וחתימה על ההצעה באופן מקוון עד 15 בדצמבר
כיצד לחדש התקשרות בדצמבר
התחילו מוקדם בחודש, כך שההחלטה לא תיפול בשבוע החגים:
- שבוע ראשון: משכו את השעות או התוצרים של השנה הנוכחית מרשומות הזמן והחשבוניות שלכם
- שבוע שני: שלחו את הצעת ההתקשרות לשנת 2027 ובקשו אישור עד תאריך מסוים
- אם הלקוח מבקש שינויים: תקנו את ההצעה במקום להסכים על שינויים במייל, כך שהגרסה החתומה היא זו שאתם מחייבים לפיה
- לאחר החתימה: שנה את החשבונית החוזרת לסכום החדש ולתאריך ההתחלה, כך שינואר יחויב לפי התעריף החדש
ב-Workspace369, לקוחות מאשרים וחותמים על הצעות באופן מקוון, ניתן לקחת פיקדון עם קבלת ההצעה, הצעה שאושרה הופכת לחשבונית, וחשבוניות חוזרות עם חיוב אוטומטי בכרטיס מחייבות את התעריף החדש בכל חודש. כל זה כלול בכל התוכניות.
קראו בהמשך: איך לכתוב הצעה, הצעות מחיר ב-Workspace369
14 יום ניסיון בחינם. נדרש כרטיס אשראי. לאחר הניסיון: 29$ לחודש עבור Cadet. מתחדש אוטומטית כל חודש עד שתבטל. ניתן לבטל בכל עת ב הגדרות → חיוב.
שמרו את ההסכם עם רישום הלקוח
ריטיינר הוא קשר ארוך, לכן ההסכם, החשבוניות החודשיות, השעות שנוצלו ובקשות השינוי צריכים להיות יחד. Workspace369 שומר חוזים שנשלחו לחתימה אלקטרונית, חשבוניות חוזרות, רישומי זמן והודעות באותו רישום לקוח, כך שחידושים ושאלות היקף מתחילים מאותו מקור.
שאלות נפוצות
מהו הסכם ריטיינר?
הסכם ריטיינר הוא חוזה שבו לקוח משלם תשלום קבוע, בדרך כלל חודשי, כדי להזמין זמן של פרילנסר או יועץ, סט של תוצרים, או גישה מתמשכת לייעוץ שלהם. הוא מגדיר את ההיקף, התשלום, תנאי התשלום, כללים לזמן שלא נוצל ועבודה נוספת, ואיך כל צד יכול לסיים אותו.
האם שעות ריטיינר שלא נוצלו צריכות להתגלגל?
זו בחירתכם, אך כתבו זאת. פרילנסרים רבים מאפשרים לשעות שלא נוצלו לפוג בכל חודש, או להעביר אותן לחודש אחד בלבד עד לתקרה מסוימת. גלגול ללא הגבלה יכול ליצור עומס גדול של שעות שהלקוח מצפה להן מאוחר יותר, לכן קבעו מגבלה.
כמה זמן מראש צריך הסכם ריטיינר לדרוש?
שלושים יום זה נפוץ עבור ריטיינרים חודשיים, לעיתים קרובות לאחר תקופה מינימלית של שלושה חודשים. בחרו תקופת הודעה שנותנת לכם זמן להחליף את ההכנסה וללקוח זמן להעביר את העבודה.
האם דמי קדימה ניתנים להחזר?
זה תלוי בהסכם ובחוק במקום בו אתם עובדים. תשלום עבור זמינות שמורה מתייחס לעיתים קרובות באופן שונה מהפקדון מראש שנמשך כנגד עבודה. ציינו בבירור בהסכם האם חלק כלשהו ניתן להחזר, ובדקו את הכללים עם עורך דין.
האם תבנית הסכם ריטיינר זו מהווה ייעוץ משפטי?
לא. זוהי נקודת התחלה בשפה פשוטה. החוקים משתנים בין מדינות ומחוזות, לכן יש לבקש מעורך דין מוסמך לסקור את ההסכם שלכם לפני שאתם מסתמכים עליו.
