איך ליצור ולשלוח חשבונית ב-Workspace369, שלב אחר שלב

ברוך שובך. בסרטון הזה נעמיק בחשבוניות: נבנה חשבונית מאפס, נקבע את התאריכים שלה, נחלק אותה לתוכנית תשלומים, נשלח אותה ונעקוב אחרי התשלומים כשהם מגיעים.

פתח את "חשבוניות", תחת "כספים". כל חשבונית מראה איפה היא עומדת: שולמה, טיוטה, באיחור או שולמה חלקית, וכמה עוד נותר לתשלום. לחץ על "חשבונית חדשה".

תן לה שם ובחר את הלקוח. החשבונית הזו מיועדת ל-Drew, מחברת Walsh Logistics. כתובת האימייל ומספר הטלפון של Drew מתמלאים אוטומטית, כך שאפשר לשלוח את החשבונית באימייל או בהודעת טקסט. לחץ על "הוסף פריט חדש". בחר שירות מהקטלוג שלך, או עבור ללשונית "חד-פעמי" כדי להוסיף חיוב שמופיע רק בחשבונית הזו. קבע את הכמות לשתים עשרה והוסף את הפריט. שיעור המס שלך מתמלא מההגדרות, והסכום הכולל מתעדכן תוך כדי עבודה. תחת "תאריכי חשבונית", מועד התשלום נקבע לפי תנאי התשלום שהגדרת כברירת מחדל: שלושים יום מהיום. כאן אפשר לשנות כל אחד משני התאריכים.

לעבודה גדולה יותר, פתח את לשונית "תוכנית תשלום" ובחר "תשלומים". הסכום הכולל מתחלק לשלושה תשלומים חודשיים. אפשר לשנות את מספר התשלומים, את התדירות שלהם ואת מועד ההתחלה. לוח התשלומים מציג כל תאריך וסכום, כך ש-Drew יודע בדיוק כמה צריך לשלם, ומתי. ועבור לקוחות שאתה מחייב לפי לוח זמנים קבוע, לשונית "חזרה" שולחת חשבונית חדשה בכל מועד, באופן אוטומטי.

כשהחשבונית מוכנה, לחץ על "שלח". אפשר לשלוח אותה באימייל או בהודעת טקסט. האימייל נכתב בשבילך, וה-PDF מצורף אליו. לחץ על "שלח אימייל", והוא כבר בדרך.

כשתשלום מגיע בדרך אחרת, למשל בהעברה בנקאית, הוסף אותו בעצמך. פתח את לשונית "תשלום". לכל אחד מהתשלומים יש כפתור "רשום תשלום" משלו. ואם חיברת את Stripe, גם קישור תשלום משלו, כך ש-Drew יכול לשלם אונליין בכרטיס. בחר איך Drew שילם, הוסף את מספר האסמכתא ושמור את התשלום.

בחזרה ברשימת החשבוניות, החשבונית מופיעה עכשיו כ"שולמה חלקית": התשלום הראשון התקבל, והיתרה עדיין לתשלום. כדי להוריד או להדפיס את ה-PDF, פתח את התפריט שליד חשבונית ובחר "PDF חשבונית". וזו הייתה סקירה מעמיקה של החשבוניות. בסרטון הבא נגדיר תזכורות תשלום אוטומטיות.