Google Workspace költségkezelés útmutató

A Google Workspace hasznos az üzleti működéshez. A Google hivatalos Workspace alkalmazáslista tartalmazza a Gmailt, Drive-ot, Sheets-t, Docs-t, Naptárt és más együttműködési eszközöket. Nem azonosít dedikált kiadáskezelő alkalmazást ebben az alaplistában. Ez teszi az alábbi következtetést következtetéssé a Google közzétett termékpalettájából, nem pedig azt az állítást, hogy a Google Workspace nem tud támogatni egy egyéni kiadáskezelési munkafolyamatot.

De a Google Workspace önmagában nem költségkezelési szoftver.

Azoknak a tanácsadóknak, ügynökségeknek és szolgáltató vállalkozásoknak a kiadások általában több kontextust igényelnek, mint amit egy táblázat vagy mappa nyújtani tud. Egy költség tartozhat egy ügyfélhez, projekthez, számlához, termékhez, vásárláshoz vagy teljesítési munkafolyamathoz. Ha a kiadásokat külön követik nyomon, a pénzügy elveszíti a működési történetet.

Tartalmazza a Google Workspace a költségkezelést?

Nincs dedikált költségkezelő alkalmazás a Google közzétett alapvető Workspace alkalmazáslistájában. A Gmail, Drive, Sheets, Docs és Calendar támogathatja a folyamat egyes részeit, de a csapatoknak maguknak kell megtervezniük és fenntartaniuk a munkafolyamatot. A Workspace369 összekapcsolja a költségeket az ügyfélmunkával, a számlázással, a fájlokkal, a fizetésekkel és a jelentésekkel – a költségek funkció részletezi, hogyan működik az a kapcsolat.

A Google Workspace továbbra is támogathatja a dokumentumokat, e-maileket és együttműködést. A Workspace369 az ügyfélmunka működési rétegeként szolgál, ahol a kiadások összekapcsolódnak az őket létrehozó üzleti tevékenységgel.

Hogyan értékelték ezt az útmutatót

Áttekintettük a Google hivatalos Workspace alkalmazáslistáját, és összehasonlítottuk ezeket az együttműködési eszközöket a Workspace369 jelenlegi termékoldalán leírt költségkezelési munkafolyamattal. Ez az útmutató a munkafolyamat megfelelőségét értékeli, nem az adózási szabályokat, a könyvelési megfelelést vagy a könyvelési pontosságot. A termék képességei változhatnak, ezért a vásárlás előtt ellenőrizze a jelenlegi részleteket.

Ahol a Google Workspace segít

A Google Workspace támogathat költség-közeli munkafolyamatokat:

• A Gmail tárolhatja a nyugtákat és az eladói beszélgetéseket.
• A Drive képes nyugtákat, kimutatásokat és dokumentumokat tárolni.
• A táblázatok manuálisan is nyomon követhetik a kiadásokat.
• A naptár mutathatja a projekt dátumait vagy találkozókat.
• A dokumentumok dokumentálhatják a szabályzatokat vagy jóváhagyásokat.

Ez hasznos, de nem ugyanaz, mint egy kapcsolódó pénzügyi munkafolyamat.

Ahol a költségtáblázatok összeomlanak

A költség táblázatok törékennyé válnak, amikor a vállalkozásnak kontextusra van szüksége.

Gyakori problémák:

• A nyugták a Drive-ban élnek, míg az ügyfélmunka máshol.
• A kiadások nincsenek egyértelműen egy projekthez vagy számlához rendelve.
• A fizetési státusz és a költségkövetés külön vannak.
• A jelentések manuális exportokat igényelnek.
• A csapattagok nem tudják, melyik költség melyik ügyfélhez tartozik.
• A tulajdonos nem látja együtt a bevételeket, a kiadásokat és a szállítási tevékenységeket.

Abban az esetben a probléma nem csak a költségbeírás. A probléma a szétkapcsolt működés.

Egy praktikus Google Workspace költségkezelési munkafolyamat

A csapatok továbbra is használhatják a Google Workspace-t az együttműködéshez, miközben a működési költségnyilvántartást a Workspace369-be helyezik. Egy nyugta továbbra is érkezhet a Gmailen keresztül, vagy élhet a Drive-ban, de a költséget fel kell jegyezni az ügyfél, a projekt, a szolgáltatás vagy a számla ellen, amely megmagyarázza, miért létezik. A jelentési réteg ezután összehasonlíthatja a bevételeket és a költségeket anélkül, hogy minden hónapban újra felépítené a kapcsolatot a Táblázatokban.

Egy hasznos átmenet így néz ki:

1. Tartsa meg a Gmailt és a Drive-ot a kommunikációhoz és a forrásdokumentumokhoz, ahol továbbra is hasznosak.
2. Rögzítse a kiadást a Workspace369-ben az ügyfélhez vagy projekthez kapcsolódó kontextussal.
3. Jelölje meg, hogy a költség belső, megtérítendő vagy számlázható-e.
4. Tekintse át a költségek melletti kiadásokat, számlákat, fizetéseket, szállítási előrehaladást és jövedelmezőséget.
5. Használja a csatlakoztatott rekordot a jelentéshez egy másik egyeztetési táblázat fenntartása helyett.

A pénzügyi eredmény érdekében használja a ügynökségi jövedelmezőségi útmutató és a számlázható költségkövetési útmutató.

Mire kell csatlakoznia a költségkezelésnek

Az ügyfélmunkával foglalkozó csapatok számára a kiadásoknak a következőkhöz kell kapcsolódniuk:

• Ügyfelek és cégek
• Projektek, feladatok és szolgáltatáskiszolgálás
• Számlák, ajánlatok és árajánlatok
• Fizetések, befizetések, megbízási díjak és fizetési tervek
• Fájlok, nyugták és támogató dokumentumok
• Termékkatalógusok, készlet és szolgáltatások, ha releváns
• Jelentéskészítés bevételhez, költségekhez, követelésekhez és nyereségességhez

A Workspace369 arra épült, hogy a pénzügyi kontextust a munka közelében tartsa.

Google Workspace vs Workspace369 költségmunkafolyamatokhoz

Ki használja a Workspace369-et a költségvetek helyett?

A Workspace369 akkor illeszkedik jobban, amikor:

• A kiadások specifikus ügyfelekhez vagy projektekhez tartoznak
• A számlák és a fizetések működési kontextust igényelnek
• A fájloknak és nyugtáknak a munka mellett kell maradniuk
• A vállalkozás jelentéskészítést szeretne manuális táblázat-tisztítás nélkül
• A csapatoknak CRM-re, projektekre, beérkezett üzenetekre, számlázásra, fizetésekre, AI-ra és költségekre van szükségük együtt

Ha egy vállalkozásnak csak egy nagyon egyszerű költségjegyzékre van szüksége, egy táblázat elegendő lehet. Ha a költségeket az ügyfélmunkát és a jelentéskészítést kell támogatniuk, egy összekapcsolt munkaterület erősebb.

Végső ajánlás

Használjon Google Workspace-t az együttműködéshez. Használja a Workspace369-et, amikor az üzletnek a költségeket az ügyfélmunkához kell kapcsolnia.

Azoknak a tanácsadóknak, ügynökségeknek és szolgáltató vállalkozásoknak, amelyeknek CRM-re, projektekre, számlákra, fizetésekre, fájlokra, kommunikációra, AI-ra, kiadásokra és jelentéskészítésre van szükségük együtt, a Workspace369 a jobb működési réteg.

Tekintse meg, hogyan változik a munkafolyamat egy egyéni vállalkozás számára a szabadúszó költségkövetés útmutató és megtudhatja, hogyan őrizze meg a visszatérítendő költségeket a(z) számlázható költségkövetés.