Pelacakan biaya yang dapat ditagih untuk pekerjaan klien
Pelajari cara menangkap, menyetujui, mendokumentasikan, menagih, dan melaporkan pengeluaran klien yang dapat ditagih tanpa kehilangan tanda terima, konteks proyek, atau profitabilitas.
Apa yang ada di dalamnya?
Tentukan kebijakan pengeluaran sebelum pekerjaan dimulaiTangkap catatan pengeluaran yang lengkapPisahkan tiga keadaan berbedaTambahkan pengeluaran yang dapat ditagih ke faktur dengan jelasLaporkan biaya yang dipulihkan dan tidak dipulihkanPelacakan pengeluaran yang dapat ditagih adalah proses penyimpanan biaya terkait klien sejak saat biaya tersebut timbul hingga persetujuan, penagihan, pembayaran, dan pelaporan profitabilitas. Kuitansi dalam folder tidak cukup. Pengeluaran harus tetap terhubung dengan klien, proyek, perjanjian, dan faktur. Panduan alur kerja pelacakan pengeluaran freelancer menunjukkan seperti apa koneksi itu di dalam ruang kerja langsung.
Tentukan kebijakan pengeluaran sebelum pekerjaan dimulai
Proposal atau kontrak harus menjelaskan:
- Kategori pengeluaran mana yang dapat diganti biayanya
- Apakah persetujuan klien diperlukan sebelum pembelian
- Ambang batas pengeluaran apa pun
- Apakah tanda terima diperlukan
- Apakah biaya diteruskan dengan biaya atau dinaikkan
- Bagaimana pajak, konversi mata uang, dan biaya kartu ditangani
- Kapan pengeluaran akan ditagih
Tangkap catatan pengeluaran yang lengkap
Catat setiap pengeluaran dengan konteks yang cukup agar orang lain dapat memverifikasinya:
| Bidang | Mengapa ini penting |
|---|---|
| Klien dan proyek | Mengidentifikasi siapa yang mendapat manfaat dari biaya tersebut |
| Vendor dan tanggal | Mendukung verifikasi dan pelaporan |
| Jumlah dan mata uang | Mempertahankan transaksi asli |
| Kategori | Memisahkan biaya perjalanan, perangkat lunak, produk, kontraktor, dan biaya lainnya |
| Kwitansi atau dokumen | Memberikan bukti untuk klien dan buku |
| Persetujuan | Menunjukkan biaya mengikuti perjanjian |
| Status yang dapat ditagih | Membedakan biaya yang dapat dipulihkan klien dari overhead |
| Referensi faktur | Mengonfirmasi biaya tersebut benar-benar ditagih |
| Status pembayaran | Mengonfirmasi apakah klien menggantinya |
Pisahkan tiga keadaan berbeda
Tim sering mencampuradukkan pengeluaran yang terjadi, ditagih, dan dikumpulkan. Pisahkan:
- Dikeluarkan: bisnis membayar atau berkomitmen pada biaya tersebut.
- Ditagih: biaya tersebut dimasukkan pada faktur klien.
- Dikumpulkan: klien membayar faktur yang berisi biaya tersebut.
Perbedaan itu penting untuk arus kas dan profitabilitas proyek.
Tambahkan pengeluaran yang dapat ditagih ke faktur dengan jelas
Gunakan item baris terpisah atau bagian pengeluaran dengan deskripsi yang berguna. Lampirkan kuitansi jika diperlukan, tetapi hindari mengekspos pembelian internal yang tidak terkait atau informasi sensitif. contoh faktur konsultan tampilkan satu struktur yang bersih.
Laporkan biaya yang dipulihkan dan tidak dipulihkan
Tinjau:
- Total pengeluaran proyek
- Biaya yang dapat ditagih versus biaya yang tidak dapat ditagih
- Pengeluaran menunggu persetujuan
- Pengeluaran belum difaktur
- Pengeluaran yang ditagih belum dibayar
- Markup atau pendapatan penanganan
- Dampak pengeluaran pada margin proyek dan klien
Workspace369 menyediakan pelacakan pengeluaran untuk pekerja lepas dan tim kerja klien dengan menjaga biaya di samping klien, proyek, faktur, pembayaran, file, dan laporan.
Praktikkan
Jalankan tindak lanjut klien dalam satu ruang kerja.
CRM, kotak masuk, suara, penagihan, pembayaran, proyek, file, AI, dan otomatisasi alur kerja — terhubung alih-alih diekspor.