Microsoft 365 請求書作成：テンプレート、Power Automate、そして実際のシステムが必要になる時

Microsoft 365は、中小企業の多くのニーズ（メール、ドキュメント、スプレッドシート、会議）をカバーしています。請求書作成アプリは含まれていません。そのため、ほとんどのチームは手動で請求書を作成しています。WordまたはExcelテンプレートを使用し、PDFとして保存し、Outlookから送信します。

そのアプローチは、うまくいかなくなるまで機能します。このガイドでは、Microsoft 365での請求書作成が実際にはどのようになるか、テンプレートアプローチがどこで破綻するか、そして請求書にそれを囲む実際のシステムが必要になるのはいつかについて説明します。

クイックアンサー

Microsoft 365には 組み込みの請求書作成ツールはありませんOutlookから送信するWordまたはExcelテンプレートでチームが請求書を作成し、リマインダーのためにPower Automateフローを追加することもあります。請求書に自動採番、オンライン決済リンク、分割払い、スケジュールされたリマインダー、クライアントごとのステータスが必要になると、この設定は破綻します。その時点で、実際の請求システムは数日で元が取れます。

Microsoft 365で請求書を作成する3つの方法

オプション1：テンプレートアプローチ

標準的な設定：ビジネス詳細、請求書番号、日付、明細、合計、支払い指示を含むExcelまたはWordファイル。PDFとしてエクスポートし、Outlookメールに添付して送信します。

予測可能な場所で破綻します。請求書番号が重複します。カードで支払いたいクライアントは、方法を尋ねて返信してきます。スプレッドシートを開かずに、発行済みの40件の請求書のどれがまだ未払いかを知る人はいません。そして、請求書を実際に支払わせるフォローアップ、つまりリマインダーは、あなたが送信することを覚えておくことに依存しています。

オプション2：テンプレートとPower Automate

Power Automateはリマインダーフローを追加できます。請求書を送信し、待機し、未払いであれば通知します。役立ちますが、ほとんどの小規模チームが見くびっているメンテナンスレイヤーを追加します。フローは、誰かがスプレッドシートの構造を編集すると壊れ、支払いリンク、分割払い、ライブステータスビューは依然としてありません。

オプション3：実際の請求システム

実際のシステムは、請求書をドキュメントではなくループの一部として扱います。クライアントレコードに履歴が保持され、提案書が請求書になり、請求書に支払いリンクが付与され、リマインダーは自動的に送信されます。Workspace369では、そのループには、デポジットと残高の分割払い、リテイナーの定期請求書、請求書がファイルやステータスと共に表示されるクライアントポータル、クライアントごとの未払い状況を示すレポートも含まれます。

現時点では、ドキュメントの部分については、 無料請求書ジェネレーター ブラウザで印刷可能な請求書を作成し、 無料請求書テンプレート ExcelまたはGoogleスプレッドシートで直接開けるCSVをダウンロードします。

最終推奨

請求書の月あたりの量が数件である間は、Microsoft 365のテンプレートアプローチを使用してください。請求書が毎週のペースになった場合、または支払いリンク、分割払い、リマインダー、可視性が必要になった場合は、ループを 請求書作成およびプロジェクト管理ソフトウェア 1席あたり月額$29からのプランで、そのために構築されています。