Workspace369で請求書を作成・送信する方法をステップごとに解説

おかえりなさい。この動画では、請求書をさらに詳しく見ていきます。ゼロから作成して日付を設定し、支払いプランに分割して送信し、届いた支払いを管理するところまで紹介します。

「財務」の下にある「請求書」を開きます。各請求書には、支払済み、下書き、期限超過、一部支払いといった状況と、未払いの残額が表示されます。「新規請求書」をクリックします。

名前を付けて、クライアントを選びます。今回はWalsh LogisticsのDrew宛てです。Drewのメールアドレスと電話番号が自動で入力されるので、請求書をメールでもSMSでも送れます。「新しい項目を追加」をクリックします。カタログからサービスを選ぶか、この請求書だけの料金なら「単発」に切り替えます。数量を12に設定して追加します。税率は設定から自動で入力され、合計は入力に合わせて更新されます。「請求書の日付」では、支払期日がデフォルトの支払い条件に従い、今日から30日後になっています。どちらの日付もここで変更できます。

大きな仕事の場合は、「支払いプラン」タブを開いて「分割払い」を選びます。合計が毎月3回の支払いに分割されます。支払いの回数、間隔、開始日は変更できます。スケジュールには各回の日付と金額が表示されるので、Drewはいつ、いくら支払えばよいかが正確にわかります。そして定期的に請求するクライアントには、「繰り返し」タブを使えば、日付ごとに新しい請求書が自動で送信されます。

準備ができたら、「送信」をクリックします。メールまたはSMSで送信できます。メールはPDFが添付された状態で、あらかじめ作成されています。「メールを送信」をクリックすれば送信完了です。

銀行振込など、別の方法で支払いを受けた場合は、ご自身で記録します。「支払い」タブを開きます。分割払いの各回に専用の「支払いを記録」ボタンがあります。さらにStripeを連携していれば、それぞれに専用の支払いリンクもあり、Drewはカードでオンライン決済できます。Drewの支払い方法を選び、参照番号を入力して、支払いを保存します。

請求書リストに戻ると、ステータスが「一部支払い」になっています。1回目の支払いが済み、残りはまだ未払いです。PDFをダウンロードまたは印刷するには、請求書の横にあるメニューを開き、「請求書PDF」を選びます。請求書の詳しい解説は以上です。次の動画では、支払いの自動リマインダーを設定します。